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  • 更新日 : 2021年6月9日

会計伝票・伝票式会計を解説!会計ソフトで経理を更に効率化しよう

会計伝票・伝票式会計を解説!会計ソフトで経理を更に効率化しよう

「伝票」と聞くと、紙のイメージが強い方も多いでしょう。
伝票式会計の歴史は古く、紙と現金を前提としているといっても過言ではありません。
近年では、電子化・キャッシュレス化になっていますが、伝票会計の仕組み自体は存在しています。伝票会計を知ることで経理の見直しや効率化につながります。ぜひご一読ください。

会計伝票とは

「会計伝票」とは、一定の形式で取引を記録する紙のことです。大きさはハガキ程度かそれ以下のものが一般的です。

会計伝票は会社によって、さまざまな様式が存在します。
しかし、ほとんどの会計伝票には、主に「伝票No」「日付」「勘定科目」「金額」などの記入項目があらかじめ設けられています。特にこれらの内容を記入することを「起票(きひょう)」といいます。

また、会計伝票は伝票の総称です。内訳として「入金伝票」や「出金伝票」などがあるため以下で伝票の種類を説明していきます。

会計伝票の種類と書き方

会計伝票は、以下で述べる伝票の種類があります。
伝票の意味と記入方法、仕訳としてどのような意味があるかを説明していきます。
(伝票Noや摘要欄については最後に説明しています。)

入金伝票

入金伝票
入金伝票は、現金の入金があった時に起票する伝票です。

記入方法は、科目欄に現金の相手勘定科目を記入し、金額は取引金額を記入します。
現金の相手勘定科目とは仕訳時に現金に対して反対にくる勘定科目のことです。

例として、売掛金の入金1,000円があった場合を説明します。
まずは科目欄に「売掛金」を記入します。次に金額「1,000」を記入します。

例の入金伝票を仕訳にすると以下になります。

入金伝票の仕訳
借方
貸方
現金1,000売掛金1,000

入金伝票を仕訳にすると、借方が現金の仕訳になります。

補足として、預金(銀行口座)の入金は入金伝票ではなく後述する振替伝票で処理することが一般的です。理由は入金伝票に預金を含めるとルールが複雑化してしまうためです。振替伝票はその他のほとんどの仕訳に対応する伝票のため振替伝票で行うと複雑化しません。

出金伝票

出金伝票

出金伝票は、現金の出金があった時に起票する伝票です。

記入方法は、入金伝票と同様に科目欄に現金の相手勘定科目を記入し、金額は取引金額を記入します。

例として、交通費500円を現金で支払った場合を説明します。
まずは科目欄に「交通費」を記入します。次に金額欄に「500」を記入します。

例の出金伝票を仕訳にすると以下になります。

出金伝票の仕訳
借方
貸方
交通費500現金500

出金伝票を仕訳にすると、貸方が現金の仕訳になります。

補足として、入金伝票と同様の理由で預金(口座振込)やクレジットカードで支払った時は、振替伝票で処理することが一般的です。

売上伝票

売上伝票

売上伝票は売上があった時に起票する伝票です。

記入方法は、売上金額を金額欄に記入します。

例として、2,000円の掛で売上があった場合を説明します。
この場合は売上伝票の金額欄に「2,000」を記入するだけです。

例の売上伝票を仕訳にすると以下になります。

売上伝票の仕訳
借方
貸方
売掛金2,000売上2,000

売上伝票を仕訳にすると借方売掛金・貸方売上の仕訳になります。売上伝票に勘定科目欄がないのはこの仕訳のみを想定していることが理由です。

また、違う例として現金売上1,500円があった時は、まず売上伝票を起票し、次に入金伝票で勘定科目「売掛金」として起票します。それぞれを仕訳にすると以下のようになります。

売上伝票の仕訳
借方
貸方
売掛金1,500売上1,500
入金伝票の仕訳
借方
貸方
現金1,500円売掛金1,500円

仕入伝票

仕入伝票

仕入伝票は仕入があった時に起票する伝票です。

記入方法は、仕入金額を金額欄に記入します。

例として、3,000円の仕入があった場合を説明します。
この場合は、仕入伝票の金額欄に「3,000」を記入するだけです。

例の仕入伝票を仕訳にすると以下の仕訳になります。

仕入伝票の仕訳
借方
貸方
仕入3,000円買掛金3,000円

仕入伝票を仕訳にすると借方仕入、貸方買掛金の仕訳になります。仕入伝票に勘定科目欄がないのはこの仕訳のみ想定していることが理由です。

また、違う例として現金仕入2,500円があった時は、まず仕入伝票を起票し、次に出金伝票で勘定科目「買掛金」として起票します。それぞれを仕訳にすると以下のようになります。

仕入伝票の仕訳
借方
貸方
仕入2,500円買掛金2,500円
出金伝票の仕訳
借方
貸方
買掛金2,500円現金2,500円

振替伝票

振替伝票

振替伝票は、入出金・売上仕入伝票のどれにも該当しない取引に対して起票する伝票です。

記入方法は、仕訳と同様に「借方科目」「貸方科目」及びそれぞれの金額を記入します。

振替伝票の例はたくさんありますが、一例として交際費4,000円をクレジットカードで支払った場合を説明します。

例の場合は、まず振替伝票の左側の科目欄(借方)に「交際費」と記入し金額欄に「4,000」を記入します。次に振替伝票の右側の科目欄(貸方)に「未払金」を記入し金額欄に「4,000」を記入します。

例の振替伝票は以下の仕訳です。

出金伝票の仕訳
借方
貸方
交際費4,000円未払金4,000円

最後に「伝票No」と「摘要欄」について補足します。

まず「伝票No」は連番で記入していきます。しかし、1番から始めると管理が手間になるため以下のような連番ルールを設定すると管理が楽になります。
なお、伝票のルール・様式は会社の管理方法次第で任意となっています。法律や会計基準などで強制されるルールはありません。

【連番のルール】
桁数を8桁数~10桁にする
桁数を増やすことで、伝票Noからすぐに年月日と該当の伝票を探しやすくなります。

伝票Noの例:2020 08 005

例のように伝票Noを設定することで、「2020年8月に起票した5枚目の伝票」ということがわかります。毎月の取引数が多い場合は末尾の桁数を増やすと良いでしょう。

もし、8月から9月になった場合は9月の最初の伝票は以下のように連番をリセットします。

伝票Noの例:2020 09 001

次に「摘要欄」は、取引の相手先や軽減税率、注意事項などを記入しましょう。
会社の帳簿作成の方法次第ですが、伝票ではなく仕訳帳の摘要欄に入力することも考えられます。

伝票式会計とは

伝票式会計とは、伝票を使用し、取引を記録する会計方法です。
会計は仕訳帳と総勘定元帳を作成することが1つのゴールになります。伝票式会計は仕訳帳・総勘定元帳の前段階に伝票を設定した会計といえます。

伝票を設定することで、仕訳の仮計上と仕訳帳への反映という役割を分けることができます。各取引の担当者は伝票で仕訳を仮計上します。その後、伝票を集めて経理担当者は仕訳帳へ反映します。

伝票式会計の種類

伝票式会計は、使用する伝票の種類数によってさらに細分化されます。
伝票の種類とは「伝票の種類」で説明した「入金伝票」や「振替伝票」のことをいいます。

以下で詳しく説明していきます。

1伝票制

1伝票制とは、「仕訳伝票」という1種類の伝票のみですべての仕訳を行う方法です。
そのため、1伝票制では「入金伝票」や「仕入伝票」などは使用しません。
補足として「仕訳伝票」は、振替伝票と同じ様式です。

3伝票制

3伝票制とは、「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」の3種類の伝票を使用する方法です。3伝票制では売上と仕入の仕訳は「振替伝票」を使用します。ただし、現金売上や現金仕入の場合は「入金伝票」「出金伝票」で処理することが一般的です。

5伝票制

5伝票制とは、「入金伝票」「出金伝票」「売上伝票」「仕入伝票」「振替伝票」の5種類の伝票を使用する方法です。
伝票の役割は「会計伝票の種類と書き方」で説明した通りです。

会計伝票の保存期間は?保存義務は?

会計伝票の保存期間は以下の通りです。

区分保存期間
個人税法:7年
法人税法:7年
会社法:10年(会社法432条2項)

表の補足として会計伝票は会社の管理方法、帳簿の作成方法等により書類の位置付けが変わります。上記表は会計伝票を「法定帳簿」として位置づけた年数です。

また、会計伝票の保存方法は紙が原則です。データとして保存したい場合は電子帳簿保存の手続きを行う必要があります。

伝票入力は会計業務に必要か?

伝票会計の仕組みは、会計業務に必要なことが多いです。特に会社が大きくなるほど必要性が高くなります。
ただし、現実的には「紙」で伝票会計を取り入れる必要性が無くなりつつあります。

具体的にいうと、紙の伝票を使って仕訳計上を行うプロセスは以下の通りです。

1.各取引の担当者が伝票を起票する(紙)
2.伝票を経理へ集める(紙)
3.経理担当者が伝票を集計し仕訳を行う(紙→データ)
4.他の経理担当者が仕訳をチェック、問題がなければ仕訳帳へ反映(データ確定)

上記のプロセスは各取引の担当者から経理担当者が会計ソフトにアクセスできれば、「紙」である必要はありません

1.各取引の担当者が伝票を起票する(データ)
2.経理担当者が仕訳を行う(データ)
3.他の経理担当者が仕訳をチェックし、問題がなければ仕訳帳へ反映(データ確定)

上記のプロセスは会計ソフトのユーザー管理と権限の管理で行うことができ、ほとんどの会計ソフトでは基本的な機能です。

したがって伝票会計の仕組みは必要ですが、必ずしも「紙」である必要はありません

マネーフォワードの会計ソフトなら伝票入力を効率化できる

伝票とは、取引(仕訳に必要な情報)を伝える票のことです。
しかし、あらかじめ情報が共有される環境であれば伝える必要がありません

マネーフォワード クラウド会計と関連サービスのSTREAMEDを活用すれば、以下のプロセスで仕訳が完了します。
情報を共有する方法はクラウド上のデータのため、タイムリーに共有されます。

1.各取引の担当者が領収書などをスキャンする(データ)
2.会計ソフトが仕訳を行う(データ)
3.経理担当者が仕訳をチェックし、問題がなければ仕訳帳へ反映(データ確定)

さらに、事前に連携設定が必要ですが、銀行口座やクレジットカードは以下のプロセスで仕訳が完了します。

1.銀行口座やクレジットカード明細を基に会計ソフトが仕訳を行う(データ)
2.経理担当者が仕訳をチェックし、問題がなければ仕訳帳へ反映(データ確定)

伝票会計を電子化し効率をUPさせよう

さまざまな伝票や伝票会計の仕組みについて説明しました。
伝票を設定する意味は、仕訳の仮計上と仕訳帳への反映を分けるためです。
どのような仕事でも、仮の草案を作る→承認されるという流れがあるのではないでしょうか。伝票会計の仕組みはまさにこの流れです。

ただし、伝票は「紙」である必要性が低くなってきています。電子保存が認められているため伝票に係る倉庫代や送料を会計ソフトに変換することで、節約と効率化を図ることができるでしょう。

よくある質問

会計伝票とは?

一定の形式で取引を記録する紙のことです。詳しくはこちらをご覧ください。

会計伝票の種類は?

入金伝票、出金伝票、売上伝票、仕入伝票、振替伝票などがあります。詳しくはこちらをご覧ください。

伝票入力は会計業務に必要?

伝票会計の仕組みは、会計業務に必要なことが多いです。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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