- 更新日 : 2025年2月20日
支払明細書とは？意味や書き方、領収書・請求書との違い、無料テンプレートも
支払明細書というと、クレジットカードを使用した際などに発行されるものが思い浮かぶのではないでしょうか。しかし、会社同士の取引でも支払明細書を発行することがあり、さらには領収書や請求書に内訳として添付されていることもあります。
支払明細書は、イメージはつきやすいものの、記載する項目の意味や目的などがはっきりとしない書類でもあります。そこで、この記事では、支払明細書について基本的な意味から、領収書や請求書との違い、さらには書き方やテンプレートについても説明していきます。
目次
支払明細書とは？
支払明細書とは、取引内容と金額を確認するために発行する書類を指します。読んで字のごとく、支払う金額の内訳を細かく明らかにしています。
支払明細書のサイズは、レシートのような小さなものから、クレジットカードの明細のように大きなものまで、さまざまです。様式についても、各企業がそれぞれ使いやすいよう作成しています。
また、支払明細書が発行される取引は、一定期間を設定してその間の取引金額をまとめる場合です。コンビニやスーパーのように取引ごとにすぐに支払う場合は、基本的に支払明細書はありません。レシートや領収書で簡単に確認することができるためです。
支払明細書を発行する意味
支払明細書を発行する意味は、大きく以下の2つがあります。
- 取引内容をお互いに確認する
- 支払う金額を説明する
「取引内容をお互いに確認する」場合は、基本的に請求する側が支払明細書を発行します。
よくある例としては、企業同士で取引した場合に発行する支払明細書があります。企業同士の取引では、請求書を発行する前に、支払明細書で取引内容をお互いに確認します。こうすることで、間違いのない請求書を発行することにつながるのです。
「支払う金額を説明する」場合は、基本的に支払う側が支払明細書を発行します。
例としては、配当金の支払明細書や給与の支払明細書があります。取引金額から源泉徴収で税金や社会保険料を差し引くため、お金を受け取る側は、何が差し引かれているかが分からず誤解しやすいです。
このようなことを防ぐために、支払う側が支払明細書を発行し、お金を受け取る側に通知するとともに、金額を説明するという意味があります。
補足として、会社と個人の取引の場合は会社が支払明細書を発行することが多いです。
支払明細書の種類
支払明細書は以下に関するものなど多くの種類があります。
【取引内容を確認するもの】
- クレジットカード
- 電話料金
- 電気料金
- ガスの利用料金
- 水道料金
- ジムや施設の利用料金
【支払う金額を説明するもの】
- 給与
- 賞与
- 退職金
- 配当金
- 利息
- 業務委託の報酬
- 高額な賞金
「取引内容を確認するもの」は、利用者に対して利用の度合いと金額を通知し、誤解がないようにすることを主な目的として発行されます。
「支払う金額を説明するもの」は、受け取る側が金額を勘違いしないように計算過程を明示して発行されている場合が多いです。
支払明細書と領収書、請求書の違い
支払明細書と領収書、請求書は記載されている内容は似ていますが、意味が異なります。
まず、支払明細書と領収書の違いは「支払いがあったかどうか」です。
支払明細書ではまだ支払いがありません。あくまでも、取引内容と金額をお互いに確認するために発行する書類です。
支払明細書に対して領収書は、支払いがあったことを証明する書類です。領収書には商品名やサービス名が記載される場合がありますが、それらに対応する支払いがあったことを証明しています。
次に、支払明細書と請求書の違いは「支払いの要求があるかどうか」です。
支払明細書は、請求書を発行する前の段階にお互いに取引内容を確認するための書類です。
したがって支払明細書では支払いを要求していません。
それに対して請求書は、期日や支払先の情報を記載し、支払いの要求を行う書類です。
補足として支払明細書が、領収書や請求書に添付される場合があります。この場合は領収書兼支払明細書、請求書兼支払明細書などの書類名になり、支払明細書が領収書、請求書の内訳になります。
支払明細書の書き方
支払明細書には以下の項目を記載しましょう。
なお、支払明細書の項目は強制ではないので、各会社が任意に取り入れて問題ありません。
- 書類名
- 管理ナンバー
- 送付先の会社名
- 発行した日付
- 発行元の情報
- 残高の情報
- 取引内容
それぞれ意味と記載方法を確認していきましょう。
書類名
書類名は「支払明細書」と記載しましょう。支払明細書は請求書と似た形式になりやすいため、誤解を与えないという意味があります。
なお、請求書としての意味を持たせたい場合は、「請求書兼支払明細書」と記載します。その際には支払期日も記載しましょう。
管理ナンバー
管理ナンバーは必要に応じて記載しましょう。取引先が少ない場合は省略しても問題ありません。
管理ナンバーには、取引先のIDや請求書を管理するコードを記載すると管理しやすくなります。
送付先の会社名
送付先の会社名は「○○株式会社 御中」と記載します。
基本的なことですが、だれに対して発行したか不明な書類は相手に不信感を与えてしまうため、きちんと明示することが重要です。
発行した日付
発行した日付は、支払明細書を作成した日付、または送付したときの日付を記載します。
月締めの取引をまとめている場合は、発行した日付を記載することでいつの取引に関する支払明細書であるかが明確になります。
発行元の情報
発行元の情報は、支払明細書を作成した会社（自社）の情報を記載します。
特に重要なのは電話番号と担当者名です。相手先から支払明細書の内容に関して必ず連絡を取れるようにすることが大切です。メールアドレスでも問題ありません。
また、電子印鑑を事前に準備しておくと、印刷のたびに押印する手間がなくなります。付随して送付先の会社に安心感を与えることもできるでしょう。
残高の情報
掛取引のように、取引日と支払日が数カ月ずれている場合は、残高の情報を記載します。
ひと月のみの取引であれば省略しても問題ありません。
取引内容
取引内容に記載する項目と内容は以下の通りです。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 日付 | 納品した日やサービスを提供した期間 |
| ナンバー | 自社の商品コードや管理コード |
| 内容 | 商品名やサービス名 |
| 数量 | 納品した個数や㎏など（単位も記載） |
| 単価 | 消費税を含まない単価 |
| 金額 | 数量と単価を掛け合わせた金額 |
| 小計 | 税抜の合計金額 |
| 消費税 | 小計に対する消費税（軽減税率があれば別に欄を設けて記載） |
| 合計 | 税込金額の合計 |
支払明細書のテンプレート
支払明細書を発行する場合は、テンプレートを使うと便利です。紙とデータでさまざまなテンプレートがあるため、自社で使いやすいものを探しましょう。
データの場合は、エクセル形式のものが多いためエクセルを使える環境が必要です。
さらに、電子印鑑を準備しておくと、データのまま相手先に送付することができ、切手代などを節約することもできます。
支払明細書の作成には会計ソフトが便利！
どうしても自社に合うテンプレートがない場合は、請求書を作成する機能が付いた会計ソフトで支払明細書を作成するのも1つの選択肢です。
会計ソフトによってさまざまですが、あらかじめテンプレートが用意されているものや必要な項目をカスタマイズして作成することができます。
また、会計ソフトではなく請求書作成ソフトを使用することも可能です。書類名は、デフォルトで「請求書」となっていますが変更できるため支払明細書に対応できます。
よくある質問
支払明細書とは？
取引内容と金額を確認するために発行する書類です。詳しくはこちらをご覧ください。
領収書・請求書との違いは？
領収書との違いは「支払いがあったかどうか」、請求書との違いは「支払いの要求があるかどうか」です。詳しくはこちらをご覧ください。
支払明細書の書き方は？
書類名、管理ナンバー、送付先の会社名、発行した日付、発行元の情報、残高の情報、取引内容などを記載します。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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