作成日 : 2025年9月3日

業務効率化につながる自動化48例！失敗を防ぐコツも解説

日々の業務効率化を進める中で、「今のやり方のままでは、これ以上の改善は難しい」と感じてはいませんか。人手不足や生産性の向上が課題となる中、業務効率化の次のステップとして「自動化」が注目されています。これは、今ある手順を速くするだけでなく、作業そのものをシステムに任せるという考え方です。この記事では、業務効率化の先にある自動化の実際の例や、それを実現するツールについて、わかりやすく解説します。

業務効率化を進める自動化の身近な例
業務効率化の自動化を実現する主なツール
業務効率化の自動化がもたらすメリット
業務効率化のための自動化で注意すべき点
業務効率化の自動化を成功させる進め方
自社に合った業務効率化と自動化で持続的な成長を目指す

業務効率化を進める自動化の身近な例

業務効率化の次のステップとして、これまで人の手で行っていた作業そのものを、システムに任せる「自動化」の例を見ていきましょう。部門ごとにどのような業務が自動化の対象になるのか、身近な例を挙げて解説します。

経理・会計部門における自動化の例

経理・会計部門は、請求書の作成や経費精算、入金確認など、毎月決まった手順で行う作業が多くあります。これらの手作業を自動化することで、入力ミスを防ぎ、月次決算の早期化にもつながるでしょう。

請求書・領収書の自動作成と送付
交通費や交際費などの経費精算ワークフロー
銀行口座の取引明細を自動で取り込み仕訳
売掛金の入金消込作業

人事・労務部門における自動化の例

人事・労務部門では、給与計算や勤怠管理、入退社手続きなど、正確さが求められる作業がたくさんあります。自動化は、計算ミスを減らすだけでなく、従業員からの問い合わせ対応にかかる時間を減らす効果も期待できます。

勤怠データと連携した給与の自動計算
年末調整や社会保険に関する書類作成
従業員の住所変更や扶養家族の申請手続き
有給休暇の残日数管理と自動付与

営業・マーケティング部門における自動化の例

営業やマーケティング活動においても、自動化は役立ちます。顧客へのアプローチや情報管理を自動化することで、担当者は商談や戦略を考えるといった、より創造的な活動に時間を使えるようになります。

Webサイトからの問い合わせに対する一次対応メールの自動返信
名刺情報のデータ化と顧客リストへの自動登録
見込み顧客の行動履歴にもとづくメールの段階的配信
営業報告（日報）の作成と共有

カスタマーサポート部門における自動化の例

顧客からの問い合わせに対応するカスタマーサポート部門では、素早く正確な回答が求められます。よくある質問への対応を自動化することで、オペレーターはより難しい問題に集中できるようになり、お客様の満足度向上にも貢献します。

チャットボットによる24時間365日の問い合わせ対応
問い合わせ内容に応じた担当部署への自動振り分け
FAQページのアクセス分析とコンテンツ改善提案
電話応対内容の音声認識によるテキスト化と要約

情報システム部門における自動化の例

情報システム部門の業務は、社内のIT環境を安定して動かすことです。サーバーの監視やアカウント管理などを自動化することで、障害が起きるのを防いだり、問題が起きてもすぐに対応できたりするようになり、全社の生産性を支えます。

サーバーやネットワーク機器の死活監視と異常検知時の自動通知
新入社員のアカウント一括作成や退職者のアカウント削除
ソフトウェアのインストールやアップデートの自動実行
定期的なデータのバックアップ作業

採用・広報活動における自動化の例

採用活動や広報活動では、多くの候補者やメディアとのやり取りが生まれます。面接日程の調整やプレスリリースの配信などを自動化することで、候補者との対話やメディアとの関係づくりといった中心的な業務に力を注げます。

応募者情報のデータベースへの自動登録
書類選考通過者への面接日程調整の自動化
プレスリリースの予約配信と配信先リスト管理
SNSへの定期的な情報発信

法務・コンプライアンス部門における自動化の例

契約管理や反社チェックなど、企業の信頼を守るためのリスク管理業務にも、自動化できる作業は多くあります。抜け漏れを防ぎ、管理体制を強化するのに役立ちます。

契約書の期限管理と、更新時期のリマインド通知の自動化
新規取引先情報にもとづく、反社会的勢力チェックの自動実行
利用規約やプライバシーポリシー改定時の、Webサイトへの自動反映
法改正に関する情報の自動収集と、関連部署への通知

プロジェクト管理における自動化の例

部門を横断するようなプロジェクトの進捗管理も、自動化によって関係者の手間を大幅に削減できます。報告やリマインドを自動化することで、メンバーは本来の作業に集中できます。

タスクの締め切りが近づいた際の、担当者へのリマインダー自動通知
ガントチャートやカンバンボード上での、タスク完了に伴うステータスの自動更新
各メンバーの進捗報告を元にした、週次レポートの自動生成と関係者への配信
プロジェクトの予算実績をリアルタイムで集計し、予算超過を警告するアラート

コミュニケーションにおける自動化の例

社内外の円滑な情報共有や、定型的なやり取りも自動化することで、認識の齟齬や対応漏れを防ぎ、より本質的な対話に時間を使えるようになります。

会議や商談の日程調整と、参加者へのリマインダー自動通知
ビジネスチャットツールへの定型的な情報共有（例：毎日の売上速報、プレスリリースの共有など）
Webサイトの問い合わせフォームへの一次返信メールの自動送信
電話の自動音声応答（IVR）による、用件に応じた担当者への振り分け

物流・在庫管理部門における自動化の例

ECサイトや小売業、卸売業など、商品の移動や保管が伴う事業では、自動化の効果がとくに大きく現れます。発注や出荷のミスを減らし、欠品や過剰在庫を防ぐことにもつながります。

ECサイトからの注文データにもとづく、倉庫への出荷指示の自動化
在庫数の常時監視と、設定した数を下回った際の自動発注
需要予測データにもとづく、最適な在庫数の自動計算
配送伝票や送り状の自動作成・印刷

医療・介護業界における自動化の例

人手不足がとくに深刻な医療や介護の現場でも、自動化はスタッフの負担を軽減し、患者さんや利用者さんに向き合う時間を生み出すために活用されています。

Webや電話自動応答による、診療や面会の予約受付
問診票の内容やバイタルデータを、電子カルテへ自動で転記
介護ロボットやセンサーを活用した、見守りや介護記録の作成支援
スタッフの希望をふまえた、勤務シフトの自動作成

全社共通で活用できる自動化の例

特定の部門に限らず、どの会社でも発生するような業務も自動化の対象です。こうした共通の業務を自動化することは、組織全体の生産性を上げることに直接的につながります。

会議室や社用車の予約管理システム
Web会議のURL自動発行とカレンダーへの登録
社内回覧や稟議書の電子化と承認フロー
定期的な社内アンケートの実施と集計

業務効率化の自動化を実現する主なツール

業務の自動化は、目的に応じてさまざまなツールを使って実現できます。ここでは、会計や人事といった特定の業務に特化したシステムから、より幅広く使えるツールまで、主な選択肢を会計業務に近いものから順に紹介します。

会計業務を自動化する「会計ソフト」

会計ソフトは、日々の取引入力から決算書の作成まで、経理の仕事を手助けしてくれる専用のツールです。銀行口座やクレジットカードと連携し、取引データを自動で取り込んで仕訳する機能は、手入力の手間とミスを大きく減らしてくれます。

勤怠管理を自動化する「勤怠管理システム」

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻を記録し、労働時間を自動で集計するツールです。ICカードやスマートフォンアプリで打刻でき、残業時間や休暇取得状況をわかりやすく管理します。集計されたデータは給与計算ソフトと連携させることもできます。

人事手続きを自動化する「人事労務ソフト」

人事労務ソフトは、給与計算、社会保険手続き、年末調整、従業員情報管理など、人事や労務に関わる幅広い業務を手助けします。法改正にも自動でアップデート対応するものが多く、専門知識がいる複雑な業務の負担を軽くしてくれます。

契約プロセスを効率化する「電子契約サービス」

電子契約サービスは、契約書の作成からサイン、保管までをオンラインで終えられるツールです。製本や押印、郵送といった手間とコストをなくし、契約が終わるまでの時間をぐっと短くします。過去の契約書も探しやすくなるでしょう。

紙の書類をデータ化する「OCRツール」

OCR（光学的文字認識）は、請求書や領収書などの紙の書類をスキャナやスマートフォンで読み取り、書かれている文字をテキストデータに変える技術です。手入力の作業をなくし、会計ソフトなどへのデータ連携をスムーズにします。

申請・承認を電子化する「ワークフローシステム」

ワークフローシステムは、経費精算や稟議書など、社内のあらゆる申請と承認の流れを電子化するツールです。申請書類が今どこで止まっているのかが見えるようになり、承認の遅れを防ぎます。ペーパーレス化にもつながるでしょう。

Excelやスプレッドシートを自動化する「マクロ・GAS」

Excelの「マクロ（VBA）」やGoogleスプレッドシートの「GAS（Google Apps Script）」を使えば、日常的に行っている表計算ソフト上の作業を自動化できます。専門のツールを導入する前に、まず試せる手軽な自動化手法の一つではないでしょうか。

定型的なPC作業が得意な「RPAツール」

RPA（Robotic Process Automation）は、人間がパソコンで行う定型的な操作を、ソフトウェアのロボットに覚えさせて自動で動かすツールです。手作業でのデータ入力をいくら速くしても限界がありますが、RPAを使えばその作業自体をなくすことができます。

クラウドサービス同士をつなぐ「iPaaS」

iPaaS（Integration Platform as a Service）は、異なるクラウドサービス同士をつなげるための土台のようなものです。たとえば「Webフォームに問い合わせが来たら、チャットツールに通知し、顧客リストに自動で追加する」といった、サービス間のデータのやり取りを自動で実行します。

マーケティング活動を自動化する「MAツール」

MA（マーケティングオートメーション）ツールは、見込み顧客の獲得から育成までの一連のマーケティング活動を自動化します。お客様の行動に応じてメールを送ったり、関心の高さを点数付けしたりすることで、効率の良い営業活動をサポートします。

情報共有を効率化する「ビジネスチャット連携」

SlackやMicrosoft Teamsといったビジネスチャットツールは、他のサービスと連携させることで情報共有を自動化できます。サーバーの異常を知らせる通知や、新しい問い合わせがあった際の通知などを自動で投稿させ、関係者がすぐに状況を把握できるようにします。

AI（人工知能）を活用した高度な自動化ツール

AIを活用したツールは、単純な繰り返し作業だけでなく、過去のデータから学習して判断を行うような、より高度な自動化を叶えてくれます。問い合わせ内容の意図を汲み取って回答するAIチャットボットや、需要予測などがその例にあたります。

より複雑な処理に対応できる「プログラミング（Pythonなど）」

Pythonなどのプログラミング言語を使えば、既存のツールでは対応できない、自社独自の複雑な業務も自動化できます。Webサイトから特定の情報を定期的に集めることや、独自のデータ分析などができます。ただし、実現するには専門の知識が必要になります。

業務効率化の自動化がもたらすメリット

業務を自動化することは、ただ楽になるというだけではありません。それは、業務効率化だけでは得られにくい、仕事の「質」そのものを変えるほどの良い影響が見込めます。ここでは、自動化がもたらす主な3つのメリットについて解説します。

生産性の向上と人手不足の解消

自動化の最も大きなメリットは、生産性が上がることでしょう。これまで人間が何時間もかけていた作業を、ロボットやシステムがほんの数分で終わらせてくれます。こうして生まれた時間を、企画を考えたりお客様と話したりといった、人にしかできない仕事に振り分けることができます。

結果として、少ない人数でも多くの仕事がこなせるようになり、人手不足の悩みを和らげることにもつながります。

ヒューマンエラーの削減による業務品質の安定

人間が作業する以上、どんなに気をつけていても入力ミスや確認漏れといった間違いを完全になくすことは難しいものです。とくに、単調な繰り返し作業では集中力が続きにくく、ミスが起こりやすくなります。決められたルールどおりに正確に作業を実行する自動化は、こうした人の手によるミスを防ぎます。

仕事の品質が安定し、やり直しや修正にかかる時間も減らせるでしょう。

コア業務への集中と従業員満足度の向上

請求書の作成やデータの転記といった単純作業は、従業員にとって必ずしもやりがいを感じられる仕事ではないかもしれません。自動化によってこうした作業から解放されることで、従業員は自分の専門や得意なことを活かせる中心的な業務に、より多くの時間と熱意を注げるようになります。

これは、作業時間を短くする「効率化」だけでは得られにくい質的な変化といえるでしょう。仕事へのやりがいや達成感が高まり、従業員の満足度アップも期待できます。

業務効率化のための自動化で注意すべき点

多くのメリットがある業務自動化ですが、やみくもに進めると失敗してしまうこともあります。ここでは、自動化を考えるときに、あらかじめ知っておきたい注意点を3つ紹介します。

自動化しない方がいい作業の見極め方

すべての業務が自動化に向いているわけではありません。たとえば、毎回やり方が変わるような仕事や、お客様との信頼関係を築くことが大切な会話、あるいは新しいアイデアを生み出す創造的な作業などは、自動化にはあまり向いていないでしょう。

無理に自動化しようとすると、かえって効率が悪くなったり、サービスの質が落ちたりするおそれがあります。何でも自動化しようとするのではなく、人の良さが活きる領域はどこかを見極める視点が大切です。

「仕事がなくなる」という不安への向き合い方

自動化の話が出ると、従業員の中から「自分の仕事がロボットに取られてしまうのではないか」という不安の声が上がることがあります。この気持ちをそのままにしておくと、現場の協力が得られず、うまく進まないかもしれません。

大切なのは、自動化の目的は「人を減らすこと」ではなく「人がもっと価値のある仕事をするため」であると、経営層がはっきりと伝えることです。自動化によって生まれた時間で、どんな新しいスキルを身につけてほしいのか、会社としてどんな将来像を用意するのかを示すことが、従業員の不安を期待へと変えていくでしょう。

導入後のメンテナンスとブラックボックス化のリスク

自動化の仕組みを一度作ったら、それで終わりではありません。仕事の手順や使っているシステムが変われば、それに合わせて自動化の仕組みもメンテナンス（修正）する必要があります。メンテナンスを誰がやるのかをあらかじめ決めておかないと、メンテナンスされないために業務に合わなくなり、やがて使われなくなってしまいます。

特定の担当者しか仕組みをわかっていない「ブラックボックス化」を避けるためにも、手順書を作ったり、複数人で管理できる体制を整えたりすることが望ましいです。

業務効率化の自動化を成功させる進め方

業務の自動化を成功させるには、計画的に進めることが近道です。「今のやり方を少し速くする」という効率化の発想から一歩進んで、「作業そのものを機械に任せる」という視点で考えてみましょう。

自動化する業務の洗い出しと対象の選定

まずは、社内にどのような業務があるのかをすべて洗い出すことから始めます。その上で「時間がかかっている」「ミスがよく起きる」「手順が毎回同じ」といった観点から、自動化できそうな業務をリストアップします。これは、ただ非効率な作業を探すのではなく、機械に任せるのに適したルールベースの作業を見つける作業です。その中から最も効果が出やすい業務を、最初のターゲットとして選びましょう。

目的と予算に合ったツールの比較検討

自動化したい業務が決まったら、次にそれを叶えるためのツールを選びます。世の中にはたくさんの自動化ツールがあり、それぞれに得意なことや価格が違います。自社の目的や解決したいこと、そしてかけられる予算をはっきりさせた上で、いくつかのツールを比較してみましょう。無料でお試し期間などを活用し、実際の使い心地を試してみるのも良い方法です。

小さく始めて効果を検証する（スモールスタート）

いきなり会社全体で、大きな自動化を導入しようとするのは少し危険かもしれません。まずは特定の部署の、たった一つの業務から「スモールスタート」することを強くおすすめします。小さな成功を積み重ねることで、自動化のやり方が社内に蓄積され、周りの人の理解も得やすくなります。また、実際にやってみてわかった課題をふまえて、本格的に広げる前にやり方を修正することもできます。

成功事例をふまえた全社への展開

一部門でのスモールスタートが成功し、その効果が数字で見えるようになったら、いよいよ他の部署への展開を考えます。最初の成功例を社内で共有し、「自分の部署でもこんなことができそうだ」という気持ちを高めることが大切です。一つの部署で得られた知識や手順を他の部署でも活かすことで、効率よく自動化の範囲を広げていくことができるでしょう。

自社に合った業務効率化と自動化で持続的な成長を目指す

業務効率化の取り組みに限界を感じたら、それは「自動化」へとステップアップする良い機会かもしれません。業務の自動化は、作業時間を短くするだけでなく、単純作業そのものをなくし、従業員をより創造的で付加価値の高い中心的な業務へ集中させるための戦略的な一手です。身近な例を参考に、自社のどこに自動化できる業務が隠れているか探してみましょう。

会計ソフトやRPAといったツールは、プログラミングの知識がなくても始められるものが増えています。まずは効果が出やすい小さな業務から始めていきましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：福留聡 (公認会計士)
福留聡税理士事務所代表、Amaterasu有限責任監査法人パートナー、MFクラウドプラチナメンバーで日米の公認会計士及び税理士資格を有し、法定監査、IPO支援、決算支援、IFRS導入支援、日米の法人の税務顧問等を行っている。本、雑誌、DVD等で約50の出版をしており、代表的な著作として『7つのステップでわかる税効果会計実務入門』がある。帳票テンプレート集や起業関連テンプレート集の監修を担当。