- 作成日 : 2024年11月5日
経費精算や予算管理を効率的に行う方法は？経費予算作成の流れも解説
経費精算や経費予算の策定、管理などの効率化は急務といえます。リモートワークへの対応やキャッシュレス決済など、時代の流れに適した管理方法で効率化や不正防止を実現できるためです。
この記事では、経費精算や経費予算について、また経費管理を効率化できる方法まで詳しく解説します。
目次
経費精算とは
経費とは事業において発生する費用のことで、交通費や宿泊費、会食費用などを指します。経費精算とは、従業員が業務で立て替えた費用を企業が後日精算するための手続きです。
経費精算業務
経費精算業務とは、従業員が業務上で立て替えた費用を企業が後日精算して払い戻す一連のプロセスを指します。表計算ソフトを使用した申請書など紙ベースでの精算を行っている企業もありますが、近年では、経費精算システムを導入する企業も増えています。
経費精算はほとんどの会社で就業規則によって申請期日が定められており、期限内に速やかに精算しなければなりません。
従業員における経費精算業務
従業員は業務のために立て替えた費用を、経費として企業に申請します。経費申請は経費精算書に指定事項を記載し、領収書や明細書を添えて提出しなければなりません。出張旅費の精算の場合は、移動手段や経路など、細かい部分まで記載が必要です。
申請後、経理部門での確認・承認を得て、問題ないと判断されれば支払いが行われます。
経理担当者における経費精算業務
経理担当者は、経費の使用が会社のルールに沿っているかを確認します。申請された費用が経費に該当するか、金額が適正かどうかなどを慎重に審査し、不備がある場合は差し戻すケースもあります。
領収書の有無や内容についてもチェックし適正と認められた場合は承認し、その後経費の種類に応じて仕訳を行い、従業員に払い戻すのが一連の流れです。
経費精算の種類
経費精算には、主に小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類があります。それぞれ金額や用途が異なりますが、いずれの種類でも領収書や明細書が必要です。
小口精算
小口精算とは、日常の業務で発生する少額の経費を小口現金で精算する方法を指します。文房具などの金額が小さい消耗品費や、切手などの通信費、軽微な交通費などが対象です。
通常の経費精算のプロセスでは経費精算書の作成・提出が必要ですが、小口精算の場合は 経費精算書は必要なく、 領収書と引き換えに払い戻しが行われるのが一般的です。
交通費精算
交通費精算は、取引先への訪問など業務上の移動に必要な交通費を精算するためのプロセスです。比較的近距離で、それほど高額ではない際に使用します。
交通費精算においては、従業員は出発地点や目的地、使用した交通手段、ルートを明示したうえで交通費の申請を行います。申請後の流れは先にも述べた通りですが、最短距離ではないルートを使用していたり、交通手段を偽ったりする不正が発生しやすいため、より入念な確認が必要です。
旅費精算
旅費精算は、出張時に発生する比較的大きな費用を対象とする精算方法です。これには出張先への移動費、宿泊費のほか、取引先への手土産代、会食の費用なども含まれます。従業員は事前に出張計画書を提出し、そのうえで出張後に領収書を添付した旅費精算書を提出して精算を行います。
取引先と関係ない個人での飲食や物品の購入費用は、経費にはできません。
予算とは
企業における「予算」とは、会社の将来の収入や支出を事前に見積もった計画のことです。来年度の売上目標や、各部門が使える費用の上限などを具体的な数字で示します。予算は、会社が目指す方向性を金額で表したものといえるでしょう。
予算を立てることで、会社全体の目標が明確になり、各部門がどのように行動すべきかの指針になります。また、実際の結果と比べることで会社の状況を把握し、必要な改善策を考える基準にもなる大変重要なもので、慎重に決定されます。
経費との違い
経費は企業の日々の活動や事業運営に必要な出費で、すでに使われたお金を意味します。オフィスの家賃、従業員の給与、備品の購入費用などが経費に該当します。
それに対して、予算は将来の計画全体（収入と支出の両方を含む）を指し、経費はその中の実際の支出部分を指します。予算は経費を含む全体的な財務計画であり、経費は予算の一部を構成する実際の支出です。
経費予算とは
経費予算とは、企業が将来にわたって必要となる経費をあらかじめ見積もった計画です。どのくらいの経費がかかるのかを予測し、その範囲内で使用可能な資金の上限を決定します。
企業は常に目標に向かって行動していますが、無計画に進めてしまうと、たとえ売上目標をクリアできても経費がかさんで結果的に利益を得られない、というリスクに直面することもあるでしょう。しかし経費予算を策定することで、全体の予算と支出のバランスを適切に管理できるようになります。
経費予算を立てるメリット
経費予算の策定は、多くの企業にとって重要な財務管理プロセスです。しかし、その重要性が十分に理解されていない場合もあります。ここでは、経費予算を立てると、どのようなメリットがあるのかを見ていきましょう。
リソースの効果的な配分
経費予算を立てることで、企業は各部署やプロジェクトに適切なリソースを配分できます。主力の事業や新製品の開発など、より利益が期待できる事業に多くの経費を割り当てる一方で、コストカットができる事業では最小限に抑えるなど、効果的な運用が可能です。
また、予算の見直しを定期的に行うことで、その時々の状況に応じた経費配分が図れます。
経費管理の向上
経費として使える金額がはっきりしていると、企業は支出を計画的に管理できるようになります。上限があらかじめわかっているため、無駄遣いをなくし計画的な支出が可能になるでしょう。
予算超過が発生した場合も、その原因を追跡して改善策を講じられます。経費予算設定は、企業の資金管理を向上させ、財務健全性を保つためにも有効な手段といえます。
目標設定の明確化
目標設定の明確化は、経費予算設定のメリットのひとつです。経費の具体的な数字を通じて、会社の方向性や優先事項が明らかになります。
たとえば、「新規顧客獲得」という抽象的な目標を、「新規顧客獲得のためのマーケティングに1,000万円の経費」という具体的な数字に置き換えることで、全社員がその重要性を理解しやすくなるでしょう。社員で共通認識を持ち、目標に対する意識を同じレベルに保てます。目標実現のための行動計画も立てやすくなるでしょう。
経費予算を作成する流れ
経費予算策定の正しいフローを事前に把握しておくことで、実務がスムーズに進みます。具体的な流れを理解しておきましょう。ここでは経費予算を立てるフローについて、ご紹介します。
経費を漏れなくリストアップする）
適切な経費予算を作成するには、まずすべての経費を漏れなくリストアップします。日常的な支出から大規模なプロジェクトに必要なコストまで、すべての経費を棚卸ししてどこにどれだけの経費が使われているのかを把握しましょう。
また、リストアップの段階で無駄な支出を発見できることも多く、コスト削減が図れるケースもあります。
実績を分析し課題と改善点を明確にする
すべての経費を把握したら、事業者や部署ごとの経費の使用割合などを分析し、課題と改善できるポイントをはっきりとさせましょう。必要であれば、現場での聞き取りなども行います。徹底的に経費の内訳を精査することで、リアルタイムでの企業の内情に合わせた経費配分が可能になります。
また、経費が予算通りに使われているかどうかを把握することで、企業全体のコスト管理能力が向上し、経営の透明性も高まるメリットもあります。
売上や利益目標をもとに、経費予算を決定する
企業の予算案をもとに、売上や利益目標を考慮したうえで経費予算を確定します。目標や方針に応じて、各部署にて適切に振り分けましょう。
かつては経費を多くつぎ込んでいた事業であっても、今売上が落ちていれば他の事業に回すべきケースもあるかもしれません。漠然と毎年同じ金額の経費を割り当てていると今現在経費を使うべきところを見誤り、利益を上げるチャンスを逃すことになる可能性があります。
経費精算や予算管理を効率的に行う方法
経費精算や予算管理を効率化する方法としては、経費精算システムの導入やExcelなどの表計算ソフトがあります。以下で、それぞれについて詳しく解説します。
経費精算システムを導入する
経費精算システムの導入には費用がかかりますが、申請から承認までの一連のプロセスを自動化できるため業務の効率化が図れます。システムによってはICカードや領収書の読み取りなどの便利な機能があり、入力ミスなどのヒューマンエラーも減らせるでしょう。
リアルタイムで経費管理ができ、データがそのまま残るため後から分析などがしやすいのもメリットといえます。
Excelを利用する
Excelなどの表計算ソフトは、以前から利用されている経理管理方法です。すでに会社で表計算ソフトを導入していれば、導入コストはかかりません。ただし紙ベースの管理になるため承認などに時間がかかるほか、出張先やリモートワークでの申請には対応できません。
また、入力に時間がかかる、適宜関数の見直しが必要などのデメリットもあります。
経費精算や予算管理にはマネーフォワード クラウド経費がおすすめ！
「マネーフォワード クラウド経費」は、経費精算の効率化に貢献するクラウド型経費精算ツールです。クレジットカードや交通系ICカードとの連携により、明細を自動で取得する機能を備えており、仕訳もシステムが行うためそのまま経費を登録できます。
差し戻しや修正もシステム上で行うため、紙の申請書の修正や作り直しの手間はありません。スマートフォンアプリから申請ができ、いつでもどこでも隙間時間に経費申請ができます。
二重申請をアラートで知らせる設定など、経費精算の規定にエラーやアラートの設定もでき、効率化はもちろん申請の不備や不正軽減に貢献します。
「マネーフォワード ビジネスカード」と併用すると経費の立替も不要になり、リアルタイムで購買データが反映されるため、申請漏れのリスク減少、さらには月次決算の早期化も期待できるシステムです。
経費精算や予算管理の効率化をお考えであれば、導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
経費精算と予算管理の効率を上げるために
経費精算や予算管理の効率を向上させるためには、システムやツールを活用することが不可欠です。特に、経費精算システムの導入は、企業全体の業務効率を高め、正確な経費管理を可能にします。
インボイス制度や電子帳簿保存法など、経費に関係する法関連の動きが激しい中、できるだけ業務を効率化して時代に合った管理を行うことが大切といえるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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