• 作成日 : 2022年7月8日

仮払金の経費精算フローをわかりやすく解説

仮払金の経費精算フローをわかりやすく解説

仮払金は、予想される経費の発生を見越して事前に従業員へ渡す現金を指します。仮払金があると、従業員は出張にかかる費用を立て替える必要がなくなるため、経済的な負担がなくなるというメリットがあります。

仮払金から支払われた費用は、経費精算をもって経費に振り替えが行われます。仮払金が発生した場合、経費精算はどのようなフローで行うのか、わかりやすく解説します。

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仮払金とは

仮払金は、使途や金額が確定していない支出を処理するための勘定科目です。従業員の出張に伴い、会社が概算した費用の現金を渡すことがありますが、現金を渡した段階ではどのような支出が発生するのか確定していないため、一時的に仮払金として処理します。

財務諸表上における仮払金の位置付けや仕訳例は、以下の記事で詳しく取り上げています。

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仮払金の経費精算フロー

仮払金の経費精算は、以下のようなフローで進められます。

1.仮払経費申請書の作成と提出(申請者)

仮払金として、会社から出張にかかる旅費などの概算額を受け取るには、仮払経費申請書の作成が必要です。申請者は、移動の日程や移動ルートから航空券代や新幹線代などの移動費、宿泊代などを計算して仮払金の申請を行います。

会社によって仮払経費申請書の様式は異なりますが、仮払希望日、仮払金額、使用の目的、仮払金使用予定の詳細、仮払経費精算書の提出日を記載するのが一般的です。

仮払経費申請書のテンプレートはこちらをご確認ください。

2.仮払経費申請書の承認(申請者の上司など)

作成された仮払経費申請書は、申請者の上司などの仮払承認者に提出されます。承認者は申請書の内容を確認し、適切・不適切を判断したうえで承認または差し戻しなどの手続きを行います。承認された申請書は、経理担当者や経理部門に渡ります。

3.仮払金の支払い(経理)

経理担当者が承認者から受領した仮払経費申請書は、経理担当者の方でも内容を精査します。内容に問題がなければ、現金手渡しか、口座振込といった方法で申請者に仮払金を支給します。

仮払金を支給する際、申請者が仮払金を受領したと証明できるように何らかの証跡を残します。一般的には仮払金申請書の受取欄へのサインや受領印を残すといった方法がとられています。

4.仮払金支給の会計処理(経理)

仮払金の支給後は、経理担当者は以下の仕訳例のように仮払金出金の会計処理を行います。

(例)出張旅費として従業員に現金10万円を手渡した。

借方
貸方
仮払金
100,000円
現金
100,000円

5.仮払経費精算書の作成と提出(申請者)

申請者は、仮払金を使って会社の経費を支払ったら、必ず領収書やレシートを受領しなければなりません。領収書やレシートには、日付や名称、内容や金額が記載されており、支払いが発生した証明になるためです。バスの運賃など、領収書やレシートを受領できない場合は、利用日やその内容をメモに残しておくとよいでしょう。

仮払金の精算時には、領収書やレシートをもとに、申請者が仮払経費精算書を作成します。仮払経費精算書は仮払経費申請書と対になる書類で、会社が経費精算を行うための仮払金の使用内容を報告する書類です。仮払経費精算書には、仮払支給日や仮払金額、仮払金から支払った経費の内訳や金額、仮払金で過不足があった際の金額など記入します。

仮払経費精算書仮払金から支払った際の領収書やレシートをあわせて承認者に提出しましょう。領収書やレシートがない支出があった場合には、利用日や金額、交通経路などを記載した支払証明書を提出します。

仮払経費申請書のテンプレートはこちらをご確認ください。

6.仮払金精算書の承認(申請者の上司など)

仮払経費精算書を受領した承認者は、仮払経費申請書や領収書などを照らし合わせながら内容を確認し、問題がなければ承認して経理担当者や経理部に書類を回します。提出のあった書類に不備がある場合は、内容の修正のため書類を申請者に差し戻します。

7.仮払経費精算書の確認(経理)

経理担当者は、承認者から受領した仮払金精算書と領収書などを照らし合わせ、問題がなければ承認し、仮払経費精算の手続きに入ります。

8.仮払金精算と会計処理(経理)

仮払経費精算書を受領した段階で、まだ仮払金の返金を受けていないときは、出金のあった日付で、以下のように仮払金精算の会計処理を行います。

(例)仮払経費精算書を受領し、仮払金10万円のうち、出張交通費8万円を経費に計上した。なお、出張交通費はすべて同日に発生している。

借方
貸方
旅費交通費
80,000円
仮払金
80,000円

経費の支払いが仮払金で不足した場合は、本来会社が負担すべき金額を従業員が一時的に経費を立て替えることになりますので、以下のような仕訳を行います。

(例)仮払経費精算書を受領し、出張交通費の合計10.5万円を経費に計上した。仮払金として10万円を出張前に支給している。なお、出張交通費はすべて同日に発生したものである。

借方
貸方
旅費交通費
105,000円
仮払金
100,000円
未払金
5,000円

9.仮払金過不足の精算(給与支給時など)

仮払金の根拠になる仮払経費申請書の金額はあくまでも概算のため、必ずしも金額ぴったりになるとは限りません。仮払金の不足分を従業員が立て替えることもあれば、仮払金が多く従業員の手元に余ってしまうこともあります。

仮払金が不足した場合は、仮払の精算時に不足分を申請者へ支払います。仮払金が余ったときは、申請者は精算時に残額を返金します。仮払金経費精算書の提出時に残額の返金も行うと手続きがスムーズに進むでしょう。

ただし、同じ従業員が月に何度も出張し、その都度仮払金の精算業務が発生すると、経理担当者には大きな負担が発生してしまいます。

もし仮払金の支給を頻繁に行わなければならないと判明したなら、出張のたびに精算するのではなく、給与支給時にまとめて過不足分を精算するのもよいでしょう。ただし、給与支給時の精算は、月1回しか行われないため、仮払金と実際に発生する経費に大きなズレが生まれる場合があります。金額によっては従業員の立て替えが増えてしまうため、あらかじめ該当の従業員には了承を得ておくようにしましょう。

10.仮払金過不足分の会計処理(経理)

仮払金に過不足があって精算した場合は、以下のような会計処理を行います。次の仕訳は、仮払金が過剰だった場合の仕訳例です。

(例)従業員に支出した仮払金10万円のうち、2万円が残額として残ったため、従業員に現金で返金してもらった。

借方
貸方
現金
20,000円
仮払金
20,000円

仮払金の不足がある場合は、経費精算の処理を行った際に、不足分が未払金として処理されていますので、以下の仕訳例のように、未払金を相殺する仕訳を行います。

(例)従業員出張のために仮払金を支払っていたが、金額が不足したため、従業員が5,000円分を立て替えている。従業員が立て替えた分について、本日現金により精算を行った。

借方
貸方
仮払金
5,000円
現金
5,000円

仮払金の支払いや精算では会計処理が必要

仮払金の支払いを行う場合、通常の経費精算のフローとは別に、仮払経費申請・承認や仮払経費過不足分精算のフローが発生します。仮払金の支払い、仮払金の精算、仮払金過不足分の精算で会計処理が必要になりますので、処理に漏れがないように気をつけましょう。会計ソフトと連携できる経費精算システムを導入すれば、会計処理の漏れやミスの防止に役立ちます。

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株式会社久松農園 久松 達央 様

マネーフォワード クラウド会計の導入事例

金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。以前はインストール型ソフトを利用していたので、それがクラウドに変わるとこれほど自動化されるものなのかと本当に驚きました。

株式会社久松農園 久松 達央 様

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よくある質問

仮払金とは?

仮払金は、使途不明の支出や金額が未確定の支出を処理するための勘定科目です。詳しくはこちらをご覧ください。

仮払金の経費精算フローは?

基本的には通常の経費精算のフローと同じですが、仮払金の申請や仮払金発生時の処理、仮払金精算時の処理について注意する必要があります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:萱谷 有香(叶税理士法人 東京事務所代表)

叶税理士法人 東京事務所代表
不動産専門の税理士。

不動産投資に特化した税理士事務所で働きながら収益物件について税務と投資面で多くの知識を得られたことを活かし
自らも不動産投資を手掛ける。
大手管理会社、ハウスメーカーや賃貸フェアなどで講演実績があり、記事執筆も行う。
不動産投資の規模を拡大していくために、なくてはならない金融機関からの融資についても積極的に紹介やアドバイスを行う。
金融機関から融資を引きやすい、または金利交渉しやすい決算書の作成を得意とする。
物件購入前、物件保有中、物件売却時、相続時、どの時点で相談を受けても必ず投資家にプラスになるアドバイスを心掛けている。
著書に『減価償却節税バイブル』( 技術評論社)がある。

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