• 更新日 : 2024年3月19日

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは?無料の方法・不要要件について

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは?無料の方法・不要要件について

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは、電子データに付与される日付や時刻のことを指します。

電子帳簿保存法とは、帳簿書類の電子保存に関する法律です。原則として、国税関係の帳簿書類は原本保存が求められていますが、電子帳簿保存法の施行によって一定の要件下での保存であれば電子データとしての保存(電子保存)が可能となります。

この記事では、タイムスタンプが必要な範囲と利用方法、発行手順、費用などについて解説していきます。

電子帳簿保存法のタイムスタンプとは?

電子帳簿保存法(電帳法)におけるタイムスタンプとは、電子データに付与される日付や時刻のことです。「データが改ざんされていない原本である」という真実性を確保するために、電子データに付与されます。

真実性の確保は、電子帳簿保存法における電子データの保存要件の1つです。電子帳簿保存法に基づいて電子データを保存するために、タイムスタンプについて正しく理解しましょう。

電子帳簿保存法のタイムスタンプを無料で作成する方法

タイムスタンプは、AdobeのAcrobatやAcrobat Readerを利用することで、無料で作成できます。どちらも無料でダウンロードでき、簡単にタイムスタンプを作成できるのが魅力です。

Acrobat Readerでタイムスタンプを作成する手順
  1. タイムスタンプサーバーの設定画面を開く
  2. ツール→証明書ボタンを押す
  3. タイムスタンプのボタンをクリックする
  4. 「署名済みであり、すべての署名が有効です」と表示され、タイムスタンプが付与される

ほかにも、無料で利用できるツールが複数存在します。

ただし、タイムスタンプの発行は無料だが付与は有料というツールもあるため、完全に無料であるかどうか事前に確認が必要です。また、手間がかからないかどうかの確認も必要と言えます。

自動でタイムスタンプ付与ができると便利

たとえば、電子帳簿保存法に対応している「マネーフォワード クラウドBox」では、アップロード機能を利用してマネーフォワード クラウドBoxに保存されたファイルにタイムスタンプが付与されます。

クラウドBox

参考:マネーフォワード クラウドBox(FAQ)Q. どのような操作をしたらファイルにタイムスタンプが付与されますか?

「タイムスタンプの総務大臣による認定制度」の認定事業者である「アマノセキュアジャパン株式会社」のタイムスタンプサービスを利用しているため、安心してお使いいただけます。

マネーフォワード クラウドBoxは、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存に対応しています。データを制限なく保管でき、面倒なファイリング作業や保存場所の確保も必要ありません。また、「取引先名」「日付」「金額」などの項目でデータを検索できるため、検索要件にも対応しています。

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電子帳簿保存法においてタイムスタンプが不要なケース

電子帳簿保存法に対応したシステムを利用する場合、原則タイムスタンプは不要です。

具体的に、以下のケースでは必要ありません。

区分タイムスタンプが不要なケース
スキャナ保存訂正・削除などの履歴が残るクラウドシステムを利用し、定められた期間内にデータを保存したことが確認できる場合
電子取引選択要件のうち、タイムスタンプの付与以外の選択要件のいずれかを満たす場合
電子帳簿等保存修正した履歴が残るシステムで電子帳簿等を作成する場合

電子取引については、たとえば書類の発行者側でタイムスタンプを付与する場合、受領者側での付与は不要です。また、発行者側で付与していない場合でも、受領者側がデータを改ざんできないシステムを使用している場合も必要ありません。

そもそもタイムスタンプとは?

タイムスタンプとは、電子データがある時刻に作成されたものであることと、作成されて以降、電子データが改ざんされていないことを同時に証明する技術のことです。電子帳簿保存法で付与されるタイムスタンプは、作成元データのハッシュ値(メッセージダイジェスト)と時刻情報の組み合わせによって作られます。

タイムスタンプは利用者が発行するものではなく、第三者機関である「時刻認証局」がハッシュ値と時刻情報を結合させて発行することによって、作成されたデータの透明性を担保しています。郵便局が押す通信日付印(スタンプ)のようなイメージです。

ハッシュ値とは、データを特定のルール(ハッシュ関数)にしたがって生成した値です。仮に原データが1ビットでも異なると、まったく違うハッシュ値となるため、改ざんされたことがすぐに判別できます。人間でいうところの指紋のような特性があるといわれています。ハッシュ値が持つ特性により捏造がほとんどできない仕組みであるため、電子データの作成時刻と、タイムスタンプ付与以降の改ざんがないことを証明する役割を担っています。

そもそも電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?図解で解説

画像:電子取引・電子帳簿保存法なら マネーフォワード クラウド

電子帳簿保存法は、帳簿書類を電子データとして保存し、取引等の証拠とすることができるように制定された法律です。

電子帳簿保存法では、会計ソフト等で作成したデータを国税関係帳簿書類の電磁記録やCOM(電子計算機出力マイクロフィルム)として保存する際の要件、請求書領収書など国税関係書類のスキャナ保存の要件、電子取引データの保存の要件などが定められています。

電子帳簿保存法の対象となるのは、次のような国税関係帳簿書類です。

電子帳簿保存法の対象となる国税関係書類
帳簿仕訳帳総勘定元帳現金出納帳、売上帳、仕入帳、固定資産台帳など
書類決算関係書類貸借対照表損益計算書、棚卸表など
重要書類契約書、領収書、請求書、納品書、小切手、約束手形、預り証、借用証書、送り状など
※資金や物の流れに直結または連動するような書類
一般書類
その他
注文書、見積書検収書、貨物受領書 など
※資金や物の流れに直結または連動しない書類

現在、法人や個人事業主に保存が義務付けられている書類の多くが電子帳簿として保存できます。

なお、電子帳簿保存法制定以前は、国税関係帳簿書類の保存は紙ベースでの保存とされていました。電子帳簿保存法が施行されれば、紙ベースでの保存に加えて、要件を満たせば電子データでの保存も可能になるのです。

近年は、ITの発達により、帳簿書類を会計ソフト等を使って作成することが主流となっています。電子帳簿保存法による電子データでの保存の容認は、帳簿保存にかかる事務的負担の軽減、書類の保管スペースの圧縮などの効果が期待されています。

電子帳簿保存法に関してより詳しく知りたい方は、こちらをご参照ください。

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電子帳簿保存法における保存要件

電子帳簿保存法に則って電子データを保存するためには、以下の2つを満たす必要があります。

  • 真実性の確保:保存したデータが削除・改ざんされていないこと
  • 可視性の確保:保存したデータを検索・表示できるようにすること

さらに、真実性の確保を満たすための保存要件が1つ、可視性の確保を満たすための保存要件が3つ定められています。電子データを保存する際は、以下の4つの要件を満たさなければなりません。

保存要件内容
真実性の確保1.改ざんを防止するための仕組み次のいずれかの措置を行う

  1. タイムスタンプが付された取引情報を受領する
  2. 取引情報の受領後、遅滞なくタイムスタンプを付す
  3. データの訂正や削除を行った場合に、その記録が残るシステムまたは訂正削除ができないシステムを利用する
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける
可視性の確保2.関連書類の備え付け電子計算機処理システムの概要を記載した書類を備え付ける(自社開発のプログラムを使用する場合に限る)
3.見読性の確保保存場所に、電子計算機(パソコン等)・プログラム・ディスプレイおよびプリンタ及び操作マニュアルを備え付ける

データを画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく

4.検索機能の確保検索機能を確保する

参考:Ⅱ 適用要件【基本的事項】|国税庁
参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

電子帳簿保存法改正によって緩和されたタイムスタンプの要件

2022年に電子帳簿保存法が改正され、タイムスタンプに関する要件が緩和されました。

改正において理解したいポイントは以下のとおりです。

  • タイムスタンプの付与期間が緩和された
  • スキャナ保存における自署が不要となった
  • タイムスタンプが不要なケースが認められた

ここでは、3つの要件について解説します。

参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

タイムスタンプの付与期間が緩和された

タイムスタンプの付与期間が、記録事項の入力期間と同様に最長で2ヶ月と概ね7営業日以内となりました。これまでは3営業日以内の付与が必要であったため、期間が大幅に延長されていることがわかります。

ただし、この2ヶ月と概ね7営業日以内というのは、あくまでも最長の期間です。電子帳簿保存法においては、業務の処理に係る通常の期間経過後、速やかにタイムスタンプを付与することが前提です。業務の処理に係る通常の期間とは、国税関係書類を受領等してからスキャナで読み取り可能となる前までの業務サイクルの期間のことを指します。最長2ヶ月の業務サイクルであれば、通常の期間として取り扱われる、ということです。

そのため、書類を受け取った後は速やかにデータ化し、タイムスタンプを付与しましょう。

参考:Ⅱ 適用要件【基本的事項】|国税庁

スキャナ保存における自署が不要となった

スキャナ保存において、受領者等の国税関係書類等への自署が不要となりました。

これまでは、書類をスキャナ保存する際は、書類を受け取った方が署名する必要がありました。しかし、改正により自署が不要となり、スキャナ保存の業務負担が軽減されたのがポイントです。

タイムスタンプが不要なケースが認められた

電子帳簿保存法改正では、タイムスタンプが不要なケースも認められました。

電子データの訂正または削除を行った事実や内容を確認できるシステムを利用し、入力期間内にその電子データの保存を行ったことを確認できる場合は、タイムスタンプの付与は必要ありません。

タイムスタンプが不要なケースの詳細については前述の通りです。

タイムスタンプの付与が必要なケース

電子帳簿保存法には、「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つの区分があります。

このうち、タイムスタンプの付与が必要になるのはスキャナ保存と電子取引です。ただし、いずれも一定の要件を満たす場合、タイムスタンプの付与は必要ありません。

ここでは、タイムスタンプの付与が必要なケースについて見ていきましょう。

スキャナ保存

②スキャナ保存の対象書類

スキャナ保存に区分されるのは、コンピューターで作成していない自社書類の控え及び紙ベースで受領した請求書や国税関係などの書類です。スキャナなどで読み取って電子保存することから「スキャナ保存」といわれます。

スキャナ保存では、タイムスタンプの付与が定められています。定められた一定期間内で、スキャニングした国税関係書類にタイムスタンプを付けなければなりません。一つの入力単位ごとに総務大臣が認定した時刻認証業務に係るタイムスタンプを付けることになります。

一つの入力単位とは、取引を構成する書類のまとまりを指します。一つの請求書が複数のファイルで構成されているような場合、これを一つの入力単位として検証できれば、まとめてタイムスタンプを付与できます。ただし、相互に関連性のない複数のファイルを一つの入力単位として扱うことはできません。

入力期間については、基本的に早期入力方式(概ね7営業日以内)、業務サイクル方式(最長2ヶ月+概ね7営業日以内)の2つの方法に限定されます。

業務サイクル方式は月締め処理を想定したもので、受領から入力までの各事務処理規定をあらかじめ定めている場合のみ選択可能です。ただし、資金や物の流れに直接関係ない重要度の低い書類(注文書など)は、適宜での入力も認められています。

なお、訂正削除履歴を残す時刻証明機能があるシステムで保存する場合は、タイムスタンプの代替とすることができます。この場合、タイムスタンプは不要です。

電子取引

電子帳簿保存法_③電子取引のデータ保存

電子取引に区分されるのは、書類作成プログラムなどのシステムを利用して作成した後、電子メール等を使って電子データを送信、または電子データとして受領した国税関係書類です。「電子取引」では、要件を満たした電子データの保存が義務付けられています。

電子取引では、タイムスタンプの付与は絶対要件ではありませんが、選択要件になっています。要件の一つに、次のいずれかを行うこととあるためです。

  • タイムスタンプ付与後の授受
  • 速やかなタイムスタンプの付与
  • 訂正削除履歴が残るシステムを利用した授受・保存
  • 訂正削除防止の事務処理規定の備付け

つまり、「タイムスタンプを付与してから相手に送信する」「タイムスタンプのない書類を受領後すぐに付与する」「規定のシステム上で送受信・保存をする」「事務処理規定を設ける」のいずれかを選択していなくてはならないということです。

事務処理規定だけで要件を満たせるため、必ずしもタイムスタンプの付与が必要というわけではありません。事務処理規定の例は、以下の国税庁のホームページでも公開されています。

参考:参考資料(各種規程等のサンプル)|国税庁

タイムスタンプの発行に必要なもの

タイムスタンプを付与できるようにするためには、「時刻認証局との契約」「インターネット環境の整備」「タイムスタンプを付与できるシステム」の3つを準備する必要があります。

時刻認証局は、「時刻配信局」が配信した時刻を使ってタイムスタンプを配布する機関です。認定事業者には「時刻認証業務認定マーク」が付与されています。

インターネット環境の整備が必要なのは、時刻認証局からのタイムスタンプ付与をインターネット経由で行うためです。

また、タイムスタンプの付与及び管理には、電子帳簿保存に適合した文書管理システムの導入が必要です。

これらの準備をして、はじめてタイムスタンプを利用できるようになります。

タイムスタンプの利用方法

ここでは、タイムスタンプの発行を要求してから検証するまでの流れについて解説します。

1.タイムスタンプ発行の要求

書類をスキャンして電子データをアップロードした後、タイムスタンプの発行を要求しましょう。タイムスタンプを発行するのは、それぞれの事業者ではなく時刻認証局(TSA)です。

システム上でハッシュ値に変換した後、TSAにハッシュ値を送付してタイムスタンプ発行の要求を行います。

2.タイムスタンプの発行

TSAがタイムスタンプトークンを生成し、電子書類作成者に送信します。

タイムスタンプトークンとは、ハッシュ値と時刻情報を合わせたものです。鍵がかけられており、その時刻にその情報を受け取ったことを証明する役割を果たします。電子書類作成者はタイムスタンプトークンと電子書類の原本を一緒に保存する必要があります。

3.タイムスタンプの検証

データが改ざんされていないかを証明したい場合、TSAから鍵を受け取ってタイムスタンプを検証しましょう。

原データからハッシュ値を計算し、タイムスタンプに含まれるハッシュ値と照合します。情報が一致していれば、タイムスタンプに含まれる時刻以降、データが改ざんされていないことが証明されます。

特に、領収書のような納税に関係する書類については、タイムスタンプの検証が重要です。

タイムスタンプの費用

タイムスタンプの付与サービスは、付与のみを目的にしたものや、電子契約システムに全て組み込まれたものなど、さまざまなものがあります。

タイムスタンプサービスを利用するためには、1万円前後の初期導入費に加え、利用するシステムごとに定められた利用料がかかるのが一般的です。

利用料は月額固定や年額固定のもの(タイムスタンプサービスのみなら数千円~1万円前後)や、タイムスタンプ数に応じて一定額を加算されるタイプ(タイムスタンプ1つで10円など)もあります。

電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの注意点

ここでは、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの注意点を解説します。

  • タイムスタンプの付与期間が過ぎないようにする
  • 原本の取り扱いに関するルールを定める
  • 電子データは適切に保存する

タイムスタンプの付与期間が過ぎないようにする

付与期間が長くなったからといって、期間を過ぎないよう注意しましょう。付与期間の要件が緩和されたとはいえ、なくなったわけではありません。期間を過ぎてしまうと、タイムスタンプを付与しても認められないため注意が必要です。

書類を受け取ったら速やかにデータ化し、タイムスタンプを付与してください。

原本の取り扱いに関するルールを定める

原本の取り扱いに関するルールを社内で定めることも必要です。

電子帳簿保存法改正により、紙の書類をスキャン保存した後、タイムスタンプを付与すれば紙原本を破棄できるようになりました。

とはいえ、業務フローや内部統制などの事情で、一定期間保存が必要なケースも考えられます。「スキャン後も一定の期間は原本を保存する」「管理者がデータを確認した後に原本を破棄する」など、原本の取り扱い方について社内でルールを定めましょう。

電子データは適切に保存する

タイムスタンプの付与が不要なケースが認められたからといって、電子データの保存が不要になったわけではありません。

電子帳簿保存法における文書の保存期間は、法人の場合確定申告の提出日の翌日から7年間(欠損金の繰越控除を受ける場合、最長10年間)です。また、前述の保存要件を満たす必要があります。電子帳簿保存法の規定に則り、正しい期間・方法で保存しましょう。

電子帳簿保存法における保存期間については以下を参考にしてください。

電子データを適切に保存するためには、電子帳簿保存法に対応したシステムを導入することが大切です。

よくある質問

タイムスタンプとは?

時刻認証局が発行する、ハッシュ値(メッセージダイジェスト)と時刻情報を組み合わせたスタンプです。スタンプの付与時刻と付与以降にデータの改ざんがされていないことを同時に証明します。詳しくはこちらをご覧ください。

タイムスタンプはどこまで必要?

「電子帳簿等保存」では不要ですが、「スキャナ保存」では必須要件の一つ(規定のシステムによる保存に代えることも可)、「電子取引」では選択要件になっています。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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