- 作成日 : 2024年11月5日
経費精算はワークフローシステムで効率化できる！手続きの流れや選ぶポイントを解説
経費精算ワークフローは、企業における経費精算業務の一連の流れを体系化したものです。ワークフローシステムの導入により、申請から承認といった経理処理のプロセスが自動化され、業務効率が大幅に向上します。
本記事では、経費精算の基本的な概念から、ワークフローシステム導入のメリット、選定ポイントや実際の導入事例までを解説します。
目次
経費精算とは
経費精算業務とは、従業員が業務上で立て替えた費用を企業が後日精算する一連のプロセスを指し、主に小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類に分類されます。
それぞれについて、詳しく解説します。
小口精算
小口精算は、比較的少額の経費を小口現金で処理する方法で、文具費などの消耗品や軽微な交通費、切手類などの通信費など数百円程度の支出が対象です。
通常は領収書や明細書と引き換えに経費を精算するため、以降で解説する交通費精算、旅費精算よりも精算スピードが速いといえます。ただし、小口現金の管理には手間がかかり、実際の残高と帳簿残高を合わせる作業が毎日発生します。
交通費精算
交通費精算は、業務のために利用した交通機関の費用を精算するプロセスです。取引先への訪問や会議への参加などで発生する経費が対象になります。出張のように高額になる遠方への移動ではなく、比較的近距離への移動の際に使用されます。
交通費精算においてはかかった費用だけではなく、交通手段や経由地などのルートも申請しなければなりません。
旅費精算
旅費精算は出張や長距離移動に伴う経費を精算することを指します。出張先までの移動費のほか、移動先でのタクシー代、宿泊費や日当なども含まれます。
旅費精算は高額になる傾向があるため、事前に出張申請書の提出が求められることがほとんどです。
経費精算の手順
経費精算には、実費精算と仮払清算という2つのパターンがあります。手順はそれぞれ異なるため、ニーズに応じた運用方法を選択することが重要です。
それぞれの計算方法の手順を紹介します。
実費精算の場合
実費精算は、いったん従業員が経費を立て替えた後に、会社に対して経費申請をして払い戻しを受ける精算方式です。手順は以下のとおりです。
- 従業員が立て替えて支払い、領収書を受け取る
- 経費精算書を作成
- 上長への申請と承認
- 経理部門による処理
- 従業員への払い戻し
実費精算では従業員の一時的な金銭的負担が生じますが、実際に使用した金額のみを精算するため、正確な経費管理が可能です。
仮払精算の場合
仮払精算とは、一定の金額を社員が事前に受け取り、経費として使用した後に精算を行う方法です。精算の手順は以下のとおりで、若干実費精算とは異なります。
- 仮払金の申請と承認
- 仮払金の支給
- 経費の使用
- 精算書の作成・提出
- 承認
- 差額精算（過不足分の処理）
- 経理処理と記録保管
仮払精算従業員の立替負担を軽減できるため、高額な経費が予想される場合に特にメリットが大きいといえます。ただし、未使用の仮払金の管理や、精算時の差額処理など、追加の管理業務が発生します。
経費精算はワークフローシステムの導入で効率化できる
経費精算におけるワークフローシステムとは、経費の申請から承認までの一連の流れを電子化してくれるシステムのことを指します。経費精算システムを導入することで、従来の紙ベースの処理と比較して大幅な業務効率化が期待できます。
ワークフローシステムの導入によって、なぜ効率化が実現するのかを見ていきましょう。
申請漏れやミスを削減できる
ワークフローシステムには自動入力や自動仕訳をする機能が搭載されているため、入力ミスなどのヒューマンエラーの可能性が大幅に減ります。また、各種アラート機能によって二重申請などもチェックでき、不正確認の手間が減るため効率化が期待できるでしょう。
さらに、過去の申請履歴や経費のパターンを学習し、申請者に適切な提案を行ったり、インボイス制度や電子帳簿保存法に必要な要件を満たしているかをチェックしたりする機能を搭載しているシステムもあります。こうしたシステムを活用すれば、より正確で効率的な経費精算フローの実現も可能です。
申請や承認の作業スピードが上がる
従来の紙ベースの運用では申請書を回覧して承認せざるを得ないため時間や手間がかかりますが、ワークフローシステムの導入により、システム上でリアルタイムの申請や承認が可能になります。
クラウド型のシステムであれば申請者、承認者ともに外出先からでもアクセスできるため、申請・承認フローのスピードは格段に向上するでしょう。
不正申請を防ぎ内部統制が強化される
先述のとおりワークフローシステムはアラート機能や不正防止機能が備わっており、二重申請をはじめとする不適切な申請を阻止できます。
また表計算ソフトでの管理とは異なり人の手で改ざんしにくく、誰がいつどういった操作をしたのかという履歴もすべて確認できるため、監査や検証も容易になり、内部統制強化につながります。
ペーパーレス化によりコストカットできる
システム上で経費精算フローをすべて行うため、紙の申請書などが不要になります。紙の使用を削減し、ペーパーレス化を推進することで用紙や印刷にかかるコストを大幅削減できるほか、SDGsへの貢献にもつながるでしょう。
書類の保管コストもかかりません。書類の維持管理に手間を費やすこともなく、すべてシステム上で保管できるため省スペースで、オフィス環境の改善も期待できます。
ワークフローシステムを利用した経費精算の流れ
ワークフローシステムを利用した経費精算の流れそのものは紙ベースと大きく変わりませんが、申請から承認、支払いまでが自動化され、透明で一貫性のある処理が可能になります。
以下に、一般的なワークフローシステム上での経費精算の流れを紹介します。
- 専用アプリなどから領収書を読み取り、データ化
- システム上で経費申請フォームに必要事項を入力
- 読み取った領収書データを申請書に添付
- 入力内容を確認後、システム上で申請書を提出
- 設定された承認ルートに従って申請書を回付
- 承認者がシステム上で申請内容を確認、承認または必要に応じて差し戻し
- 承認された申請書は自動的に経理部門へ回付、自動で仕訳や振込データを生成
- 生成されたデータに基づき、従業員へ払い戻し
- 一連の流れはシステム上で記録、いつでも閲覧可能
紙ベースの運用では数日かかるフローも、システムの導入によって大幅にスピードアップできるでしょう。
経費精算のワークフローシステムを選ぶポイント
経費精算のワークフローシステムを選択する際は、自社の業務フローや規模、将来的な拡張性などを考慮する必要があります。以下に、主要な選定ポイントを解説します。
承認ルートや機能をカスタマイズできる
経費精算の承認ルートは企業によって異なるため、柔軟に承認ルートをカスタマイズできるものを選ぶと、シンプルで使いやすいワークフローが可能になります。役職や部門ごとのルートや特定の経費項目に対する承認者指定、申請金額に応じた承認プロセスなどが例として挙げられるでしょう。
入力項目やレイアウトなどもカスタマイズできると、より使い勝手が向上します。
自社の申請方式に対応している
経費精算のワークフローシステムを選択する際は、現在使用している申請フォーマットへの対応可否をチェックしましょう。
多くのシステムは標準的なスタイルの申請フォームを採用していますが、業種や企業規模によっては独自の申請フォーマットが必要な場合があります。自社の経費項目や科目体系に対応可能か、必要な承認項目や添付書類の設定が可能か、また多言語対応が必要な場合はその対応言語が十分かなどを慎重に確認しましょう。
システムが自社の申請方式に柔軟に対応できれば、導入後のスムーズな運用が期待できます。さらに、将来的な業務変更にも柔軟に対応できるシステムを選択することで、長期的な運用コストの削減にもつながります。
自社の会計や給与システムと連携できる
すでに導入済みの会計や給与システムがある場合、それらと連携できる経費精算のワークフローシステムを選ぶ必要があります。
関連システムと連携できれば、経費精算においても申請から振込まですべて自動化できるなど、さらなる業務効率化が見込めるでしょう。
中には連携できるシステムが限られるケースもあるため、導入済みシステムとの互換性の確認、具体的な連携方法は必ず確認するべきといえます。
ワークフローシステムにより経費精算が効率化した事例
ワークフローシステムを導入することで経費精算が効率化された企業の具体例を、いくつか紹介します。
九州旅客鉄道株式会社
九州旅客鉄道株式会社では、紙ベースで行われていた稟議申請プロセスにおいて最終決裁まで時間がかかりがちであることが課題であったため、改善策として事前設定によってワークフローが自動できるシステムを導入しました。
この結果、決裁まで数日かかっていたプロセスが数時間単位まで短縮され、大幅な業務効率化を実現しました。
株式会社トプコン
株式会社トプコンの例では、すでにワークフローシステムが導入済みではあったもののマルチデバイスに対応していなかったため、申請承認業務に遅延が発生していました。
そこでマルチデバイス対応のシステムに刷新し、スマートフォンからの申請や承認を可能にすることで、業務プロセスの円滑化と意思決定の迅速化を達成し、月間143時間の工数削減に成功しています。
株式会社ギオン
株式会社ギオンでは表計算ソフトで作成した経費精算書を各事業所から本社経理課へと紙ベースで提出していました。ワークフローシステム導入で経費精算データをシステム上での運用とし、会計システムに直接連携できる仕組みを構築することで本社経理課への業務の一極集中の解消に努めています。
ワークフローシステムの導入により、課題であった月次決算作業を妨げる要因が取り除かれ、早期化の実現につながる結果が得られました。
マネーフォワード クラウド経費なら申請から経費精算処理まで効率化できる！
経費精算のワークフローにおいては、書類の多さや煩雑な手続きがネックとなりがちです。「マネーフォワード クラウド経費」は、こういった課題を解消し、経費管理をよりスムーズにするためのツールです。
経費の申請から承認、支払いまでを一括管理でき、手作業によるデータ入力の負担を軽減します。また、システム上で自動的に経費の仕分けが行われ、経理部門での確認作業が簡素化される点も魅力。経費精算の業務効率を高めるだけでなく、申請のスピードや正確性も向上できます。
経費精算のワークフローシステムをお探しなら、「マネーフォワード クラウド経費」のご利用を視野に入れてみてはいかがでしょうか。
経費精算をスマートに！効率化のカギはシステム導入にあり
本記事では、経費精算業務を効率化するためのワークフローシステムについて詳しく解説しました。適切なワークフローシステム選定と導入によって、業務プロセス全体の大幅な改善が期待できます。
ペーパーレス化やリアルタイム処理、自動化によるミス防止など、多くのメリットがあるため、これからの企業の競争力向上にワークフローシステムは欠かせないツールとなるでしょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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