- 作成日 : 2022年7月15日
役員が立て替えた費用は経費精算できる？確認事項や仕訳の解説
業務の流れをスムーズにするために、役員が費用を立て替えることがあります。立て替えた費用は、後で経費精算できることがあります。何を確認すれば正しく経費計上できるのかポイントに分けて解説するので、ぜひ参考にしてください。また、役員が個人で立て替えたときの仕訳例についても紹介します。
目次
役員が立て替えた費用は経費精算できる？
役員が一時的に立て替えた費用のうち、交際関連と海外渡航、健康診断の3つについては経費精算が可能です。しかし、これらの3つに該当すればすべてが経費になるのではありません。
交際関連であれば法人のための活動なのか、また、海外渡航であれば業務上必要な活動で、なおかつ妥当な金額なのかなどをチェックし、該当する場合のみ経費精算が可能です。交際関連、海外渡航、健康診断のそれぞれのチェックポイントについて詳しく解説します。
役員の経費精算で確認すべきもの：交際関連の費用
交際関連の費用のうち、以下の費用に関しては、経費として損金計上できることがあります。
- 渡切交際費（わたしきりこうさいひ）
- 同業者団体等の会費等
- 社交団体の入会金等
- ゴルフクラブ等の入会金等
それぞれどのようなときに損金計上できるのか、わかりやすく解説します。
渡切交際費
後日精算しないことを前提に役員に渡しておく交際費を「渡切交際費（わたしきりこうさいひ）」と呼びます。このうち、法人のために使ったことが明らかなものと、毎月定額支給されているものに関しては損金計上が可能です。
同業者団体等の会費等
同業者団体の会費に関しては、損金扱いにすることができます。一方、同業者団体以外の会費については、使途に応じて交際費や寄付金として処理することが可能です。
同業者団体やその他の団体の入会金については、譲渡するときあるいは脱退するときまで資産として計上することができます。それ以外については繰越資産として計上します。
社交団体の入会金等
社交団体の入会金は、会員の種類によって経費精算できるかどうかが決まります。法人会員として入会した場合は、入会金・会費ともに交際費として損金計上が可能です。一方、個人会員として入会した場合は、入会金・会費ともに給与になります。
ゴルフクラブ等の入会金等
ゴルフクラブなどに加入したときも、会員の種類によって経費精算できるか同課が決まります。法人会員として入会した場合は、入会金は資産計上し、会費は交際費として損金計上が可能です。一方、個人会員として入会した場合は、入会金・会費ともに給与になります。
役員の経費精算で確認すべきもの：海外渡航の費用
海外渡航の費用を役員が立て替えた場合には、業務上必要かつ妥当な金額であれば、損金計上することが可能です。しかし、業務上必要ではないと判断されるときや、妥当な金額を超えているときは、給与として扱われます。
例えば、旅行会社の団体旅行に参加したとしましょう。同業者団体の旅行として参加した場合であっても、観光旅行であることが明白な場合などは経費精算ができず、給与扱いです。しかし、旅行の中で業務上必要な金額が生じた場合については、その費用に限り、損金計上するケースもあります。
役員の経費精算で確認すべきもの：健康診断の費用
健康診断の費用を役員が立て替えた場合には、福利厚生費として経費計上することが可能です。しかし、福利厚生費になるのは、全従業員を対象とした健康診断で、なおかつ医療機関に企業が直接支払い、健康診断費用が常識的な金額であることの3つの条件を満たす場合に限られます。これらの条件を1つでも満たさないときには、給与扱いです。
役員の経費精算の仕訳例
役員が個人の資金でボールペン代を立て替えた場合について、仕訳例を見ていきましょう。ボールペン代を「消耗品費」とし、貸方には「役員借入金」の勘定科目を記載します。
会社から役員が立て替えた金額を現金で返済したときには、次のように仕訳をすることができます。
使途を確認して正確に仕訳をしよう
役員が立て替えたお金を経費精算できるかどうかは、使途によります。また、海外渡航や健康診断の費用に関しては、妥当な金額かどうかもチェックすることが必要です。
正確な仕訳が健全経営の基本となります。適宜、正確に仕訳をしておきましょう。
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金融口座の取引明細データが自動で取り込まれ、各取引の勘定科目も自動で仕訳される。以前はインストール型ソフトを利用していたので、それがクラウドに変わるとこれほど自動化されるものなのかと本当に驚きました。
株式会社久松農園 久松 達央 様
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よくある質問
役員が立て替えた費用は経費精算できる？
交際関連と海外渡航、健康診断の3つについては内容によっては経費精算することができます。詳しくはこちらをご覧ください。
役員の経費精算で確認すべきポイントは？
交際関連と海外渡航に関しては、法人として必要な活動かどうか確認することが必要です。健康診断に関しては、福利厚生費に該当するか確認します。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
