通勤手当申請書テンプレート一覧

通勤手当申請書とは

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通勤手当とは、労働者の通勤に要する実費、あるいは通勤距離に応じて支給される手当です。必ずしも支給しなければいけない法律はないので、通勤に必要な費用の一部、あるいは全額を負担する場合には、入社時や住所が変更になった時点で通勤手当申請書を提出しなければいけません。支給方法は、通勤定期券の購入という現物支給の形もあれば、給与の一部として現金で支払われる形もあります。

通常、自宅から勤務地までの距離と時間を、合理的な経路及び方法で申請する必要があります。電車(新幹線)やバスを利用する場合は、自宅の最寄りから勤務地の最寄りまでの経路となります。通勤手当は非課税のため、自家用車の場合は、自宅から勤務地までの距離に応じた限度額が国税庁により定められています。

通勤手当が給与の一部として支給された場合、10万円以内であれば非課税とされます。通勤手当が10万円以上となると、新幹線などの交通手段になりますが、グリーン車両の費用は非課税対象外となりますので、不正がないよう注意しなければいけません。

よくある例として、公共の交通機関の利用を申請して通勤手当を受給し、実際は自転車や徒歩などで通勤して費用を浮かす場合がありますが、これは不正受給に当たります。また、転居した当初に申請していた費用よりも通勤費用が安くなった際に、再申請しなかった場合も不正受給になります。

不正が発覚した場合、民法による「不正利得の返還義務」で返還させることができます。そして、この返還義務は消滅時効が10年と定められていますので、長期間に渡り不正に受給していた際には、10年前にさかのぼり返還させることが可能です。またこの不正受給により、会社の規則(社内規定)で懲戒処分にすることができます。

規則の中に「懲戒」という項目があり、故意または重大な過失によって会社に損害を与えた者は懲戒処分にできます。本来、通勤に必要な費用を浮かせて受給し続ける行為は、懲戒対象です。規則の中に事由と種類を明記する必要があるので、規則の整備が必要です。

また、通勤している時に事故等に遭った場合は労災になりますが、申請していた通勤手段と異なる通勤手段で事故に遭っても労災と認められない場合があります。特に事故やケガのリスクの高い自転車通勤などは注意が必要です。合理的な方法であれば労災も認められますが、不正受給が発覚して返還請求となります。

通勤手当申請書の書き方

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通勤手当申請書は企業によって書式が違いますが、記入が必要な項目はおおよそ同じです。

1.従業員情報
まずは申請する従業員の所属部署、社員番号(社員番号がある場合)、従業員名、住所の項目があります。住所は省略することなくアパート名や部屋番号までしっかり記載しましょう。省略した場合、虚偽とされたり、認められず再申請に時間を要して給付が遅れてしまったりする場合があります。

2.合理的かつ経済的な経路表記
通勤方法は、自宅から勤務地までの距離を合理的かつ経済的な方法で記載することが義務付けられています。そのため、遠方の場合はグリーン車両を除けば新幹線での通勤も認められます。タクシーや運転手付きの車での通勤方法は合理的とは言えないので認められません。詳細な距離や時間、公共の交通機関の場合は路線名、駅または停留所名、所要時間、片道にかかる運賃を記載しましょう。自家用車の場合は、距離に応じた限度額が国税庁により定められているため、自宅から会社までの距離を明記する必要があります。

3.経路図の提示
通勤に使用する経路を、地図や略図として添付する必要があります。どのような経路で通勤するのかきちんと提示しましょう。

4.任意保険の写し
自家用車やバイク、自転車を使った通勤の場合には任意保険証の写しも合わせて提出しましょう。通勤途中の事故は労災に当たりますので、その際に加入している保険が適用され、支払われます。不正受給を防ぐためにも、公共の交通機関を利用する場合は、定期券の更新時に写しを提出させるなど義務付けましょう。

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