作成日 : 2024年12月9日

立替経費は給与明細のどの項目に記載する？書き方や精算書のテンプレートを紹介

立替経費とは、従業員が業務上必要な費用を一時的に自己負担し、その後会社が精算して払い戻すものを指します。精算を給与振込と同時に行う場合、給与明細への記載方法に迷うことも多いのではないでしょうか。本記事では、精算時の給与明細への記載や処理方法、テンプレートを使った効率的な管理方法を紹介し、実務に役立つポイントを解説します。

立替経費とは
- 発生するケース
立替経費の精算方法
- 小口精算
- 給与と一緒に振込
立替経費精算書の無料テンプレート
立替経費は給与明細のどの項目に記載する？
立替経費を給与振込にする場合、課税対象になる？
立替経費を給与振込にする場合の仕訳
- 経費申請時
- 精算金を支払う時
立替経費精算の効率化を成功させるポイントを把握しておこう

立替経費とは

立替経費とは、従業員が業務のために立て替えた支出を、後日企業が精算する形で返金する経費のことです。この制度は、突発的な支出や即時の支払いが必要な場合に柔軟に対応できる点がメリットです。

しかし、立替経費の処理には、いくつかの注意点があります。まず、従業員による先払いを会社が後で負担する性質上、経理部門での厳密な管理が求められます。

さらに、従業員への速やかな返金を行い、本来の業務への影響を最小限に抑える必要があります。そのため、精算サイクルを綿密に設定し、明確な運用ルールを整備することが重要です。

発生するケース

立替経費が発生する典型的なケースが出張費用です。社員が出張に行く際、交通費や宿泊費を自己負担で支払い、後日会社が精算するというパターンがよく見られます。

次に、取引先との会食などの接待費用も立替経費として発生することがあります。例えば、社員が取引先との食事会で会計を立て替えた場合などです。

さらに、業務で必要な備品や消耗品の購入も該当します。例えば、社員がオフィス用のコピー用紙や文房具を急遽購入した場合などが挙げられます。

いずれのケースにおいても、従業員が業務遂行に必要な支出を一時的に立て替えて負担し、会社が後でその金額を返金する流れです。

立替経費の精算方法

立替経費の精算方法には「小口精算」と「給与振込」の2種類があります。それぞれ特徴があり、業務内容や企業の規模に応じて適切な方法を選択します。ここでは、それぞれの内容を確認しておきましょう。

小口精算

小口精算は、従業員が立て替えた経費をその都度現金で精算する従来型の方法です。この方法は、少額の経費が頻繁に発生する部署での精算や、現金での即時精算が必要な場合、経費の発生から精算までの期間を短くしたい場合などに利用されます。

しかし、小口精算には以下のようなデメリットがあります。

経理担当者の現金管理の手間が増加する
都度の精算処理では事務作業が煩雑になる
現金の取り扱いにはリスクが伴う

これらのデメリットを考慮すると、少額の経費を個別に精算するよりも、給与振込による一括精算の方が効率的です。特に、経費の発生頻度が高い企業や、経理業務の効率化を目指す企業にとっては、給与振込による精算方法が適しています。

給与と一緒に振込

給与振込による精算は、立替経費を給与と同時に一括で支払う方法です。経費を月末に集計し、給与と一緒に従業員の口座へ振り込むため、事務作業が大幅に効率化されます。

主なメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

経理処理の一元化による業務効率の向上
振込手数料の削減
従業員の現金受け取りの手間削減

さらに、給与システムと連携することで、仕訳作業の自動化や経費データの一元管理も可能です。特に、経費精算システムを導入している企業では、申請から承認、振込までの一連の流れをスムーズに処理できるため、業務効率が大幅に向上します。

この方法は、経費の透明性確保と社員満足度の向上を実現するだけでなく、毎月の定期的な精算によって予算管理や分析も容易になり、経営判断にも活かせます。

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立替経費は給与明細のどの項目に記載する？

立替経費は、給与明細の「支給項目」に記載するのが一般的です。通常は「立替経費精算」や「その他支給」といった項目名で明記され、給与とは別に精算されていることを明確にします。支給項目に記載することで、従業員が受け取る精算額を一目で確認でき、混同を防げるというメリットもあります。

立替経費を給与明細に記載する際には、以下の点に注意が必要です。

支給欄への記載：立替経費は支給欄に記載し、控除項目と区別します。
透明性の確保：内訳を明記するか、別途明細書を用意することで、経費の内容を明確にします。

ここまで説明してきたことをふまえたものが、以下の立替経費を含む給与明細の記載例です。

区分	項目	金額	課税区分
支給	基本給	280,000円	課税
支給	通勤手当	15,000円	非課税
支給	立替経費精算	23,450円	非課税
控除	健康保険料	14,000円	ー
控除	所得税	13,500円	ー

立替経費を給与振込にする場合、課税対象になる？

立替経費が給与振込に含まれたとしても、通常は非課税として処理されます。立替経費は、従業員の給与所得ではなく、業務に関連する支出を企業が負担するという性質のためです。

非課税扱いを適用するためには、以下の点に留意しましょう。

給与明細での適切な記載：立替経費の精算額を「非課税」と明示し、給与とは別の支払いであることを明確に示します。
税務リスクの回避：非課税の正当性を示すことで、税務当局との誤解を防ぎます。

なお、記載方法については、定期的な内部監査や税理士との確認を通じて、適切に実施してください。

参考：国税庁 No.2508 給与所得となるもの｜国税

参考：国税庁法第28条《給与所得》関係

立替経費を給与振込にする場合の仕訳

立替経費を給与振込に含める場合、仕訳は「精算時」と「支払い時」の2つのタイミングで適切に行うことが重要です。

まず、精算時には、従業員が立て替えた経費を「旅費交通費」や「消耗品費」などの適切な勘定科目に分類し、未払金として計上します。その後、給与振込時に未払金を処理することで、従業員への返済を正確に記録できます。

経費申請時

経費申請時には、立替経費の内容に応じて適切な勘定科目を選択し、未払金として計上します。例えば、従業員が10,000円の交通費を立て替えた場合は、以下のような仕訳となります。

借方	金額	貸方	金額	摘要
旅費交通費	10,000円	未払金	10,000円	〇〇出張交通費

この仕訳によって、経費の発生を記録し、同時に従業員に対する支払い義務を記録します。

精算金を支払う時

支払い時には、給与振込と同時に未払金を処理します。例えば、先ほどの10,000円の立替経費を給与と一緒に支払う場合、次のような仕訳を行います。

借方	金額	貸方	金額	摘要
未払金	10,000円	普通預金	10,000円	〇〇出張交通費精算

従業員に対する支払い義務（未払金）が解消され、実際に銀行口座から資金が出ていったことが記録されます。

立替経費精算の効率化を成功させるポイントを把握しておこう

立替経費精算は、企業の経理業務において従業員との信頼関係を築く重要なプロセスです。また、適切な精算処理を行うことで、経理業務全体の効率化と透明性の向上が実現可能です。

以下に示した5つのポイントを活用することで、より効率的で正確な立替経費精算を行えます。

給与明細の適切な記載：立替経費を正確に記載し、非課税処理を徹底することで、従業員と税務当局の双方に安心感を与えます。
仕訳処理の正確性：精算時と支払い時で仕訳を明確に分けることで、帳簿の透明性が実現可能です。
システムの導入・整備：精算システムの活用によって、業務負担とミスの防止が削減され、効率化が実現されます。
規程の整備と周知：明確な経費精算規程を作成し、従業員に周知することでトラブルの防止が可能です。
給与振込との一括処理：給与振込と経費精算を一括で行うことで、経理業務の効率が向上し、従業員の負担も軽減されます。

これらのポイントと本記事で紹介した内容を活用し、自社の状況に合わせた立替経費精算業務の効率化を進めてください。経理業務の透明性を高め、従業員からの信頼を確立する一助となるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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