作成日 : 2025年9月3日

SaaS導入の進め方を7ステップ！中小企業が失敗しないためのポイント

SaaSの導入は、中小企業の業務改善やコストの見直しに役立ちます。ただ、計画的に進めないと、期待していた効果が得られないこともあります。この記事では、SaaSの基本から、導入のメリットや注意点、失敗しないための進め方、自社に合ったツールの選び方、専門家を頼る方法まで、順を追ってわかりやすく解説していきます。

SaaS導入とは
SaaS導入のメリット！業務はこう変わる
失敗しないためのSaaS導入手順7ステップ
なぜSaaS導入は失敗するのか？よくある原因と対策
自社に合ったSaaSを選ぶための比較ポイント
SaaS導入で困ったときは専門家に相談する方法も
計画的なSaaS導入が自社の成長を後押しする

SaaS導入とは

SaaS導入とは、ひとことで言うと「インターネット経由で使えるソフトウェアを、業務に取り入れること」です。自社でシステムを開発したり、高価なソフトを買い取ったりすることなく、会計や勤怠管理、顧客管理といったさまざまな業務を効率化できます。

SaaSは「サース」と読み、「Software as a Service（サービスとしてのソフトウェア）」という言葉の略です。

これまでのソフトウェアが「買い切り」のDVDだとすると、SaaSは「月額制」の動画配信サービス（NetflixやAmazonプライム・ビデオなど）に似ています。自分でDVDディスク（ソフトウェア）を持たなくても、インターネットに接続すれば、いつでも好きな映画（機能）を観る（使う）ことができます。

私たちの身の回りにも、SaaSはたくさんあります。たとえば、以下のようなツールです。

ビジネスチャット：Slack、Microsoft Teams
Web会議システム：Zoom、Google Meet
会計ソフト：マネーフォワードクラウド会計、弥生会計
勤怠管理システム：KING OF TIME、ジョブカン勤怠管理

このように、SaaSを導入することで、これまで手間がかかっていた業務を、手軽に、そして効率的に進められるようになります。

SaaS導入のメリット！業務はこう変わる

SaaSを導入すると、コストを抑えられたり、働き方が自由になったりと、さまざまな良い変化が期待できるでしょう。その一方で、あらかじめ知っておきたい注意点もあります。導入をうまく進めるには、良い面と注意点の両方を理解して、自社の状況に合うかどうかを考えることが大切です。

コストを抑えてスムーズに始められる

SaaSは、これまで主流だった自社でサーバーを準備するようなソフトウェアに比べて、最初の費用をぐっと抑えられる点がうれしいポイントです。

以前は、ソフトウェアのライセンスを購入したり、自社にサーバーを設置したりと、利用を始めるまでにまとまった投資が必要になるのが一般的でした。

その点SaaSは、サービス提供会社が管理するソフトウェアをインターネット経由で利用する形です。多くは月額や年額で料金を支払う「サブスクリプション」という仕組みで、初期費用が比較的少なく始められるSaaSも多いですが、ツールによっては導入時に設定費用などが発生する場合もあります。

必要な分だけ契約し、会社の状況に合わせて柔軟に利用内容を変えられるのも、使いやすいところでしょう。

いつでもどこでも仕事ができるようになる

インターネットにつながる環境があれば、働く場所や使う機器を選ばなくなるのも、SaaSの特長です。

データは個人のパソコンではなく、クラウドと呼ばれるインターネット上の安全な場所に保管されます。たとえば、こんな働き方ができるようになります。

いつものオフィス
自宅でのテレワーク中
外出先のカフェや移動中

会社のパソコンはもちろん、個人のスマートフォンやタブレットからでも情報にアクセスできるサービスが多く、仕事の自由度が広がります。離れた拠点どうしで同じ情報をすぐに共有できるので、チーム全体の仕事がよりスムーズに進むかもしれません。

面倒なバージョン管理が不要になる

ソフトウェアを最新の状態に保つための更新作業や、システムのメンテナンスは、すべてサービス提供会社が行ってくれます。

利用者はいつでも最新の機能を使え、法律が変わったときなどに自動でアップデートされるSaaSもありますが、対応内容やタイミングはサービスごとに異なるため、事前に確認しておくと安心です。

これまでシステムの維持管理に追われていた情報システム担当者の負担が軽くなり、会社にとってより大切な仕事に時間を使えるようになるのも、見逃せない利点と言えるでしょう。

知っておきたい注意点と確認しておきたいこと

たくさんのメリットがある一方で、SaaS導入で気をつけておきたい点もあります。とくに、機能のカスタマイズやセキュリティについては、契約前にしっかり確かめておきましょう。

SaaSは、多くの会社で使われることを前提に作られているため、提供されている機能の範囲内で利用するのが基本です。会社独自の細かい業務の流れに、すべてをぴったり合わせるような変更は難しい場合があります。

また、会社の情報をサービス提供会社に預けることになるため、その会社のセキュリティ対策がしっかりしているかは、必ず確認したいポイントです。「ISO/IEC 27001」といった国際的なセキュリティ認証を取得しているかどうかは、情報管理体制が整っているかを判断する際の参考になります。

失敗しないためのSaaS導入手順7ステップ

SaaSの導入を成功へと導くには、しっかりとした手順に沿って進めることがとても大切になります。目的の設定から、ツールの選定、導入後の改善まで、7つのステップで見ていきましょう。この流れを意識することで、「導入したけれど、誰も使っていない」という事態を防ぎやすくなります。

1. 導入目的と課題をはっきりさせる

はじめに、「どうしてSaaSを導入するのか」という目的を、社内ではっきりさせましょう。「業務を効率化したい」というだけではなく、「請求書を作る時間を、月に20時間減らしたい」「部署間のやりとりの遅れをなくしたい」といったように、できるだけ具体的な言葉や数字で表すと、その後の判断がしやすくなります。

2. 予算と導入範囲を決める

次に、SaaS導入にどれくらいの費用をかけられるか、そしてどの部署の誰が使うのか、といった範囲を決めていきます。

SaaSの料金は、利用する人数や機能で変わることがほとんどです。最初に予算の上限を決めておけば、たくさんの選択肢の中から、現実的なものに絞って考えられます。

「まずは経理部だけで試してみる」「営業チームで一斉にスタートしよう」など、利用範囲も決めましょう。小さく始める場合でも、将来的に会社全体で使う可能性を考えておくと、あとで広げるときにスムーズです。

3. 必要な機能の洗い出し

目的を達成するために、どんな機能が必要になるかをリストアップします。このとき、「これだけは絶対に外せない機能（Must）」と、「あったらもっと便利になる機能（Want）」に分けて整理すると、うまくいきます。

たとえば、勤怠管理のSaaSなら、こんな具合です。

Must：スマホでの打刻、残業時間の自動計算
Want：有給休暇の申請や承認、給与計算ソフトとのデータ連携

すべての希望をかなえようとすると、どうしても高機能で高価なツールになりがちです。「絶対に外せない機能」を中心に選ぶことで、コストを抑えつつ、しっかりと課題を解決できるツールが見つかります。

4. 複数のSaaSを比較検討する

必要な機能がはっきりしたら、候補になるSaaSをいくつか見つけて、比べてみましょう。Webサイトを見るだけでなく、資料を取り寄せたり、オンラインで説明を聞いたりして、じっくり情報を集めます。

比べる際には、機能や料金だけでなく、画面が見やすいか、困ったときに相談しやすいか、といった点も含めて、いろいろな角度から見ていくことが成功につながります。それぞれの長所や短所を一覧表にまとめると、冷静に判断しやすくなるでしょう。

5. 無料トライアルで操作性を試す

多くのSaaSには、無料で試せる期間があります。契約する前に、必ずこの期間を利用して、実際の使い心地を確かめましょう。

とくに大切なのは、これからそのツールを毎日使うことになる現場の従業員に、実際に触ってもらうことです。「操作は難しくないか」「普段の仕事でスムーズに使えそうか」「動きは快適か」といった感想を聞き、本当に現場に合っているかを見極めてください。

6. 導入計画と社内への周知

導入するSaaSが決まったら、実際に使い始めるための計画を立てます。いつから利用するのか、今のデータはどうやって移すのか、社内での説明会はいつ開くのか、といった細かいスケジュールを立てていきましょう。

同時に、なぜこのSaaSを導入するのか、どんな良いことがあるのか、どうやって使うのかを、従業員に丁寧に伝えることも大切です。新しいツールへの期待感を高め、みんなで協力して使っていこうという雰囲気を作ることが、導入をスムーズに進める力になります。

7. 導入後の効果測定と改善

SaaSは、導入がゴールではありません。定期的に利用状況をふり返り、「最初に立てた目的は達成できたか」を確認する作業が大切です。

たとえば、「請求書を作る時間は、目標どおりに減ったか」「部署間の情報共有は、前より円滑になったか」などを、アンケートや日々の会話の中から確かめます。もし、あまり効果が出ていないようであれば、使い方が合っていないのか、それとも設定を見直す必要があるのかを考え、改善を重ねていきましょう。

なぜSaaS導入は失敗するのか？よくある原因と対策

多くの企業がSaaS導入でつまずく背景には、いくつかの共通した原因があるようです。たとえば、導入そのものが目的になってしまったり、現場の声を聞かずに進めてしまったりということです。ここでは、SaaS導入でうまくいかないことの多い原因と、そうならないための対策を解説します。

目的が曖昧なまま導入してしまう

「周りの会社が使っているから」「なんとなく良さそうだから」といった曖昧な理由で導入を進めると、うまくいかない原因になりがちです。目的がはっきりしないと、どのツールが自社に合うのかもわかりません。結果として、導入はしたけれど「何のために使っているのか？」と、誰も活用しない状態になってしまいます。

対策：導入を考え始めたら、まず「会社のどんな課題を、どう良くしたいのか」を社内でじっくり話し合い、はっきりとしたゴールを決めましょう。

現場の意見を聞かずに選んでしまう

経営層や情報システム部門だけでツールを選んでしまい、実際にそれを使う現場の従業員の意見をまったく聞かない。これも、よくある失敗の一つです。上からの指示で導入したものの、現場の仕事の流れに合わなかったり、使い方が難しすぎたりなどが起こります。結局、従業員が使ってくれず、ただシステムがあるだけ、という状態になりかねません。

対策：ツールを選ぶとき、とくに無料で試してみる段階では、必ず現場の担当者にも参加してもらい、実際の業務で使えるかどうかを一緒に確認するようにしましょう。

導入後のサポート体制が不十分

導入したものの、使い方がわからなかったり、問題が起きたりしたとき、すぐに相談できる相手がいないと、従業員は使うのをやめてしまいます。「問い合わせてもなかなか返事がこない」「説明書がわかりにくい」といった状況では、せっかくの便利なツールもその力を発揮できません。

対策：ツールを選ぶときに、提供会社のサポートが手厚いかどうかも確かめましょう。電話やチャットですぐに聞けるか、導入後の使い方を教えてくれる機会があるか、といった点も選ぶときのポイントになります。

既存システムとの連携を考えていない

すでに社内で使っている会計ソフトや顧客管理の仕組みなど、他のシステムとのつながりを考えずに導入してしまうと、かえって仕事が増えることがあります。新しいSaaSと古いシステム、両方に同じデータを手で入力するような手間が発生し、非効率になってしまうからです。

対策：導入したいSaaSが、今使っているシステムとデータを連携できるかどうかを事前に確認しておきましょう。データのやりとりがスムーズにできれば、会社全体の生産性をさらに高めることにつながります。

自社に合ったSaaSを選ぶための比較ポイント

世の中にあるたくさんのSaaSの中から、自社にぴったりのツールを選ぶには、いくつかのポイントを押さえておくことが大切です。機能や料金はもちろんですが、サポート体制やセキュリティの確かさも、長く使い続けるうえでは欠かせない視点です。これらを総合的に見て、会社のためになるSaaSを選びましょう。

機能は自社の課題を解決できるか

まず、そのSaaSの機能が、自社の課題を解決してくれるものかどうかを見極めます。ただ機能の一覧を眺めるのではなく、「この機能があれば、あの手のかかる作業が楽になるな」というように、実際の仕事の場面を思い浮かべながら考えてみましょう。

多機能なサービスは魅力的に見えますが、使わない機能が多ければ、毎月の料金がもったいなく感じられるかもしれません。逆に、機能が足りなくても困ります。「これだけは譲れない」という必須の機能があるかどうかを、まず考えたい基準です。

料金体系は予算に合っているか

料金の仕組みが、会社の予算や使い方に合っているかを確認します。月額料金だけでなく、次のような点も見ておくと、あとで「思っていたのと違う」ということが少なくなります。

最初に費用はかかるか
最低限、契約しなければならない期間はあるか
利用する人数で料金は変わるか
追加で使いたい機能は、別料金になるか
保存できるデータの量に上限はあるか

「安いと思ったら、必要な機能は追加料金で、結局高くなってしまった」ということもあります。自社での使い方をイメージして、全体でどれくらいの費用になりそうかを見積もってみましょう。

サポート体制は充実しているか

とくに、社内にITツールに詳しい人が少ない場合は、サポート体制の充実はとても大切です。困ったときにすぐに助けてもらえるかどうかは、SaaSが社内に根付くかに大きく関わってきます。

問い合わせ方法：電話、メール、チャットなど、相談しやすい手段はあるか
対応時間：平日の日中だけか、夜間や休日も対応してくれるか
サポートの質：導入するときの設定を手伝ってくれたり、活用方法を教えてくれたりするか

無料でお試しできる期間に、一度サポートに問い合わせてみて、対応の速さや丁寧さを自分の目で確かめてみるのも良い方法です。

セキュリティ対策は万全か

会社の大切な情報やお客様の個人情報を預けるわけですから、セキュリティ対策の確認は欠かせません。サービス提供会社のWebサイトなどで、どんな安全対策をしているかをチェックしましょう。

第三者機関の認証：「ISO/IEC 27001(ISMS)」や「プライバシーマーク」などを取得しているか
データの暗号化：やりとりする情報や、保存されているデータは暗号化されているか
アクセス制限：利用できる場所を制限したり、二段階認証を設定したりできるか
サービスの安定性：システムが安定して動き続けている実績があるか

自社で同じレベルの安全対策をする費用や手間を考えると、信頼できる事業者が提供するSaaSのほうが、かえって安全性が高いということもよくあります。

SaaS導入で困ったときは専門家に相談する方法も

SaaSの導入を、自分たちの会社だけで進めるのは少し不安だな、と感じることもあるでしょう。そんなときは、専門家の力を借りるのも心強い方法です。SaaS導入のコンサルタントや支援サービスは、たくさんの知識や経験をもとに、ツール選びから社内に定着するところまでを支えてくれます。

SaaS導入コンサルとは？

SaaS導入コンサルタントは、会社の悩みや課題を聞き、世の中にあるたくさんのSaaSの中から、その会社に合ったツール選びを手伝ってくれる専門家のことです。導入の計画から、社内のみんなが使えるようになるまで、一連の流れをサポートしてくれます。特定の製品を売るのが目的ではなく、あくまで中立な立場で、会社にとって一番良い選択は何かを一緒に考えてくれる存在です。

支援サービスを活用するメリット

専門家の支援をお願いする一番のメリットは、SaaS導入が失敗する確率をぐっと減らせることでしょう。

ぴったりのツールが見つかる：豊富な知識から、会社の課題や予算に合ったツールを客観的な視点で提案してくれる。
時間が節約できる：自分たちで情報を集め、比べる手間が省けるため、担当者は本来の業務に集中できる。
スムーズに導入できる：専門家ならではの計画で、現場が混乱することなく、スムーズに利用を始められる。
社内に定着しやすくなる：利用者向けの説明会を開いてくれたり、わかりやすい手引書を作ってくれたりして、ツールの活用を後押ししてくれる。

社内にITに詳しい人材がいない場合でも、専門家と協力することで、SaaSがもたらす効果をしっかりと引き出すことができます。

コンサルや支援会社の選び方

SaaS導入の支援をお願いする会社を選ぶときは、いくつかの点を見ておきましょう。

実績や専門性：自社と同じような業種や規模の会社を支援した経験が豊富か。
中立性：特定の会社の製品ばかりを薦めるのではなく、公平な立場で提案してくれるか。
支援の範囲：どこからどこまで手伝ってくれるのか。ツール選びだけか、その後の活用まで見てくれるのか。
料金：料金の仕組みがわかりやすく、予算の範囲内か。

いくつかの会社から話を聞いてみて、自社のことを親身に考えてくれる、信頼できるパートナーを見つけることが大切です。

計画的なSaaS導入が自社の成長を後押しする

SaaSは、中小企業が業務を効率化し、柔軟な働き方を実現するための有効な手段です。ただし、やみくもに導入しても効果は出ません。

自社の課題を明確にし、必要な機能や予算、既存システムとの連携可否などを整理したうえで、現場の声を取り入れながら段階的に進めることが重要です。

また、導入後も継続的な活用と改善、そして手厚いサポート体制が欠かせません。必要に応じて専門家の支援を受けることで、定着率や効果を高めることも可能です。SaaSをただ「使う」のではなく、どう「活かすか」を考えながら導入を進めましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：内山智絵（公認会計士 / 税理士 / ファイナンシャルプランナー）
公認会計士・税理士・ファイナンシャルプランナー
大学在学中に公認会計士試験に合格。大手監査法人の地方事務所で上場企業の法定監査などに10年ほど従事した後、出産・育児をきっかけに退職。2021年春に個人で会計事務所を開業し、中小監査法人での監査業務を継続しつつ、起業女性の会計・税務サポートなどを中心に行っている。