帳簿の種類とそのつけ方
帳簿には、主要簿と補助簿という区分があります。ここでは、それぞれの主な帳簿の紹介と、記入のポイントについて解説します。
主要簿と補助簿について
帳簿とは、取引の内容を記録するためのものです。その帳簿は、主要簿と補助簿とに区分されます。主要簿とは、どの会社においても必要不可欠な帳簿で、取引があると必ず記入されるものです。また、主要簿を用いて、試算表が作られ、試算表は貸借対照表や損益計算書の作成に用いられます。
一方、補助簿とは、必要に応じて記入するもので、主要簿の内容を補うために使われます。補助簿にはいくつかの種類がありますが、会社によって必要なものだけを使用します。
主要簿の帳簿と記入のポイント
主要簿の代表選手が総勘定元帳です。また、総勘定元帳の記入に際して重要な役割を持つ仕訳帳も主要簿となります。下記でそれぞれの帳簿の特徴と記入のポイントについて解説します。
仕訳帳
仕訳帳とは、全ての取引の仕訳を日付順に記入した帳簿です。フォーマットはさまざまなものがありますが、下記でその一例を紹介します。
【書き方のポイント】
各項目に以下の内容を書き込みます。なお、仕訳帳の記入に際しては、日付順が大原則ですから、忘れないようにしましょう。
1.日付：取引日を記入します。
2.摘要：「現金」、「売上」といった勘定科目を記入します。また、「A会社」といったようなメモも摘要欄に残します。
3.元丁：総勘定元帳に転記した際のページを記入します。ページが記入されていれば、転記が終了したことがわかります。
4.貸方・借方：勘定科目を記録した行に、貸方勘定の金額、もしくは借方勘定の金額を記入します。
5.区切線(仕切線)：1つの取引ごとに、摘要欄に線を引き、前後の取引との区別がつくようにします。また、1つの取引は、ページをまたぐことができないため注意が必要です。
2.摘要：「現金」、「売上」といった勘定科目を記入します。また、「A会社」といったようなメモも摘要欄に残します。
3.元丁：総勘定元帳に転記した際のページを記入します。ページが記入されていれば、転記が終了したことがわかります。
4.貸方・借方：勘定科目を記録した行に、貸方勘定の金額、もしくは借方勘定の金額を記入します。
5.区切線(仕切線)：1つの取引ごとに、摘要欄に線を引き、前後の取引との区別がつくようにします。また、1つの取引は、ページをまたぐことができないため注意が必要です。
総勘定元帳
次に、総勘定元帳について説明します。総勘定元帳とは、仕訳帳をもとに作成する帳簿で、勘定科目ごとに記録します。なお、仕訳帳の内容から総勘定元帳を記入することを「転記」と呼びます。総勘定元帳では、現金は現金でまとめて、売り上げは売り上げでまとめて記録されるため、例えば、1年分の現金の取引の流れや金額を知りたいといった場合に役立ちます。また、総勘定元帳をもとに、試算表が作られます。
【書き方のポイント】
各項目に以下の内容を記入します。また、総勘定元帳は、勘定科目ごとの記録をする帳簿のため、記入は勘定科目別に行います。
1.日付：取引日を記入します。
2.摘要：仕訳帳で相手勘定科目となっている科目を記入します。例えば、仕訳帳で借方が「現金」貸方が「売掛金」となっており、現金についての記入をしているならば、摘要欄は「売掛金」となります。また、相手勘定が2つ以上の場合には「諸口」と記入します。
3.仕丁：総勘定元帳は仕訳帳を転記することで作成されますから、その転記元のページ番号を書きます。
4.借方・貸方：借方であれば借方に、貸方であれば貸方の欄に、金額を記入します。
5.借／貸：残高が借方残高であれば「借」、貸方残高であれば「貸」と記入します。
6.残高：その行の時点での残高を計算し、記入します。
2.摘要：仕訳帳で相手勘定科目となっている科目を記入します。例えば、仕訳帳で借方が「現金」貸方が「売掛金」となっており、現金についての記入をしているならば、摘要欄は「売掛金」となります。また、相手勘定が2つ以上の場合には「諸口」と記入します。
3.仕丁：総勘定元帳は仕訳帳を転記することで作成されますから、その転記元のページ番号を書きます。
4.借方・貸方：借方であれば借方に、貸方であれば貸方の欄に、金額を記入します。
5.借／貸：残高が借方残高であれば「借」、貸方残高であれば「貸」と記入します。
6.残高：その行の時点での残高を計算し、記入します。
補助簿の主な帳簿について
補助簿には、さまざま種類があり、必要に応じて使われます。ここでは主な補助簿のそれぞれの特徴と、「現金出納帳」の書き方のポイントについて説明します。
現金出納帳
現金出納帳とは、毎日の現金の流れと残高を把握するための帳簿です。現金での取引が発生した順に記入し、残高を計算します。
【書き方のポイント】
現金出納帳には、現金での取引を発生順に記録します。
1.日付：取引の発生日を記入します。
2.摘要：取引内容の説明を記入します。例えば、「A商店へ売り上げ」、「B商店の売掛金を回収」というように、取引の相手方も記入しましょう。
3.収入金額・支出金額：取引で発生した、現金での収入または支出の金額を記入します。
4.残高：収入と支出を差し引きし、残高を求め、記入します。なお、この金額は手元にある現金残高と一致します。
5.繰越：月末には摘要に次月繰越と記入し、残高、収入金額・支出金額を記入します。また、月始には、摘要に前月繰越と記入し、残高、収入金額を記入します。
2.摘要：取引内容の説明を記入します。例えば、「A商店へ売り上げ」、「B商店の売掛金を回収」というように、取引の相手方も記入しましょう。
3.収入金額・支出金額：取引で発生した、現金での収入または支出の金額を記入します。
4.残高：収入と支出を差し引きし、残高を求め、記入します。なお、この金額は手元にある現金残高と一致します。
5.繰越：月末には摘要に次月繰越と記入し、残高、収入金額・支出金額を記入します。また、月始には、摘要に前月繰越と記入し、残高、収入金額を記入します。
仕入帳
仕入帳には、仕入れの明細を記録します。総勘定元帳でも、仕入勘定でまとめますが、総勘定元帳ではわからない、仕入れの個数や単価なども記入します。仕入帳には、仕入れ数に変化があった際に記入します。返品時や商品の値引き時にも記入するので気をつけましょう。
売上帳
売上帳は、売り上げの明細を記録するもので、総勘定元帳の「売上」勘定の補足をします。売り上げがあった場合に、売り上げ数や売り上げ単価などを記入します。返品・値引きに関しても同様です。
支払手形記入帳
支払手形記入帳は、支払手形に増減があった場合に記入します。支払手形は、現金の代わりに利用されるものです。手形を利用する取引があった際には、支払手形記入帳に、手形の受取人(代金として手形を受け取る人)、振出人(手形を発行した人)、摘要(取引内容)、手形を決済する金融機関などを記入します。
売掛金元帳
売掛金とは「掛け」で取引を行った際に記入する帳簿で、取引先別に「売掛金」の残高がわかるものです。総勘定元帳の「売掛金」勘定からは把握できない、どの相手方にどのくらいの売掛金があるかを記録します。
まとめ
主要簿と補助簿の主な帳簿とその書き方について説明しました。さまざまな帳簿の種類について、また記入のポイントについて確認してみましょう。
管理方法については、紙保管に比べると簡便に扱える電子的な保存方法を「電子的に保存する『電子帳簿保存法』と『e-文書法』とは？」にて解説しています。
