• 作成日 : 2023年7月28日

売掛金・買掛金・未払金管理表の書き方は?テンプレをもとに解説

売掛金・買掛金・未払金管理表の書き方は?テンプレをもとに解説

掛取引で使用される売掛金買掛金、および未払金は、期日までの入金・支払いを行うため管理を徹底する必要があります。管理は目視や手作業で行うと、照合や計算のミス、確認漏れが起こる可能性が高くなるため、管理表を作成するのがおすすめです。この記事では、テンプレートをもとにした売掛金・買掛金・未払金管理表の書き方を解説します。

売掛金・買掛金・未払金の管理表とは

最初に、売掛金・買掛金・未払金の管理表とはどのようなものかを解説します。

売掛金・買掛金・未払金の意味

売掛金・買掛金・未払金の意味についておさらいしておきましょう。

売掛金とは

売掛金とは、売上の対価として得る将来的に金銭を受け取る権利を示す勘定科目で、受取手形などと同様の売掛債権の一種です。手形のような証書が発行されず、信用がないと成り立たないため、信用取引にも区分されます。

買掛金とは

買掛金とは、販売目的での商品の仕入れや、商品製造目的での材料の仕入れなどの対価として得る、将来的に金銭を支払うべき債務を示す勘定科目です。仕入れに関連して使われる仕入債務としての性格を持っています。

未払金とは

未払金とは、買掛金と同様に、商品・サービスの購入の際に得る、将来的に金銭を支払う債務を示す勘定科目です。買掛金との違いは、継続的な営業活動の一環としての仕入れに直接結びつかないことで、固定資産や有価証券、事務用品、消耗品、工具器具備品などを後払いで購入した際に使われます。

売掛金・買掛金・未払金の会計処理

次に、売掛金・買掛金・未払金の会計処理についてもおさらいをしてきます。

売掛金の会計処理

  1. 【売掛金の発生】
    売上によって売掛金が発生したら、振替伝票に仕訳を記入し、売掛金元帳に転記します。
  2. 【売掛金の入金】
    売掛金の入金があった際には、入金伝票に仕訳を記入し、売掛金元帳に転記する「消し込み」を行います。
  3. 売掛金の残高確認】
    1ヶ月などの期限を決めて、売掛金の残高確認を定期的に行います。確認の内容は、期限を過ぎても未入金のものはないか、金額や仕訳に誤りはないか、などとなるでしょう。

買掛金の会計処理

  1. 【買掛金の発生】
    仕入れによって買掛金が発生したら、振替伝票に仕訳を記入し、買掛金元帳に転記します。
  2. 請求書に基づいて代金を支払う】
    送付された請求書に基づいて、仕入れた商品の代金を支払います。支払いをしたら、出金伝票に仕訳を記入し、買掛金元帳に転記する「消し込み」を行います。
  3. 【買掛金の残高確認】
    1ヶ月などの期限を決めて、買掛金の残高確認を定期的に行います。確認の内容は、期限を過ぎても未払いのものがないか、金額や仕訳に誤りはないか、などとなるでしょう。

未払金の会計処理

  1. 【未払金の発生】
    商品・サービスの購入で未払金が発生したら、振替伝票に仕訳を記入し、総勘定元帳に転記します。
  2. 【請求書に基づいて代金を支払う】
    送付された請求書に基づいて、購入した商品の代金を支払います。支払いをしたら、出金伝票に仕訳を記入し、総勘定元帳に転記する「消し込み」を行います。
  3. 【未払金の残高確認】
    1ヶ月などの期限を決めて、未払金の残高確認を定期的に行います。確認の内容は、期限を過ぎても未払いのものがないか、金額や仕訳に誤りはないか、などとなるでしょう。

売掛金・買掛金・未払金管理表を作成する目的

さて、ここまでで見てきたとおり、売掛金・買掛金・未払金の会計処理には、入金や支払いに伴う消し込みや、定期的な残高確認が必要です。この消し込み・残高確認を効率的に行うために作成するのが、売掛金や買掛金・未払金の管理表となります。

消し込みや残高確認を目視や手作業で行えば、気をつけていてもどうしても、照合ミスや計算ミス、確認漏れなどが起こりがちです。Excelなどで作成した管理表を利用すれば、それらのミスや漏れを防ぐことが可能です。

管理表は、以下の機能を持っている必要があるでしょう。

  1. 当月で発生した売掛金や買掛金・未払金が一覧で見られる
  2. 発生した売掛金・買掛金・未払金の、入金・決済の状況が一覧で見られる
  3. 発生に伴う金額と、入金・決済の金額の差額が自動的に計算され、残高がひと目でわかる

売掛金・買掛金・未払金管理表のテンプレート・ひな形

売掛金・買掛金・未払金管理表のテンプレート・ひな形は以下からダウンロードできます。

このテンプレートは、売掛金管理表、買掛金管理表、未払金管理表の3つの表と、入力例・説明が含まれています。

売掛金・買掛金・未払金管理表の書き方

上でダウンロードできる売掛金・買掛金・未払金管理表の書き方・使い方を解説します。あわせて、Excelファイル内のタブ「Sheet1」と「入力例・説明」もご確認ください。

売掛金管理表の書き方・使い方

売掛金管理表は、Excelファイル内のタブ「テンプレ①」にあります。

  1. 【日付の入力】
    右上のJ3セルにある「~」の左右(I3とK3セル)に期間を入力します。
    (例)2023/7/1~2023/7/31
  2. 【売掛金の入力】
    売掛金が発生したら、以下の項目を入力します。
    ・会社名(A列):取引先の名前
    ・繰越残高(B列):前月からの繰越残高がある場合に入力
    ・当月売上高・税抜(D列)
    ※税抜金額のみ入力すれば、「税込金額」と「消費税」(黄色で着色)の部分は自動的に計算・表示されます。
  3. 【売掛金の消し込み】
    売掛金の入金があった際には、以下の項目を入力します。
    ・当月回収高の欄の、現金入金(G列)・振込入金(H列)・振込手数料(I列)・手形入金(K列)のうち、該当するところに入力します。
    ※以上のみ入力すれば、「合計」と「繰越残高」(黄色で着色)は自動的に計算・表示されます。

買掛金管理表の書き方・使い方

買掛金管理表は、Excelファイル内のタブ「テンプレ②」にあります。

  1. 【日付の入力】
    右上のJ3セルにある「~」の左右(I3とK3セル)に期間を入力します。
    (例)2023/7/1~2023/7/31
  2. 【買掛金の入力】
    売掛金が発生したら、以下の項目を入力します。
    ・会社名(A列):取引先の名前
    ・繰越残高(B列):前月からの繰越残高がある場合に入力
    ・当月仕入高・税抜(D列)
    ※税抜金額のみ入力すれば、「税込金額」と「消費税」(黄色で着色)の部分は自動的に計算・表示されます。
  3. 【買掛金の消し込み】
    買掛金の決済があった際には、以下の項目を入力します。
    ・当月決済高の欄の、現金入金(G列)・振込入金(H列)・振込手数料(I列)・手形入金(K列)のうち、該当するところに入力します。
    ※以上のみ入力すれば、「合計」と「繰越残高」(黄色で着色)は自動的に計算・表示されます。

未払金管理表の書き方・使い方

未払金管理表は、Excelファイル内のタブ「テンプレ③」にあります。

  1. 【日付の入力】
    右上のJ3セルにある「~」の左右(I3とK3セル)に期間を入力します。
    (例)2023/7/1~2023/7/31
  2. 【未払金の入力】
    未払金が発生したら、以下の項目を入力します。
    ・会社名(A列):取引先の名前
    ・繰越残高(B列):前月からの繰越残高がある場合に入力
    ・当月仕入高・税抜(D列)
    ※税抜金額のみ入力すれば、「税込金額」と「消費税」(黄色で着色)の部分は自動的に計算・表示されます。
  3. 【未払金の消し込み】
    未払金の決済があった際には、以下の項目を入力します。
    ・当月決済高の欄の、現金入金(G列)・振込入金(H列)・振込手数料(I列)・手形入金(K列)のうち、該当するところに入力します。
    ※以上のみ入力すれば、「合計」と「繰越残高」(黄色で着色)は自動的に計算・表示されます。

売掛金・買掛金の会計処理における注意点

売掛金・買掛金の会計処理における注意点を紹介します。

売掛金と買掛金を混同しないように

売掛金と買掛金はどちらも掛取引で使用されますが、売掛金は債権、買掛金は債務で、言葉は似ていても意味は正反対です。仕訳の貸方・借方も逆になるため、くれぐれも混同しないようにしましょう。

売掛金は特にチェックの徹底を

売掛金のチェックは特に徹底が必要です。どんなに売上を出していても、売掛金を回収できなければ入金はありません。回収が滞れば、資金繰りが悪化する恐れもあります。万が一にも回収漏れがないよう、ダブルチェックを行うなどして確実な回収に努めましょう。

Excelの管理表を活用して売掛金・買掛金・未払金の管理を徹底しよう

期日までの入金や支払いを行うため、管理の徹底が必要な売掛金や買掛金、未払金。照合ミスや計算ミス、確認漏れを防ぐためには、Excelなどの管理表を作成するのがおすすめです。管理表を活用し、売掛金・買掛金・未払金の管理を徹底しましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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