- 更新日 : 2023年8月21日
中小企業が経費精算システムを選ぶポイントとは
経費精算の件数が増えると、経費精算にかかる時間や作業負担が重くなります。現状の経費精算フローに課題を抱えているなら、経費精算システムの導入を検討しましょう。今回は、中小企業が経費精算システムを導入するメリットや選び方、おすすめの経費精算システムまで紹介します。
目次
経費精算システムとは
経費精算システムとは、経費精算に必要な申請、承認、精算のプロセスをシステム上で行えるアプリケーションを指します。経費精算に関するさまざまな機能が備わっており、経費精算に関わる作業負担の軽減が期待できます。
中小企業が経費精算システムを導入するメリット
経費精算システムの導入は、中小企業にとって次のようなメリットが期待できます。
申請や承認作業が効率化できる
経費精算はコア業務（売上や利益に直結する業務）ではないため、社員の経費精算申請は後回しになりがちです。特に少数の人員で仕事を回している中小企業では、経費精算期限までに社員の申請手続きが行われないこともあるでしょう。
経費精算システムは、後回しになりがちな経費精算申請や承認作業をスムーズに実施するのに効果的です。書面による経費精算手続きは、申請者の書類作成から承認者による承認、経理担当者による会計処理まで紙の上で行う必要があるため、精算手続きのための出社になるケースもあります。経費精算システムは、このような一連の作業をシステム上で行えるため、手続きのために出社する必要がなくなり、作業の効率化に繋がるでしょう。
さらに、自動取得機能に対応している経費精算システムであれば、申請書に記載する情報を手入力する手間も省けるため、後回しになりがちな経費精算申請が素早く実行されやすくなるでしょう。
ペーパーレス化が実現できる
経費精算システムを導入することで、経費精算申請に必要な書類が電子化されます。書類の電子化に法的に対応するには、国税関係書類である領収書などを電子帳簿保存法の要件に沿って保存することが必要です。電子帳簿保存法対応の経費精算システムであれば、領収書などの書類も要件に沿った形で電子保存できるようになります。
このような経費精算システム導入によるペーパーレスの主なメリットは、コスト削減です。コピー用紙やインク代、書類の保管場所に必要な場所の確保など、多方面でのコスト削減が期待できます。
経理業務の生産性が上がる
中小企業では、専属の経理担当者を置けず、総務や管理部門が経理業務を兼務で行うケースがあります。このようなケースでは経理業務に十分なリソースを割けず、経費精算業務が他の業務を圧迫し、業務全体の進行に問題が発生する場合も少なくありません。
経費精算システムは、経理担当者の負担を軽減し、経理業務に割けるリソースの効率を最大化させるのに効果的です。経費精算をスムーズにする機能があるため、手入力や書類の保管作業などの負担が減ります。さらに会計ソフトと連携すれば、経理業務全体の生産性向上にも期待が持てるでしょう。
不正の防止
経費精算において、交通費の水増しや領収書の書き換え、二重申請、私的利用分の申請など、経費の不正請求が行われることがあります。このような不正は、社内統制やチェック体制が十分に機能していないと見逃がされてしまい、会社に損害を与えることに繋がります。
経費精算についての社内ルールが規定されていない会社や経費精算業務が属人的に行われており経理担当者の負担が大きい会社では不正の見落としが発生しやすいため、特に注意が必要です。
こうした不正な経費精算は、経費精算システムの導入によりある程度は排除が可能です。精算される経費の重複チェックや社内規定の照合チェック、公共交通機関の経路検索などの機能により、申請内容の不備がシステムにより発見されます。
中小企業が経費精算システムを選ぶポイント
中小企業にとって、経費精算システムの導入には多くのメリットがあります。実際に導入を検討する際、どのような観点から自社にあったシステムを選べばよいのでしょうか。中小企業が経費精算システムを選択する際の3つのポイントを紹介します。
事業規模とコストは見合っているか
経費精算システムの導入には、システムに応じた費用がかかります。事業規模に対して導入のコストが大きいと、自社に財政を圧迫してしまい、かえってデメリットを生んでしまいます。機能を重視した結果コスト負担が大きくなりすぎないよう、自社の規模とシステムの規模とのバランスを見て選択するのがポイントです。
経費精算システムのうち、買い切りのインストール型は月額利用料が発生しない反面、初期費用が高い傾向にあります。一方、クラウド型の多くは初期費用が無料もしくは安価に設定されていますが、利用者数に応じた費用を継続的に支払う料金設定が一般的であり、固定費の増額に繋がります。システムごとの料金体系を確認し、自社の規模と用途に合ったシステムを選びましょう。
使用しているツールと連携できるか
経費精算システムの多くは、外部サービスとの連携機能によりデータの自動取得に対応しています。経費精算システムを選ぶ際は、外部サービスとの連携はあるか、どのようなサービスと連携できるかも確認しておきましょう。
すでに会計システムなど何らかのツールを利用している場合、使用中のツールと連携できるかといった観点で経費精算システムを選ぶのもよいでしょう。新しいツールの導入は作業効率の低下を招くケースもありますが、すでに使用中のツールをそのまま利用できれば、高い生産性を維持したまま経費精算システムを導入できるでしょう。
サポートは充実しているか
経費精算システムに業務を効率化するさまざまな機能が備わっていても、使いこなせなければ宝の持ち腐れとなってしまいます。必要な機能をうまく活用できるようにするためにも、サポート面にも注目しましょう。
サポートの種類には、さまざまな事例を確認できるFAQが設置されている、わかりやすい使い方ガイドがある、管理者向けの学習サポートがある、サポートセンターに相談窓口が設置されている、といったものがあります。経費精算システムを利用する担当者に必要なサポートの用意を確認しておきましょう。
中小企業の経費精算システムならマネーフォワード クラウド経費がおすすめ
中小企業がかかる経費精算の課題解決には、「マネーフォワード クラウド経費」が役立ちます。マネーフォワード クラウド経費なら、次のようなことが可能です。
- サービスとの連携による経費明細の自動取得
- サービスとの連携による領収書データの自動取得
- ICカードからの交通費入力
- アプリ上での申請・承認の手続き
- 領収書のオンラインチェック
- 不備入力の防止
- 振込API・総合振込対応
- 会計システムとの連携 など
マネーフォワード クラウド経費の機能を活用すれば、これまでの経費精算の複雑なフローが簡略化できます。アプリ上で申請や承認がいつでもできるため、それぞれのタイミングで手続きが可能です。さらに、振込APIにより、一部の金融機関はワンクリックでデータ連携ができるため、振込作業も効率化できます。マネーフォワード クラウド会計やマネーフォワード クラウド給与とデータ連携ができるのもクラウド経費の特徴です。
また、コスト面でもクラウド経費はメリットがあります。利用料金はID数ではなく、アクティブユーザーを対象に計算されます。使った分だけの支払いになるため、ユーザー数に対してコストが発生するシステムと比べ、コスト負担の軽減も期待できるでしょう。
経費精算システムで生産性の向上や効率化を図ろう
中小企業が経費精算システムを導入するメリットはいくつもあります。経費精算の業務負担に改善が必要と感じるなら、経費精算システムの導入を積極的に検討してみるとよいでしょう。
経費精算システムの導入は、経費精算業務の負荷軽減だけでなく、経理業務全体の生産性向上や経費精算における不正防止にも役立ちます。
よくある質問
中小企業が経費精算システムを導入するメリットは？
申請作業や承認作業の効率化、ペーパーレス化の実現、経理業務の生産性向上、不正防止の面でメリットがあります。詳しくはこちらをご覧ください。
中小企業が経費精算システムを選ぶポイントは？
事業規模とコストのバランスがとれているか、使用しているツールと連携できるか、サポートは十分か、主に3つのポイントを押さえて選定するとよいでしょう。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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