作成日 : 2024年12月9日

経費立替のきつさを無くすには？立替精算書のテンプレートも紹介

「経費立替がきつい」という言葉は、従業員だけでなく経理担当者からもよく聞かれます。では、なぜ経費立替がきついと感じるのでしょうか？

本記事では、経費立替がきついと言われる理由やきついことによるリスクなどについて解説します。また、経費立替のきつさを無くす方法もあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

経費立替とは
- 発生するケース
- 発生しやすい職種・業種
経費立替の精算方法
- 立替精算
- 仮払い精算
立替経費精算書の無料テンプレート
経費立替をきついと感じる理由
- 立て替える従業員の負担
- 経理担当者の負担
経費立替がきついことによるリスク
経費立替のきつさを無くすには？
経費立替がきつい理由を把握して対策を立てよう

経費立替とは

「経費立替がきつい」といわれる理由を紹介する前に、あらためて経費立替について理解しておきましょう。経費立替とは、本来企業が支払うべき経費を従業員が立て替えて代わりに支払うことです。経費精算をすることで、負担した経費が戻ってくるため、従業員が自腹を切ることはありません。

ここでは、経費立替が発生するケースや発生しやすい職種・業種を紹介します。

発生するケース

立替払できる経費の種類に決まりはありません。一般的に交通費や出張費、日常業務においての少額費用の支払いで立替払いが発生することが、多いようです。

たとえば、取引先へ訪問する際の移動費や接待交際費、出張時の交通費、業務で使用する文房具の購入や書類のコピーなどが経費立替としてよく見られます。

立て替える金額は1回当たり少額になるケースが多いですが、頻度が多くなると従業員の経済的負担や精算する際の事務負担が大きくなることには注意が必要です。

発生しやすい職種・業種

発生するケースを見てわかるように、経費立替は外回りを行う営業職に多い傾向にあります。とくに出張を伴う場合は、出先への移動費や取引先との打ち合わせ費用、接待費、手土産代などの支出が発生しがちです。

経費立替の精算方法

経費立替の方法は、次の2つです。

立替精算
仮払い精算

それぞれの方法やメリット・デメリットを解説します。

立替精算

立替精算とは、従業員がかかった経費をいったん自費で立て替えておいて、後日会社で精算する方法のことです。

経理担当者と従業員のやりとりが、精算時の1回で済む点がメリットです。精算に際して何度もやりとりを行わずに済む点は、従業員の業務負荷軽減にもつながります。

一方のデメリットは、従業員のほうでかかった費用の全額をいったん立て替えなければならない点です。少額であれば負担も少ないですが、それなりの額になると、負担に感じてしまう従業員もいるかもしれません。

仮払い精算

仮払い精算とは、事前に必要とされる金額を想定して従業員に渡しておいて、あとから実費との差額を精算する方法です。仮払い精算のメリットは、事前に従業員にお金を渡しておけるため、従業員の金銭的負担の軽減につながる点にあります。

一方で、経理担当者と従業員のやりとりが仮払い時と精算時の2回発生してしまい、やり取り自体に手間がかかる点はデメリットです。

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経費立替をきついと感じる理由

経費立替をきついと感じる理由を従業員・経理担当者の立場それぞれから解説します。まずは、双方の理由を理解することが大切です。

立て替える従業員の負担

従業員側がきついと感じる理由としては、精算後に戻ってくるとはいえ、いったんお金を用意しなければならない点にあります。少額な場合や一度限りの場合であれば、負担に感じることは少ないでしょう。

しかし、数万円などまとまった金額だったり、複数回にわたって立て替えが必要だったりする場合は、従業員の負担も大きくなります。

さらに、領収書の管理や精算手続きなども自分で行わなければなりません。また、戻ってくると思って立て替えても、レシートや領収書がないと経費と認められず、精算されないおそれもあります。

従業員はこれらをストレスと感じることで、きついと感じてしまうのです。

経理担当者の負担

経理担当者がきついと感じる理由としては、あらかじめ現金を用意しておかなければならないことや帳簿との照合作業の煩雑さなどがあります。

まず、精算する際には社内に現金を用意しておかなくてはなりません。現金を用意するためには、金融機関に出向いて調達する必要があり、そのための作業時間も必要です。

さらに、精算後は現金の残高について現金出納帳との定期的な照合がかかせません。小口現金の残額が帳簿と合わない場合は、原因を追求する必要もあります。

経理担当者側からすると、お金を扱う業務だからこそのきつさに負担を感じてしまうようです。

経費立替がきついことによるリスク

経費立替がきついことによるリスクは、次の3点です。

従業員のモチベーション低下
経費の不正利用・流用
経理担当者の業務ミス

それぞれ詳しく見ていきましょう。

従業員のモチベーション低下

経費立替の回数が多いと、従業員の負担は増加する一方です。その結果、担当者が疲弊してしまい、従業員のモチベーション低下につながるため注意しましょう。

また、モチベーション低下により生産性の低下や退職率の上昇といったリスクも考えられます。

経費の不正利用・流用

経費立替がきついと、経費の不正利用や流用などのトラブルが起こるリスクが高まります。

経費精算は、最終的に経理担当者が一つひとつ手作業でチェックしなければなりません。経費精算が増えると、作業量に対して人手が足りず、不正を見落としたり、小さな不正であれば見逃したりすることも起こりえます。

不正利用や流用を発生させないためにも、経理担当者の負担を軽減させる工夫が必要です。

経理担当者の業務ミス

経費立替が多いほど、経理担当者の業務ミスにつながりやすくなります。たとえば、領収書の受け取り忘れや領収書の紛失、受け渡し金額のミスといったことが考えられるでしょう。

人間なので、多少のミスはつきものです。しかし、経費立替がきつい状態が慢性化すると負のスパイラルを招きかねません。

経費立替のきつさを無くすには？

経費立替のきつさを無くす方法を解説します。主なおすすめの方法は次の3つです。

法人クレジットカードの利用
経費精算システムの導入
経理業務のアウトソーシング

自社にあった方法を見つけて、経費立替のきつさを無くしましょう。

法人クレジットカードの利用

法人用のクレジットカードを導入すれば、社員による立替精算自体をなくせます。必要に応じて従業員へ法人クレジットカードを渡しておき、必要なときにそのクレジットカードを使えば、立て替えの必要はありません。

ただし、使用金額の上限などクレジットカードの運用ルールを決めておかないと、予想外の金額が引き落とされるトラブルが発生してしまう恐れがあります。

使用可能額や事前申請の有無など、社内で運用ルールをしっかりと決めておくと安心です。

経費精算システムの導入

経費精算システムの導入も経費立替業務の効率化には有効です。経費精算システムを導入すれば、これまで手入力で行ってきた経費の入力や計算を自動化できます。それにより、業務効率化やミス低減につながるでしょう。

ただし、導入の際は、自社にあった機能や特徴を持った経費精算システムを選ぶことが重要です。たとえば、交通系ICカードやクレジットカードなどとの連携が可能なものであれば、登録したカードを使用すると経費精算システムに自動連携されるため、手続きを簡略化できます。

また、スマートフォンからもアクセスできるタイプは、出張や外回りが多い職種を抱えている企業にぴったりです。

経理業務のアウトソーシング

経理業務自体をアウトソーシング（外注）する手もあります。経理業務の外注化によって、経理担当者の業務負担軽減につながります。また、空いたリソースをほかの業務に当てられる点もメリットです。

ただし、都度精算を行っている場合は外注化が難しいため、経費立替を含めた業務フロー自体の見直しが欠かせません。外注後にトラブルが発生した場合の責任の所在なども含めて、外注先の担当者と相談し、運用方法を検討するようにしましょう。

経費立替がきつい理由を把握して対策を立てよう

経費立替は、経費を立て替える従業員、経費精算する経理担当者双方の立場においてきついと感じられがちな作業です。立て替える側からすると、一時的な金銭の負担が大きな負担となります。また、経理担当者からすると精算のために現金を用意したり、帳簿と照合したりと作業が煩雑になりがちな点が負担です。

経費立替のきつさを無くすうえでは、法人クレジットカードの利用や経費精算システムの導入、経理業務のアウトソーシングを検討するとよいでしょう。それぞれ異なる特徴を持つため、自社にあった方法を選んで、経費立替にたいする対策をとりましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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