更新日 : 2024年11月21日

帳票のペーパーレス化とは？なぜ必要か？電子化の始め方や進め方を解説

帳票のペーパーレス化は企業に多くの利点をもたらします。

単に、「経理」とは限定せず全業務の「帳票」をペーパーレス化することにより、企業全体にコスト削減と業務効率化、スペースの有効活用など多くのメリットが考えられます。

本記事では、帳票のペーパーレス化の必要性やペーパーレス化の進め方を解説します。

帳票のペーパーレス化とは？
なぜ帳票のペーパーレス化が進められているのか
電子帳簿等保存が必要な帳票
帳票をペーパーレス化しない場合のデメリット
手書きの帳票をペーパーレス化するには？
帳票のペーパーレス化の始め方
帳票をペーパーレス化する際の注意点
帳票のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート
帳票に関するひな形、テンプレート集
帳票のペーパーレス化導入は段階的に！

帳票のペーパーレス化とは？

一般に、「経理」や「会計」のペーパーレス化という場合には、主に「財務部門」の業務プロセス全体を範囲に含む電子化を指します。

一方、「帳票」のペーパーレス化という場合には、一般には、より広範囲に「会社の業務全般」における文書の電子化を指すこととなり、その企業の各部門における文書の業務効率化とデータ活用を目的とする場合が多いです。

ペーパーレス化は単なる紙の削減だけではなく、業務プロセス全体の効率化を通じて企業としての競争力向上に影響を与えます。

したがって、帳票のペーパーレス化という場合には財務部門だけでなく会社全体の業務フローを見直して、使用している帳票の電子化を考えるです。

なぜ帳票のペーパーレス化が進められているのか

改めて、ペーパーレス化（＝電子化）が進められる理由について、おさらいしましょう。

電子データの保存が義務化

2024年1月から電子取引データの保存義務化が実施されました。

目的として、電子取引の透明性を確保し、取引データを完全な形で維持することが挙げあれます。

電子メールやWeb上での取引などで書類授受の全過程が電子的に行われる商取引が増加し、紙での保存による課題が多く出現しました。そこで、電子データを原本のまま保存することにより、取引の信頼性だけでなく、税務調査への対応も容易できるようになりました。

電子帳簿保存法への対応

電子取引以外においても、電子帳簿保存法への対応によりメリットが考えられます。

従来の紙の帳簿や請求書などの書類をデータで保存することにより、保管スペースの削減や検索性の向上が実現できます。

特に、スキャナ保存においては、従来よりも要件が緩和され、多くの企業が電子化に取り組みやすくなりました。また、電子保存は災害時のバックアップ対策としても有効でしょう。

業務効率化のため

電子化による業務効率化としては、人的コストの削減や業務速度の向上など、多くのメリットが挙げられます。

検索機能の活用や複数名による同時閲覧、さらに書類の整理等にかかる時間を大幅に削減するなどの効果があります。また、テレワークなども可能となり、生産性向上にもつながります。さらに、これらデータを活用しやすくなることで、経営分析や意思決定のスピードも速くなるでしょう。

電子帳簿等保存が必要な帳票

ここで電子帳簿保存制度について簡単にまとめましょう。

電子帳簿保存制度は、国税関係帳簿書類の保存について、下記の3つの区分に分けて考えられています。

電子帳簿等保存

パソコンなどにより電子的に作成した帳簿や書類をその形式のまま保存するもの

スキャナ保存

紙で受領・作成した書類をスキャナ等により画像データとして保存するもの

電子取引データ保存

電子的に授受した取引書類をデータで保存するもの

上記3区分のうち、電子データでの保存が義務付けられているのは電子取引だけですが、それ以外の区分においても電子化のメリットは多いです。

電子取引以外において保存の対象となる帳票には、以下のものがあります。

区分	帳簿または書類	具体的な書類の例
電子帳簿等保存	国税関係帳簿	仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、固定資産台帳など
電子帳簿等保存	国税関係書類	決算関係書類	試算表、貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
スキャナ保存		取引関係書類	自己が作成した書類	見積書控え、注文書控え、納品書控え、請求書控え、領収書控え　など
スキャナ保存		取引関係書類	相手から受領した書類	見積書、注文書、納品書、請求書、領収書など

帳票をペーパーレス化しない場合のデメリット

現行の紙の取り扱いを続けた場合、この先において起こる可能性のあることを挙げてみましょう。

ただし、ペーパーレス化は法的義務以外においては会社の任意であるため、検討が必要です。

電子帳簿保存法に対応できない

2024年1月以降の電子取引についてはデータでの保存が義務化されました。

ペーパーレス化を進めていない企業も、少なくともこの改正に対応する必要がありますが、業務フローが確立せず、対応が難しい可能性があります。紙と電子データが混在する状況で、データ保存の業務フローが整っていないと適切な対応が難しいといえます。

経理業務が非効率になる

ペーパーレス化が進んでいないと、経理業務の効率化が進まず、多くの非効率な作業がそのまま残ってしまいます。例えば、多くの手作業が残るため、処理に時間がかかるだけでなく、書類の検索や整理にも時間を要します。紙の書類では部署間の情報共有に時間がかかり、経理処理の遅延につながります。

コスト増になるおそれ

ペーパーレス化が進まないと、さまざまなコスト増加リスクが生じるでしょう。

例えば、用紙や印刷に関する消耗品費、コピー機やプリンターのメンテナンス費用、書類管理に必要な人件費、紙の書類の運搬や郵送に関する費用などと多岐にわたります。そして、長期的に考えると、これらのコストが企業の財務を圧迫する可能性もあります。

書類の保管スペースが必要になる

ペーパーレス化が進まないと大量の紙の書類を保管するためのスペースの確保が継続的に必要です。

このスペースは、企業内の有効活用できる面積を圧迫し、かつ、取引が増えれば新たな保管場所の確保や外部倉庫の賃借が必要になる可能性もあります。

文書の紛失・劣化のリスクが高まる

紙の書類を保管することは、同時に紙文書の紛失や劣化のリスクを伴います。

紛失や誤廃棄、災害による損失など、さまざまな要因で保管している文書の情報が失われる可能性があります。

また、紙の劣化によって記載内容の判読が難しくなるケースも考えられます。

手書きの帳票をペーパーレス化するには？

ここでは手書きの帳票をペーパーレス化する方法について、簡単な手順をご紹介します。

手書き文書の電子化として、電子帳簿保存制度における「スキャナ保存」に該当するものとなります。

スキャナまたはスキャナ保存ソフトを準備*
原本の確認（順番等の確認）
スキャン実行し、実行後に漏れがないかを確認
（必要のある場合は）タイムスタンプ付与
スキャンデータの完全性を確認（インデックス情報**も確認）
アクセス権限を確認し、データを所定の格納場所に保存
（原本を廃棄する場合は）社内規定にしたがって廃棄し、廃棄記録を作成

＊スキャナの性能等については、下記参考等で確認します。

＊＊インデックス情報とは、スキャンした文書を効率的に検索・管理するための属性情報です。

参考：電子帳簿保存法パンフレット、「スキャナ保存」

帳票のペーパーレス化の始め方

企業の各部門における文書の業務効率化やデータ活用を目的としたペーパーレス化推進といっても、どのような順で始めればよいのでしょうか。ここではペーパーレス化について大まかな順序を説明します。

帳票の範囲を検討する

現状の帳票を洗い出して、ペーパーレス化の優先順位を決めます。

稟議書、報告書、届出等は比較的導入がしやすく、電子化による効果も得やすいでしょう。

取引先との契約書や専用請求書等は、相手方の承諾や電子化に関する法的要件の確認が必要です。

また、それぞれの帳票について、保存年限や現在の利用頻度、改ざんリスク等も調査して整理します。

最終的には、コスト削減効果や業務効率化の度合いも考慮して、段階的な導入計画を立てます。

業務フローへの影響を検討する

現状の業務フローを分析し、帳票の電子化による影響を受ける部分を特定します。

例えば、押印での承認を電子決裁に変更する場合、承認権限の設定や代理承認のルールなどが必要になります。また、電子データの情報共有方法や、システムへのアクセス権限の設計も重要なポイントです。

さらに、業務フローの変更によって社内ルールの改定も伴うことがあります。

電子化システムを検討する

システムの導入では、業務要件を満たし、かつ、拡張性や他システムとの連携可能性なども考慮します。

具体的には、文書管理システムやワークフローシステム、タイムスタンプ機能などの検討をします。

また、データの管理としてバックアップやセキュリティについても考慮が必要になります。

帳票をペーパーレス化する際の注意点

ペーパーレス化のような全社的な改革を定着させるには、「段階的な導入」と小さな成功体験の積み重ねによることが大切です。次の点を考慮しながら、「段階的」なペーパーレス化計画を策定することが重要です。

経営資源の制約

限られた人材、予算、時間の中では一度に大規模な変更を行うより、段階的な変更により失敗した場合の影響を小さくします。

従業員の受け入れ

大きな変化は従業員の抵抗感を招きやすく、対応する側にも大きな負担となります。まずはシンプルで効果がわかりやすい社内稟議書などから着手するなどの工夫が大切です。

コスト管理

段階的な導入をすることにより、大きな初期投資を分散させることができ、効果を確認しながら投資を進められます。

帳票のペーパーレス化はマネーフォワードがサポート

経理のペーパーレス化には会社の現状や業態に合ったシステムの選択が大切です。ここではマネーフォワード社で取り扱うクラウド型システムの紹介をします。

【マネーフォワードクラウド会計】

特に、会計のペーパーレス化を考える場合はクラウド型の会計ソフトがおすすめです。自動処理により入力の手間を削減します。

参考：マネーフォワードクラウド会計

【マネーフォワードクラウド請求書】

大量の帳票といえば、まず請求書が挙げられます。請求書の電子化を考えるなら、作成、送付、さらには保管までを一元管理でき、インボイス制度にも対応する請求書ソフトの導入がおすすめです。

参考：マネーフォワードクラウド請求書

【マネーフォワードクラウドインボイス】

請求書の送付だけでなく、請求書の受領にも対応可能なサービスもあり、債権管理、債務管理などへの流れもスムーズにサポートできるソフトが便利です。

参考：マネーフォワードクラウドインボイス

【マネーフォワードクラウド経費】

小口現金や従業員立替金などの細かな経費業務の電子化にはクラウド型経費精算ソフトがおすすめです。各種カードやスマホも利用可能です。

参考：マネーフォワードクラウド経費

【マネーフォワードクラウド給与】

給与計算や勤怠管理の電子化には、勤怠集計、自動計算などに対応した給与ソフトによる時短がおすすめです。

参考：マネーフォワードクラウド給与

【マネーフォワードクラウド勤怠】

税改正にも対応し、集計・管理が楽になる勤怠管理システムで、従業員のさまざまな働き方への対応が可能となります。

参考：マネーフォワードクラウド勤怠

帳票に関するひな形、テンプレート集

会計で使用する帳票だけでも非常に多くの種類があり、社内で統一できていない帳票も残っているかもしれません。

ペーパーレス化の検討において、帳票の洗い出しの際、電子化の対象となる帳票を一覧化する必要もあります。

下記帳票テンプレート一覧には、一般によく使われる帳票が掲載されています。是非ご参照ください。

参考：帳票テンプレート集一覧

帳票のペーパーレス化導入は段階的に！

ペーパーレス化に限りませんが、企業全体に影響するプロジェクトを計画する場合には、スモールスタートによる段階的なアプローチが化成功の鍵となり得ます。

ペーパーレス化は、単に紙からデータにするだけではなく、業務プロセス全体の効率化につながる企業における大きな改革の一つでしょう。

法令だけでなく、私たちの働き方も変わりつつある今、ペーパーレス化への取り組みを始める絶好のタイミングではないでしょうか。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：福留聡 (公認会計士)
福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。