更新日 : 2025年2月20日

入金催促メールはやんわりと伝えるべき？例文や書き方、返信例を紹介

取引先からの入金が期日までに行われず、慌てた経験がある事業者の方もいるのではないでしょうか。

中には「大切な取引先に入金を催促するのは気が引ける」という方もいるかもしれません。そこで今回は、取引先から期日までに入金がない場合に送る入金催促メールについて解説します。やんわりとした文体ながら、要旨が伝わりやすいメールについて考えてみましょう。

入金催促メールとは？
入金催促メールはやんわりと伝えるべき？
やんわりと伝える入金催促メールの例文
やんわりと伝える入金催促メールの書き方のポイント
入金催促メールへの返信の例文
入金催促メールを送信しても支払われない場合
入金遅れが発覚したらすぐに対応しよう

入金催促メールとは？

入金催促メールとは、期日までに取引先から入金がない場合に入金を促すために送るメールのことです。法的効力はありませんが、単なる入金忘れや期日間違いで入金していない取引先に気づいてもらうという意味では、非常に有効な方法といえます。

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入金催促メールはやんわりと伝えるべき？

期日までに入金が行われない原因は、さまざまです。例えば、以下のように悪意なく未入金となったケースもあります。

振込手続きはしたが、手続きが間違っていた
入金期日を間違って覚えていた
期日を忘れていた
ギリギリで手続きを行ったため、期日に間に合わなかった

これらの理由で入金していなかった取引先に入金催促メールを送ることで、ソフトに未入金である旨を伝えることができます。

やんわりと伝える入金催促メールの例文

未入金が発生したとしても、悪意があるとは限りません。入金催促メールを送る際は角が立たないよう、やんわりと伝える必要があります。

また、未入金の可能性を低くするためのリマインドメールも効果的です。送るタイミングや例文について解説します。

リマインドメール｜期日前・期日未定

入金忘れを防止するためのリマインドメールは、期日前に送りましょう。ただし、入金する予定の取引先に送ると不快にさせるおそれがあるので、細心の注意が必要です。

できれば「リマインドメールはすべての取引先に送っています」など、特定の取引先に送っているのではないことを示す一文を添えましょう。

1回目のメール｜期日の翌日

入金期日の翌日までに入金が確認できなかったら、1回目の入金催促メールを送ります。この時点では単なる入金忘れや期日忘れも考えられますので、「本日、ご入金いただけますでしょうか？」「お手続きのご確認をお願いいたします」のように、取引先の事情も考慮したやんわりとした書き方にしましょう。

2回目｜期日の3日後

1回目の入金催促メールの後も入金がない場合は、未入金の事実を丁寧に伝え、いつまでに入金してもらえるかを尋ねるメールを送りましょう。

その際は「1回目のメールを送った日」などを記載します。

やんわりと伝える入金催促メールの書き方のポイント

悪意のない入金忘れの可能性もあるため、入金催促メールはやんわりと伝える書き方を心がけてください。

ここでは、メールの記載事項を押さえておきましょう。

メールの宛名は正確に

宛名は「○○株式会社御中」などではなく、「○○株式会社　〇様」のように担当者名を記載します。担当者名があることで、読んでもらえる可能性が高くなります。

引用を活用し依頼内容をすぐに確認できるようにする

期日前にリマインドメールを送っていた場合は、内容をすぐに把握してもらえるように引用を活用して、入金催促メールの文面を作成しましょう。

クッション言葉を使う

期日までに入金がなくても、故意に入金を遅らせているとは限りません。今後の取引に悪影響をおよぼさないよう、入金催促メールでは「〇月〇日までにご入金をお願いします」と端的に伝えるのではなく、「恐れ入りますが、〇月〇日までにご入金いただけますでしょうか」など、クッション言葉を使いながら文章を作りましょう。

行き違いを考慮した一文も記載する

入金催促メールを送る際は、行き違いの可能性も考えた文章にしましょう。例えば、「行き違いでご入金いただいておりましたら、ご容赦ください」などの文を入れることを心がけてください。

メールは午前中に送る

メールを読んだらすぐに入金手続きができるよう、入金催促メールは午前中に送りましょう。午後や終業時間前後に送ると、メールに気づいた時点で入金手続きができない可能性があるためです。

相手への敬意を忘れない

入金催促をした場合でも、取引は今後も続く可能性があります。今後のことを考えて、メールでは相手への敬意を示してください。

「至急お支払いください」など、強い言葉を使ったメールは避けましょう。

入金催促メールへの返信の例文

万が一自社が入金手続きをできずに入金催促メールを受け取ることになった場合、どのように対処すればよいのでしょうか。入金催促メールに返信する際の例文をご紹介します。

一次回答し後ほど対応する場合

まずは、お詫びの言葉と入金の意思がある旨を伝えます。その際は「〇月〇日までに入金します」など、入金日も必ず記載してください。そして、先方に伝えた日までに必ず入金しましょう。

すぐに支払う場合

入金催促メールが来た時点で先方に連絡を入れ、入金手続きを行いましょう。また、手続きが完了した時点でも先方に連絡します。その際は、入金が遅れたことについてのお詫びの言葉も添えましょう。

すでに入金した場合

行き違いで入金が済んでいる場合もあるでしょう。その際は、入金がすでに済んでいる旨を早急に連絡してください。できれば、入金手続きをした日時・金融機関名も伝えましょう。

支払いの延期を相談する場合

支払いの延期を相談する場合は、まずお詫びの言葉を伝え、以下の点を連絡してください。

入金が遅れている理由
入金できそうな日
改めて直接相談したい旨のお伺い

入金催促メールを送信しても支払われない場合

入金催促メールを送信しても支払われない場合は2回目、3回目の催促を行います。それでも支払われない場合は、督促状を送付するなどの対応が考えられます。

督促状の送付に対して連絡がない場合は、内容証明郵便での督促状送付も検討しましょう。内容証明郵便にすることで、先方が督促状を受け取ったことを証明できます。

督促状には、入金がない場合は法的措置を取る旨を記載することもあります。法的措置の例をご紹介します。

簡易裁判所からの支払督促
民事調停や強制執行
訴訟や少額訴訟

入金遅れが発覚したらすぐに対応しよう

期日までに取引先からの入金が確認できない場合は、入金催促メールを送ります。その際は今後の取引のことも考えてクッション言葉を使い、やんわりとした文章を作成してください。
ただし、支払う意思はあるか、何日までならば入金してもらえるかの確認は必ず行わなければなりません。ただ柔らかい言葉を使うのではなく、伝えるべきことはしっかりと伝えましょう。

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※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：守山幸史朗（公認会計士・税理士）

2013年に公認会計士試験合格後、事業会社及び監査法人勤務を経て、2022年にもりやま会計事務所を開業。事業会社では経理・税務を、監査法人では上場会社・大会社・医療法人などの会計監査やリクルート委員を経験。独立後は主に関西の中小企業を中心に税務顧問のサービスを提供。趣味は魚釣り。

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