- 更新日 : 2022年6月21日
会計ソフト導入のメリット・デメリットを徹底解説
会計ソフトは経理・会計業務の効率化に用いられるツールです。日常のデータ入力から決算、財務諸表作成までを簡単に行えて、業務の効率化・生産性向上が図れます。
この記事では会計ソフト導入のメリットとデメリットを説明します。
目次
会計ソフトを導入するメリット
会計ソフトを用いると、経理・会計業務にかかる負担を軽減することができます。会計ソフト導入のメリットを、詳しく紹介します。
会計ソフトの導入には次のようなメリットがあります。
- 会計担当者の負担を減らすことができる
- 計算間違いをする心配がない
会計ソフトを利用する大きなメリットとして、会計担当者の負担を減らせることが挙げられます。
法人も個人事業主も、日々の取引を帳簿付けし、現金帳や売上帳などの帳簿を作成して保存する必要があります。決算・申告時には税務署に、決算書などの財務諸表を提出します。融資時などには、金融機関などの外部関係者に財務諸表を提示します。
会計ソフトを使わずにこうした処理を行おうとすると、さまざまな種類の帳簿の作成を手書きですることになり、会計担当者の負担は大きくなります。会計ソフトを導入すると、入力した仕訳から自動で複数の帳簿を作成することができるため、会計担当者の負担を大幅に減らすことができます。
日々の取引の帳簿付けや各種帳簿の作成、転記などを手書き・手計算で行うと、計算間違いをする危険性が高くなります。計算間違いが起こると、財務諸表などで正しい数字を示すことができなくなり、納める税金の計算や、会社の現状の把握を間違えてしまうことにもつながります。
会計ソフトを導入すれば、入力した仕訳から自動で数値を集計するため、帳簿作成に関する計算間違いをする心配がなくなります。
会計ソフトを導入するデメリットはある？
一方、会計ソフトを導入するデメリットには以下のようなものが考えられます。
- 操作を覚えなくてはならない
- 費用がかかる
会計ソフトは、常に進化しており、多くの会計ソフトでは、画面を見ながら簡単に入力できるように、工夫されています。しかし、それでも最初に会計ソフトを導入した場合には、会計ソフトの操作になれるまでに一定の時間が必要です。
会計ソフトを導入した場合、インストール型であればソフト購入費用が、クラウド型であればソフト利用料金がかかります。
ソフトの種類にもよりますが、ソフトの導入には、初回の購入時に数万円程度から中には十万円を超える金額がかかります。ソフト利用料金も、サービスの 種類によりますが、月額数千円～数万円程度かかります。
クラウド型会計ソフトのメリット
クラウド型会計ソフトはインターネットに接続して使用する、クラウド上にある会計ソフトです。クラウド型会計ソフトのメリットは以下の通りです。
Macでも利用できる
インストール型の会計ソフトは、Windowsには対応していても、Mac OSには対応していないものが多いです。クラウド型会計ソフトは、インターネットが繋がっている環境であれば利用することができるので、Mac OSを使っている場合でも利用できます。また、最近では、パソコンだけでなくタブレットやスマホなど、さまざまな端末から利用できるものもあります。
アップデートの必要がない（追加インストールが不要）
インストール型の会計ソフトでは、機能の追加や法令改正の都度、アップデート版のインストールが必要です。しかし、クラウド型なら、機能の追加や法令改正への対応などを行うアップデートは自動で行われます。特別な操作をしなくても、常に最新の状態で利用でき、法令改正のアップデートを忘れていたために、古い法令で間違った処理をしてしまう危険性はありません。
場所を問わず利用できる
クラウド型会計ソフトは、インターネットが繋がっている環境であれば、場所を問わず利用することができます。出張先や自宅、テレワークなどでも作業できるため便利です。
税理士との連携が楽になる
クラウド型会計ソフトの場合は、インターネット上でデータを税理士と共有することが可能になるため、連携の手間が大幅に改善されます。データを郵送したり、相手側の訪問を待つ必要などはなくなります。
クラウド型会計ソフトのデメリット
次にクラウド型会計ソフトのデメリットをご説明します。
コストが継続的にかかる
クラウド型会計ソフトは1回限りの買取型ではなく、毎月、あるいは毎年など定期的に使用料を支払って利用します。使う期間、継続した料金を支払う必要があり、長い目で見ると費用が大きくなることもあります。
通信環境が必要
クラウド型会計ソフトは、インターネット接続した状態で使用するので、通信環境がないと使えません。トラブルが発生してインターネットが利用できない場合などは、作業が止まる可能性があります。また「速度が遅い」「電波が悪い」など、状況によっては作業に影響する恐れもあります。
少なからずセキュリティの問題がある
クラウド型会計ソフトは、インターネットに接続して入力作業などを行います。
会計ソフトメーカーでは、セキュリティの強化に日々努めているため、情報の流出などの恐れはほとんどありませんが、インターネットに接続している以上、リスクが完全にないとはいえません。
インストール型会計ソフトのメリット
インストール型会計ソフトはパソコンに会計ソフトをインストールして使用します。以下の点がメリットに挙げられます。
毎月の会計ソフト使用料がかからない
インストール型の会計ソフトは基本、買取型のため、購入したあとに毎月の会計ソフト使用料はかかりません。購入時に一時的な支出は必要ですが、長い目で見れば、インストール型の会計ソフトのほうが費用はかからないこともあります。ただし、会計ソフト会社のサポートサービスなどに加入していない場合は、消費税の増税時など、大きな改正があった場合などは、古いバージョンでは対応できないため、買い替えが必要になります。
カスタマイズが可能
多くのインストール型会計ソフトは、クラウド型会計ソフトに比べて、比較的ユーザーが利用しやすいようにカスタマイズできます。例えば、勘定科目や科目区分の変更などがある程度自由にできます。自社に合った会計処理がしやすくなるので、作業・業務の一層の効率化が図れます。
データが正しく保存される
1台のパソコンのみで使用するインストール型会計ソフトは、複数人が同時に使用することがないので、データが正常に保存されます。
インストール型会計ソフトのデメリット
インストール型会計ソフトのデメリットには、以下のものが挙げられます。
法改正への対応が必要
インストール型会計ソフトでも、ほとんどの場合はアップデートで法改正に対応することが可能です。しかしアップデートは自分で行わなければならなかったり、有償だったりします。
パソコントラブルの可能性
インストール型の会計ソフトでは、会計データは基本、使っているパソコンに保存されます。インストールしたパソコンが故障すると、インストール型会計ソフトは使えません。また、保存されているデータも取り出せなくなる可能性があります。
メリット・デメリットの理解が会計ソフト選びのカギとなる
会計ソフトには、導入時にコストがかかるなどのデメリットもありますが、経理・会計業務の効率化に非常に役に立つため、多くの企業で導入されています。
ただし、会計ソフトにはインストール型会計ソフトとクラウド型会計ソフトの2種類があり、それぞれに異なるメリット・デメリットがあります。導入する会計ソフトを選ぶ際は、メリット・デメリットを十分に比較・検討し、自社に合ったものを選ぶことが重要です。
マネーフォワード クラウド会計の導入事例
金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。以前はインストール型ソフトを利用していたので、それがクラウドに変わるとこれほど自動化されるものなのかと本当に驚きました。
株式会社久松農園 久松 達央 様
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よくある質問
会計ソフトを導入するメリットは？
会計担当者の負担を減らすことができること、計算間違いをする心配がないことなどがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
会計ソフトを導入するデメリットは？
操作を覚えなくてはならないこと、費用がかかることです。詳しくはこちらをご覧ください。
会計ソフト選びのポイントは？
会計ソフトの種類によって異なるメリットとデメリットがあるため、十分に比較・検討して自社に合ったものを選ぶことが重要です。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
