• 作成日 : 2024年11月20日

小口現金管理とは？仕訳や管理のコツ、効率化の方法を解説

小口現金とは、企業における少額な経費を迅速に処理するために社内に用意された現金です。小口現金によってスムーズな経費精算を追求できる一方で、仕訳の計上や補充の手間、紛失・盗難のリスクも高まります。この記事では、小口現金の特徴や管理方法、導入のメリット・デメリット、効率的な管理のポイントについて詳しく解説します。

小口現金とは

小口現金とは、企業が日常的な少額の支出を素早く処理するために用意する現金のことです。具体的には、事務用品の購入や交通費、雑費などの小規模な経費が発生した際に、スムーズな支払いを行うために会社内に備えられています。

一般的な企業の現金や預金とは異なり、小口現金は頻繁に発生する細かい経費の支払いに対応するために準備され、入出金については経理担当者が管理します。

小口現金を導入するかどうかは各企業の判断に委ねられています。小口現金を導入することで、経費精算のスピード向上などのメリットが期待できますが、適切な管理体制を整えなければ、不正使用や盗難などのリスクもあるため注意が必要です。

現金との違い

「小口現金」と「現金」の違いは、その用途にあります。

現金とは、売上代金を現金回収した場合や、代引き支払いのための資金を預金口座から引き出した場合など、事業活動を通じて一時的に手元に保有する資金を表します。取引が完了次第、手元に残った資金は改めて預金口座に戻し入れるケースが一般的です。

それに対して小口現金とは、小規模な出費に充てるために会社内に常時据え置かれている資金のことです。

小口現金を導入する企業では、経費精算や少額な経費の支払いにスムーズに対応できるよう、小口現金の残高をきちんと管理することが求められます。

小口現金を導入するメリット

小口現金には、以下のようなメリットがあります。

小口現金を導入する場合には、これらのメリットをしっかりと享受できるよう、社内体制の整備に努めましょう。

1. 経費精算の迅速化
   従業員が経費を立て替えた場合の精算手続きをスピーディーに実施できるため、経理業務の効率が向上します。小口現金によって、経費精算手続きのタイムラグが短縮されることで、従業員の金銭的な負担を軽減することにも効果的です。
2. 急な出費に対する柔軟な対応
   急な出費が発生した場面でも、小口現金が用意されていれば、スムーズな支払いが可能です。たとえば、予定していなかった接待交際費や小規模な修理代などが発生した場合でも、小口現金から即座に支払えることはメリットのひとつと言えるでしょう。

小口現金を導入するデメリット

一方で、小口現金の導入には以下のようなデメリットもあります。

小口現金の導入を検討する場合には、これらのデメリットを軽減できるかどうかを慎重に検証しましょう。

1. 紛失や盗難、不正リスクの増加
   小口現金として会社内に現金を備え付けることで、紛失や盗難、不正使用が発生するリスクも高まります。特に小口現金に対する社内の管理体制が不十分な場合には、これらのトラブルが発生する可能性が高まるだけでなく、発生原因を追究することも難しくなります。

   これらのリスクを軽減するためには、こまめな残高チェックを行ったり、複数名体制で管理したりするなど、社内での管理工数を増やして対応するケースが一般的です。

2. 経理担当者の負担増加
   小口現金を導入する場合には、定期的な残高確認に加え、小口現金出納帳の作成や経費精算手続きなど、経理業務の負担が増加する可能性が高いです。特に従業員数の多い企業では、経費精算の件数も増加しやすいため、企業規模に比例して小口現金に関連する業務も拡大する傾向にあります。

   また、小口現金を管理するためには出社が前提となるため、経理業務のリモートワーク化に向けた障壁となるケースも少なくありません。

小口現金管理の方法

小口現金の管理方法には、「定額資金前渡制度」と「随時補給制度」の2つがあります。

業務プロセスや小口現金の導入背景を考慮したうえで、自社にとって最適な管理方法を選択し、効果的な小口現金管理を追求しましょう。

定額資金前渡制度

定額資金前渡制度は「インプレストシステム」とも呼ばれ、あらかじめ小口現金の適正な残高を設定し、一定期間が経過したあと、期間内に使用した分を補充する方法です。

たとえば、企業が毎月5万円を小口現金として設定する場合において、その月内に3万円を使用した結果、残高が2万円となったとします。この場合には、使用した3万円を翌月に補充して小口現金の残高を5万円に戻します。

この制度では、小口現金の開始残高が常に固定されていることで、「期間内に使った分だけを補充する」というシンプルなルールに則って運用できます。そのため、小口現金の管理が容易であることが最大のメリットです。

ただし、小口現金が毎回一定の残高に設定されることで、繁忙期などで出費がかさむ場合など、小口現金の需要の変化に応じた柔軟な対応がしづらいというデメリットもあります。

定額資金前渡制度は、小口現金の動きが比較的安定していて、日頃の入出金を予測しやすい企業にとって最適な管理方法と言えるでしょう。

随時補給制度

随時補給制度は「パーマネントシステム」とも呼ばれており、小口現金が不足したときに必要な分をその都度補充する方法です。

随時補給制度では、最初に必要な小口現金を用意し、その後は使用状況に応じて柔軟に資金を補充します。定額資金前渡制度のように期間や適正残高を設定しないため、残高が不足しそうなタイミングで必要な金額を補充する仕組みです。

この制度のメリットは、必要なときに必要な分だけ資金を補充するため、常に一定額を保持する必要がなく、無駄のない運用ができることです。小口現金を必要に応じて補充できるので、企業のキャッシュフローに柔軟に対応でき、ニーズに合わせた臨機応変な対応が可能です。

ただし、補充のタイミングは担当者の判断に左右される点がデメリットです。業務が属人化したり、必要な小口現金の残高を見誤ったりするリスクがあります。また、頻繁に補充が必要な場合は、担当者の業務負担が増える可能性があるため注意が必要です。

一般的には、時期によって小口現金の動きに大きなバラツキがある企業や、創業間もない場合で必要額に予測がつきにくい企業に採用されやすい管理方法と言えるでしょう。

小口現金管理で使用する勘定科目

小口現金を導入する場合には、以下のような経費の支出に充てるケースが一般的です。

支払内容によって適切な会計処理を行えるよう、勘定科目の違いについても正しく理解しましょう。

小口現金管理の仕訳

小口現金に関する会計処理については、入出金の内容に応じて適切な仕訳を計上しなければなりません。

ここでは「小口現金を用意する場合」や「経費精算を行う場合」「小口現金の補充をする場合」の3つのケースに分けて、それぞれの仕訳例を解説します。

なお、これらのケース別の仕訳方法については、定額資金前渡制度と随時補給制度のいずれの管理方法を採用している場合でも同様です。

小口現金を用意する

小口現金を導入する場合には、まずは会社に備え置く小口現金を用意する必要があります。

たとえば、普通預金口座から5万円を引き出して小口現金とする場合には、以下のように仕訳を計上します。

経費精算をする

従業員が一時的に立て替えた費用について経費申請を行い、小口現金から精算する場合には、実際の精算金額に基づいて小口現金をマイナスする処理が必要です。

たとえば、旅費交通費3千円、消耗品費5千円、接待交際費1万2千円の経費精算をまとめて行う場合には、以下のように仕訳を計上します。

小口現金の補充をする

経費の支払いなどに使用し、小口現金の残高が減少した場合には、小口現金を補充することになります。

たとえば、経費精算で使用した2万円について、普通預金口座から現金を引き出して補充する場合には、以下のように仕訳を計上します。

小口現金管理を適切に行うポイント

小口現金は日常的な少額支払いを迅速に処理するために有効ですが、適切に管理しなければ紛失や不正に発展するリスクを伴います。

小口現金を導入する場合には、以下のようなポイントを意識することで、より効率的かつ安全に運用でき、財務の健全性を向上させることが可能です。

小口現金の残高は毎日確認して一致させる

小口現金の管理において最も基本的かつ重要なポイントは、小口現金残高を定期的に確認することです。

たとえば、毎日の終業時に小口現金の実際残高と帳簿上の残高をチェックすることで、不正やミスの早期発見につながります。

万が一、小口現金の残高が一致しない場合には、経費精算のミスや帳簿の記載漏れなどの可能性があるため、即座に原因を調査することが重要です。

管理や運用のマニュアルを作成して属人化を防ぐ

小口現金管理は煩雑になりやすいことから、特定の経理担当者への属人化が加速する傾向にあります。

属人化を防ぐためには、管理や運用の詳細なマニュアルを作成し、業務の標準化に取り組むことが大切です。マニュアルには、小口現金の使用手順や帳簿の記入方法、残高確認のプロセス、会計処理の方法などを明記します。

属人化を解消することで小口現金管理の透明性も確保でき、企業としての財務基盤の強化にも効果的です。

セキュリティ対策を講じて不正を防止する

小口現金として社内に現金を用意することで、紛失や盗難、不正などのリスクが高まります。

これらのリスクを軽減するためには、適切なセキュリティ対策を講じることが必要不可欠です。たとえば、小口現金は施錠された金庫に保管したうえで、アクセスできる担当者を制限したり、現金を取り扱う担当者と監査を行う担当者を分けて配置したりすることで、管理体制を強化できます。

このような対策を講じることで、小口現金に関するリスクを削減し、企業全体の資金管理の信頼性を高めることが重要です。

小口現金管理を効率化する方法

小口現金管理においては、適切なツールや運用方法を導入することで、経理業務の効率化を図ることが可能です。

具体的には、以下のような方法によって小口現金管理の効率化に取り組みましょう。

経費精算システムでデータ管理する

経費精算システムを導入することで、小口精算を効率化でき、従業員や経理担当者の負担を軽減できます。

また、システムを通じて経費精算業務をオンライン化できれば、申請や承認プロセスを効率化できるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラー削減にも効果的です。

法人クレジットカードを利用する

法人クレジットカードを使えば、利用分は直接法人口座から引き落とされるため、小口精算を行う手間を大幅に削減できます。

さらに、法人クレジットカードを導入することで、小口現金の紛失・盗難リスクを軽減できるうえ、管理コストの削減にも役立ちます。

エクセルで管理する

小口現金については、エクセルによって手軽で柔軟な管理を行うことも可能です。支出日や金額などを入力した出納帳をエクセルで作成すれば、集計や分析にも活用できます。

なお、企業のニーズに合わせてカスタマイズできる一方で、データの破損や業務の属人化には注意が必要です。

小口現金管理を含む経費精算の効率化には、マネーフォワード クラウド経費の導入がおすすめ！

「マネーフォワード クラウド経費」では、小口現金管理や経費精算業務の効率化をサポートしています。

領収書画像の読み取りやクレジットカードなどの明細取得機能により、手作業で行う業務の大幅な削減が可能です。また、アラートも設定できるため、二重申請や不正のリスクを軽減でき、健全な小口現金管理を支援します。

サービスにご興味のある方は、ぜひ以下のリンクをご参照ください。

参考：マネーフォワード クラウド経費

小口現金管理を見直して効率化しよう！

小口現金は、日常の少額な経費を迅速に処理する際に効果的ですが、不正や紛失のリスクも伴います。

適切な管理方法として、定額資金前渡制度や随時補給制度を導入し、経理業務の負担を軽減することが重要です。また、経費精算システムや法人クレジットカードの利用、エクセルの活用などで管理作業を効率化できます。

小口現金管理の効率化や健全化に取り組むことで、より安全で透明性の高い運用を目指しましょう。

• 監修：服部 大（中小企業診断士/税理士）

  服部大税理士事務所
  2020年2月30歳のときに名古屋市内で税理士事務所を開業。平均年齢が60歳を超える税理士業界では数少ない若手税理士。単発の税務相談や執筆活動なども行い「わかりにくい税金の世界」をわかりやすく伝えられる専門家を志している。同年代の経営者やフリーランス、副業に取り組む方々の良き相談相手となれるよう日々奮闘中。

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