作成日 : 2024年11月20日

小口現金と仮払金の違いは？戻入を記載する方法や仕訳について解説

小口現金とは、日々の少額の経費などを支払うために用意しておく現金のことです。一方、仮払金とは、内容や金額が未確定の支出を処理するための勘定科目のことです。

この記事では小口現金と仮払金の違いや仕訳方法、現金出納帳の記帳方法などを解説します。この機会に小口現金と仮払金についてしっかりと理解しましょう。

仮払金とは
- 仮払金を利用する場面
- 立替金との違い
小口現金と仮払金の違い
仮払いを活用するメリット・デメリット
- メリット
- デメリット
仮払いと戻入を現金出納帳に記載する方法
仮払金の仕訳方法
小口現金管理を含む経費精算の効率化には、マネーフォワードクラウド経費の導入がおすすめ！
まずは経理処理を覚えてから効率化を目指しましょう！

仮払金とは

仮払金とは、具体的な用途や正確な金額などがまだ決まっていない支払いを一時的に処理するための仮の勘定科目のことです。ここでは仮払金を利用する場面と、仮払金と混同しやすい立替金との違いについて解説しますので、まずはしっかり仮払金と立替金の違いを理解してください。

仮払金を利用する場面

仮払金を利用する場面として以下のようなシーンが考えられます。

会社の懇親会の費用を概算で事前に幹事に支給する場合
高額になる出張旅費を概算で事前に出張者に支給する場合
会社の備品の購入費用を事前に支給する場合

このように、仮払金は個人が立て替えると負担になる高額な会社経費を役員や従業員にあらかじめ支給する場合に利用されています。その他にも、取引先に支払ったものの勘定科目を何にするかなど、会計処理を保留にしている場合に限定的に利用されることもあります。

立替金との違い

立替金とは、取引先や役員・従業員など会社以外が負担すべき経費を会社が立て替える場合に使用する勘定科目のことです。

例えば、子会社に代わって貸会議室の料金を立て替えて支払った場合や、会社が賃借している社宅の原状回復費用のうち従業員が負担すべき金額を会社が立て替えて支払った場合などに使用します。その後、立て替えた金額を返金してもらうことになります。

仮払金と立替金はどちらも最初に会社が支出をすることは共通していますが、最終的に会社の資産や費用になるのが仮払金で、会社の経費にはならず取引先や役員・従業員が負担するのが立替金です。

小口現金と仮払金の違い

小口現金とは日々の業務で発生する切手や消耗品など、少額の経費などを支払うために用意している現金のことです。

少額の経費については、従業員に立て替えてもらい、その後精算する方法もあります。しかし、本社や支社・支店など各事業拠点や部署ごとに小口現金を準備しておいたほうが事務負担を減らせるため、ほとんどの会社で小口現金が用意されています。

小口現金と仮払金の違いは、小口現金は先述の通り少額の経費の支払いのために準備している現金そのものを意味する点です。これに対し、仮払金はあくまで仮の支払いを処理するための一時的な勘定科目を意味します。

仮払いを活用するメリット・デメリット

以下では仮払いを活用するメリット・デメリットをご紹介します。

メリット

仮払いを活用するメリットの一つは、役員や従業員が高額な立て替えをしなくて済むことにあります。特に海外出張の場合は、ホテル代や航空券代など高額な出費があることから、多くの企業で仮払いが活用されています。

デメリット

仮払いのデメリットの一つは、仮払いが発生すると事前の申請や稟議、役員や従業員への経費精算、勘定科目の振り替えの会計処理などが必要になり、事務処理が煩雑になることです。また、仮の支払いが多いと、勘定科目の振り替え漏れなどのミスが起きやすいこともデメリットの一つです。

仮払いと戻入を現金出納帳に記載する方法

仮払金を支払ったときの現金出納帳の勘定科目には「仮払金」、摘要には「懇親会費用の仮払い」「出張旅費の仮払い」などと記載します。

また、仮払金のお釣りは役員や従業員から返金してもらいます。そのような戻入があったときの現金出納帳の勘定科目も「仮払金」と、摘要には「懇親会費用の仮払いの戻入」「出張の仮払いの戻入」などと記載します。

何のための仮払いであったか分からなくならないように、特に摘要欄の記載の仕方を工夫しましょう。

仮払金の仕訳方法

ここからは仮払金の仕訳方法について具体的な例をあげて解説します。

【例1】会社全体の懇親会の費用を概算で事前に幹事に支給する場合

会社全体の懇親会のために、幹事に概算で100,000円を現金で支払った。

借方		貸方
仮払金	100,000円	現金	100,000円

概算で支払った金額100,000円を借方に仮払金として仕訳を行います。

懇親会後、残金2,000円の返金を受けて本勘定への振り替えを行った。

借方	貸方
福利厚生費現金	98,000円 2,000円	仮払金	100,000円

借方

貸方

福利厚生費

現金

98,000円

2,000円

仮払金

100,000円

懇親会費用98,000円について、借方に経費（設例では福利厚生費としています）、残金2,000円を借方に現金として記載します。さらに、概算で支払っていた100,000円を貸方に仮払金として仕訳を行います。これにより仮払金の残高は綺麗にゼロになります。

【例2】高額の出張旅費の費用を概算で事前に出張者に支給する場合

海外出張のための旅費200,000円を従業員に預金で支払った。

借方		貸方
仮払金	200,000円	預金	200,000円

概算で支払った金額200,000円を借方に仮払金として仕訳を行います。

出張後、残金10,000円を現金で返金を受けて本勘定への振り替えを行った。

借方	貸方
旅費交通費現金	190,000円 10,000円	仮払金	200,000円

借方

貸方

旅費交通費

現金

190,000円

10,000円

仮払金

200,000円

出張旅費190,000円について、借方に旅費交通費、残金10,000円を借方に現金として記載します。さらに、概算で支払っていた200,000円を貸方に仮払金として仕訳を行うことで、仮払金を最終的な勘定科目に振り替えることができます。

【例3】会社の備品の購入費用を事前に支給する場合

事務用のプリンターを購入するための費用50,000円を従業員に現金で支払った。

借方		貸方
仮払金	50,000円	現金	50,000円

概算で支払った金額50,000円を借方に仮払金として仕訳を行います。

残金2,000円の返金を受けて本勘定への振り替えを行った。

借方	貸方
消耗品費現金	48,000円 2,000円	仮払金	50,000円

借方

貸方

消耗品費

現金

48,000円

2,000円

仮払金

50,000円

備品の購入費用48,000円について、借方に消耗品費、残金2,000円を借方に現金として記載します。さらに、概算で支払っていた50,000円を貸方に仮払金として仕訳を行うことで仮払金の一連の処理が完了です。

このように仮払金を支払ったときには、残金の戻入と本勘定への振り替えをセットで行います。

また、仮払金は仮の勘定科目であるため最終的には必ず資産や経費などの本勘定に振り替える必要があります。決算時には資産や経費の計上漏れがないように、本勘定に振り替えるべき仮払金がないか、総勘定元帳で仮払金残高の内容を忘れずチェックするようにしましょう。

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まずは経理処理を覚えてから効率化を目指しましょう！

小口現金は日々発生する少額の経費の支払いには欠かせないお金であり、仮払金は仮の支払いを処理するための便利な勘定科目です。しかし、小口現金や仮払いによる支払いが多くなると、それだけ経理業務が煩雑になります。

小口現金や仮払いがある場合、まずは会計処理を間違いなく行えるようにしっかりと処理方法を覚えることが第一です。そして、経費精算の業務の効率化を目指して「マネーフォワードクラウド経費」の導入を検討してみてはいかがでしょうか？

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：守山幸史朗（公認会計士・税理士）
2013年に公認会計士試験合格後、事業会社及び監査法人勤務を経て、2022年にもりやま会計事務所を開業。事業会社では経理・税務を、監査法人では上場会社・大会社・医療法人などの会計監査やリクルート委員を経験。独立後は主に関西の中小企業を中心に税務顧問のサービスを提供。趣味は魚釣り。