- 作成日 : 2024年11月5日
経費精算の抱える課題は？解決方法や経費精算システムについて解説
経費精算の課題は、多くの企業が直面する問題です。主な課題として挙げられるのは申請・承認の煩雑さ、不備による差し戻し、小口現金管理の手間、不正リスクなどでしょう。課題の解決には、経費精算システムの導入などの対策が必要です。本記事では、経費計算の課題と解決策について詳しく解説します。
目次
経費精算とは
経費精算とは、従業員が業務遂行のために立て替えた費用を会社に請求し、払い戻しを受けるプロセスを指します。企業の財務管理において重要な役割を果たし、主に小口精算、交通費精算、旅費精算の3種類に分類されます。
小口精算
小口精算は、日常的に発生する少額の経費を小口現金で処理する精算方法で、文具などの消耗品費や路線バスの運賃など、比較的小規模な支出が対象です。
従業員はいったん経費を立て替えて支払い、後日領収書と引き換えに精算するのが一般的です。なお、ほかの2つの方法においては精算の際に経費精算書の提出が求められますが、小口決算にいては経費精算書が不要なケースがほとんどです。
交通費精算
交通費精算は、従業員が業務で移動する際に発生する交通費を会社に申請し、払い戻しを受けるプロセスです。取引先への訪問や、社内外での打ち合わせなど、比較的近距離の移動が該当します。
交通費を申請する際には、金額だけではなく交通手段や利用ルート、日時を正確に記載する必要があります。また、ICカードの利用履歴や領収書が証憑として求められることが一般的です。
旅費精算
旅費精算は、従業員が出張などで発生する費用を精算する方法です。先に述べた交通費精算よりも大規模な支出になるのが一般的で、出張先までの移動費、宿泊費に加え、出張手当といった日当も経費の範囲に含まれます。
出張旅費精算は金額が大きくなりがちであるため、事前に出張計画書や出張申請書を提出し、承認を得ることが一般的です。
経費精算の業務フロー
経費精算の業務フローとは、従業員による経費申請から始まり、承認、最終的な払い戻しまでの一連の手順を指します。
ここでは、経費精算フローの各ステップについて詳しく見ていきましょう。
従業員が経費精算の申請を行う
経費精算のプロセスは、従業員が領収書や明細書に基づいて経費精算書を作成するところから始まります。経費精算書には交通費や宿泊費などに基づいて金額や日付、目的などを正確に記入し、経費の支出内容を明確にします。
すべての経費には領収書や明細書が必要で、経費精算書に添付しなければなりません。経費精算書が完成したら上長や経理担当などの承認者に提出します。
経理担当者が不備チェックをして承認する
申請された経費精算書は、上長や経理担当者によって審査されます。この段階では、申請内容の妥当性、社内規定との整合性、領収書などの証憑の適切性などが綿密にチェックされ、不備や疑問点が見つかった場合は、申請者に差し戻して修正を求めます。
企業によっては、複数の承認プロセスをクリアしなければならないこともあり、承認と差し戻しで時間がかかることも少なくありません。
問題がなければ承認が行われ、次のステップに進みます。
経費の払い戻しが行われる
経理部門は承認された経費を適切な勘定科目に仕訳したうえで、企業のルールに従って従業員に経費を払い戻します。
払い戻し方法は給与と共に振込まれるのが一般的ですが、別途現金で支払われるなど企業や金額、内容などによって異なります。
経費精算の抱える課題
経費精算プロセスには、多くの企業で共通する課題が存在します。課題は業務効率の低下や不正につながる可能性があるため、適切な対策を行うことが大切です。
主な課題としては、以下が挙げられます。
申請・承認作業に手間がかかる
経費精算のための申請書類の作成や承認には細かな確認が必要で、時間も手間もかかります。承認者が複数介在する場合はなおさらです。
特に紙ベースの申請書を使用する場合、書類を回覧すること自体に時間がかかることも少なくありません。また承認後も経理部門において複数の領収書や明細書の確認、計算の正確性のチェック、社内規定との整合性、仕訳など、多岐にわたる作業が発生します。
こうした問題は経理部門の業務効率を低下させるだけでなく、払い戻しまで時間がかかることで従業員の負担が大きくなる可能性もあります。
申請不備による差し戻しで時間がとられる
経費精算の申請には多くの場合、経費精算書が必要ですが、書き間違いや記入漏れ、計算ミスなどによって差し戻しが発生することも少なくありません。特にあまり経費を使用する機会がなく、経費精算の流れに慣れていない従業員は書類の不備が多くなりがちです。
承認者は不備があると差し戻しすることになりますが、差し戻しによってそこで書類が滞留することに加え、確認作業を繰り返さなければならず余分な時間がかかります。
特に月末や期末など経費処理が集中する時期には、この問題がより顕著になるでしょう。
小口現金の管理に工数がかかる
小口現金は、頻繁に発生する少額の支出をその都度小口現金出納帳に記帳するなど、適切に処理しなければなりません。
毎日小銭を数え、現金残高と帳簿残高を合わせる作業が生じます。もし合わなければ、その確認作業に多くの時間を費やされることになるでしょう。さらに月末などに定期的に精算し、現金口座から現金の補充を行う必要もあります。
また現金を動かすため、確認作業は複数人で行うなど、人員コストもかかるうえ、現金を扱うことによる紛失や盗難のリスクも考慮しなければなりません。
不正が発生するリスクがある
Excelなどの表計算ソフトを使用して紙ベースで経費管理をしている場合、第三者が容易に入力内容を改ざんできます。また二重申請に気付きにくい、経費の水増し請求や領収書の改ざんなども比較的容易である、といったリスクも無視できません。
印刷した紙の経費精算書の不正持ち出しや紛失によって経理情報が外部に漏れる危険もあります。
経費精算の課題解決方法
経費精算の課題を解決するためには、システムの導入、業務のアウトソーシング、社内ルールの整備などが必要です。
それぞれの方法について、詳しく見ていきましょう。
経費精算システムを導入する
経費精算システムは、申請から承認前の一連の経費精算フローを自動化し、大幅な効率化が期待できます。会計システムと連携させることで、従業員への払い戻し作業まで一元管理することも可能です。
システムによっては領収書の自動読み取りやICカード・クレジットカードとの連携機能があることに加え、社内ルールベースの自動チェックなどの機能により、手作業を最小限に抑えて効率化とエラーや不正のリスク低減を実現します。
経理業務をアウトソーシングする
経費精算業務のアウトソーシングは、社内リソースの有効活用と専門性の向上を同時に実現できる方法です。
専門の業者に経費精算を委託することで、専門家ならではの技術や知識を活用した効率的な処理が可能になります。また、内部統制の強化や、繁忙期の業務負荷分散にも効果が期待できるでしょう。さらに、社内で専任の従業員を置く必要がなくなり業務量に応じてリソースを調整できるメリットもあります。
ただし、機密情報の取り扱いには十分な注意が必要です。
経費精算のルールを社内に周知徹底する
明確な経費精算ルールを策定することはもちろんですが、精算に関するルールを社内に周知徹底することも課題の解決には有効です。ルールの周知によってルールを知らないことによる書類の不備や、期日遅れなどの頻度を減らすことにつながるでしょう。
定期的な研修の実施やマニュアルの更新により、ルールの浸透と遵守を継続的に促進することが大切です。
経費精算システムを導入するメリット・デメリット
経費精算システムの導入は、業務効率化と内部統制強化に寄与する一方で、導入コストや運用上の課題も存在します。企業の規模や業態に応じて、メリットとデメリットを慎重に検討し、状況に適した選択をする必要があります。
経費精算システムの導入にはどのようなメリット、デメリットがあるのかを具体的に紹介します。
メリット
経費精算システム導入の主なメリットには、処理の迅速化、不正防止、ペーパーレス化によるコスト削減などがあります。先述のとおり申請から承認、支払いまでのプロセスが自動化されることで、紙ベースでの経費精算よりも大幅な時間短縮が可能です。
領収書読み取りや自動仕訳機能によって申請者と経理担当者の手間と時間が削減できるほか、システム上にてリアルタイムで承認できるため承認者にもメリットがあります。
また、経費精算システムは社内ルールに応じてアラートやチェック機能をカスタマイズできるため、二重申請などの不適切な申請を自動的に検出し、不正防止にも貢献します。領収書や明細書を撮影して自動入力できるシステムであれば、領収書の改ざんリスクもほとんどありません。
さらにデジタル化によるペーパーレス化は、書類の保管スペースの削減や環境負荷の軽減にもつながります。加えて、リアルタイムでの経費状況の把握が可能となり、経営判断に必要な情報をタイムリーに提供できるようになるでしょう。多くのシステムは法令遵守機能も備えており、電子帳簿保存法などの規制にも対応しやすくなります。
デメリット
経費精算システム導入の主なデメリットとしては、初期導入コストの負担や運用中のトラブル対応、システム導入に慣れるまで時間がかかることなどが挙げられます。
システムの購入やカスタマイズ、既存システムとの連携など、導入にはある程度のコストがかかります。企業によってはこのコストがシステム導入の障壁となることがあるかもしれません。
新しいシステムの操作方法を全従業員が習得するまでには一定の期間を要し、その間は一時的なものとはいえ業務効率が低下する可能性があります。
また、システム運用中のトラブル対応も潜在的なデメリットです。システムの不具合やネットワーク障害が発生した場合、経費精算業務全体が停滞するリスクがあります。さらに、セキュリティ面での懸念もあり、データの漏洩や不正アクセスへの対策も必要です。
マネーフォワード クラウド経費なら経費精算の課題を一気に解決！
経費精算のプロセスは複雑で手間がかかりますが、経費精算システム「マネーフォワード クラウド経費」を導入することで、大幅な業務改革が可能です。
経費の申請や承認、支払いをワンストップで管理できるため、業務フローが効率化されます。特に、スマートフォンでのレシート撮影機能や電子領収書の対応により、紙ベースの作業が不要となり、スピード感のある処理を実現できるでしょう。
また、リアルタイムでの承認フローが可能なため、申請から承認までの時間が短縮され、経費精算にかかる時間の大幅な削減が期待できます。こういったデジタルツールを活用することで、経理業務を効率化し、企業全体の生産性向上につなげられるでしょう。
時間の短縮や業務の効率化を実現し課題を解決するだけではなく、正確性も向上させる、それが「マネーフォワード クラウド経費」です。
経費精算を効率化するための方法を検討しよう
経費精算の効率化は、企業の業務改善における課題のひとつといえます。課題解決には経費精算システムの導入、業務のアウトソーシング、社内ルールの整備などさまざまなアプローチがあるため、各企業の規模や業態、課題に応じた方法を選択し、継続的に改善を図ることが大切です。
効率化によって得られた時間とリソースを、より付加価値の高い業務に振り向けることで企業全体の生産性向上にも貢献できるのではないでしょうか。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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