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  • 更新日 : 2024年8月13日

小口精算とは？経費精算は給与振込でやるべき？

少額の精算のために社内に用意された小口現金による経費精算を小口精算といいます。経費精算の方法には、小口精算のほかに都度振込や給与振込時の精算などの方法がありますが、どの方法を用いるのがよいのでしょうか。

この記事では、小口精算のメリットやデメリット、小口現金から振込にした場合の業務フローの変化について解説していきます。

小口現金とは

小口現金は、現金による支払いや少額の経費精算のために会社が用意する現金です。書類発送に必要な切手代、請求書や領収書に必要な収入印紙代、事務消耗品代など、日々の業務で必要な少額の経費の支払いに利用されます。また駐車場代や電車代など、業務上の移動で発生した従業員の交通費や立替経費の精算にも使われます。

小口現金は店舗や部署ごとに数万円程度を用意するのが一般的です。各店舗や部署の事務担当や管理職が小口現金管理者となり、定期的な現金の補充や現金出納帳への記入を行う必要があります。

小口精算とは

小口精算とは、小口現金を用いて行う従業員が立て替えた経費の精算を指します。立替経費の精算は支払いを証明する領収書やレシートと引き換えに行うのが原則です。小口精算のメリットやデメリットは次の見出しで取り上げます。

小口現金は廃止して振込にすべき？

小口現金を廃止した場合、立替経費の精算は従業員の銀行口座への振込によって行われます。経費精算の方法を現金手渡しから口座振込にすることで、手続き上、どのような変化があるのでしょうか。小口現金を廃止して振込に移行した場合のメリットとデメリットを取り上げます。

小口現金を廃止するメリット

小口現金を廃止するメリットは、経費が発生するたびに小口精算の処理をする必要がなくなる点にあります。

小口現金の管理者は、従業員の小口精算に対応できるように小銭を用意しておかなければなりません。近年では金融機関での両替には手数料が求められる傾向が強まっており、十分な小銭を用意するにも手間がかかるようになっています。

また、小口精算を行った後には、小口現金出納帳への記帳を行う必要があります。さらに、定期的に帳簿と現金の残高に差異が出ていないか照らし合わせる必要があります。小口現金管理者の業務負担は決して小さくありません。さらには盗難や紛失のリスクも抱え続けるため、管理者への負担は増すばかりです。

小口現金を廃止すれば、小銭の用意や記帳、照らし合わせの手間がなくなり、管理者の業務効率の大きな改善が見込めます。また、盗難や紛失のリスクをなくすのは、安全管理の観点からも非常に大きなメリットといえるでしょう。

小口現金を廃止するデメリット

小口現金を廃止するデメリットは、従業員が立て替えた経費をすぐに精算できなくなることです。小口現金とは異なり、振込は金融機関の営業日や営業時間の影響を受けるため、経理担当者がすぐに手続きをしたとしても、実際に振込が行われるまで時間がかかることがあります。

また、振込の場合、振込手数料がかかることがほとんどです。振込手数料の負担をなくすために、経費発生の都度振込をするのではなく、給与振込のときにまとめて経費精算を行う会社もあります。これまで小口精算を行っていた場合は、都度精算ではなく、月1回の精算に変わってしまいますので、給与振込時に経費精算を行う場合は従業員から理解を得る必要があるでしょう。説明もなく小口精算から給与振込時の精算に移行するとトラブルの元になります。

さらに、小口現金を廃止すると経費精算のフローが変わってきますので、経理担当者が申請者から領収書やレシートを受け取るまでに時間がかかることがあります。必要な書類をすぐに回収できず、場合によっては従業員が領収書などを紛失してしまう可能性があることも小口現金を廃止するデメリットです。

小口現金から振込に変更した場合の業務フロー

経費精算の方法を小口現金から振込に変更した場合、業務はどのように変化するのでしょうか。

まず、小口現金で経費精算した場合の業務フローを紹介します。以下は、従業員が立替払いした場合の業務フローの一例です。

【小口現金による経費精算の業務フローの例】

  1. 経費立替時に領収書を受け取る（立替者）
  2. 担当者領収書を受領し内容を確認する（経理）
  3. 確認後に小口現金で精算する（経理）
  4. 経費精算の会計処理を行う（経理）
  5. 小口現金出納帳に取引を記帳し帳簿残高と実際の残高が一致しているか確認する（経理）

小口現金は、支店などの小規模な組織での活用が想定されるため、多くの場合、申請者の上長の承認を挟まず、小口現金管理者が小口現金で経費精算を行います。そのため立て替えた経費が多額でなく、用意された小口現金での精算が可能な範囲であれば、領収書と引き換えに当日のうちに現金での精算を受けられます。

次に紹介するのは、従業員が経費を立て替え、立替分の経費精算を振込で行った場合の業務フローの一例です。

【振込による経費精算の業務フローの例】

  1. 経費立替時に領収書を受け取る（立替者）
  2. 領収書と一緒に経費精算申請書を提出する（立替者）
  3. 経費精算申請書の承認（立替者の上司など）
  4. 担当者が内容を確認する（経理）
  5. 経費立替の会計処理を行う（経理）
  6. 給与計算時に立替分の精算を反映させる（給与）
  7. 給与振込時にまとめて精算する（給与）
  8. 立替金精算の会計処理を行う（経理）

比較的大きな組織で振込による経費精算を行う場合、精算の手続きが特定の日時に集中する傾向が強いため、経理担当者がそれぞれの立替経費を精査する余裕を持ちにくくなります。そのため経理担当者への申請が行われる前に上長によるチェックを行い、経理担当者への責任の集中を防ぐフローが用いられます。

なお、この例に挙げた精算フローは、小口現金の例に比べて多くの手順を必要とします。組織が大きい場合にはこの例のように複数の段階で行うチェックが求められますが、小さな組織で小口現金を廃止することが目的なら、上長によるチェックを省略してもよいでしょう。

また、拡大した業務フローを効率化し、スムーズな経費精算を行うなら、従業員への経費精算規定の周知や経費精算システムの導入といった対応も検討するとよいでしょう。

毎月の経費精算の回数が多いなら給与振込が便利

毎月の経費精算の回数が少ない場合は小口現金でも対処できますが、経費精算の回数や金額が増えると小口現金での精算が難しくなります。経費精算の回数や金額が多い場合は、給与振込時の精算など振込による経費精算が便利です。ただし、精算方法を小口現金から振込に変更すると、業務フローも大きく変わってしまいます。社内で混乱が起きないように業務フローを整理し、経理精算規定の設置や経費精算システムの導入など、十分な環境を整えたうえで移行を進めましょう。

よくある質問

小口現金とは？

小口現金は、少額の経費をすぐに精算できるように会社が用意しておく少額の現金で、店舗や部署ごとに管理されていることが多いです。詳しくはこちらをご覧ください。

小口精算とは？

小口精算は、従業員の立て替えた経費を領収書などと引き換えに、小口現金により精算することをいいます。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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