• 作成日 : 2024年12月3日

電子帳簿保存法に沿ってメールで受け取った請求書を保存する方法を紹介

取引先とのやり取りで、請求書がメールで送付されることがあります。便利な一方で、メールで受け取った請求書を電子帳簿保存に則ってどのように扱うべきか、疑問に思う方もいらっしゃるでしょう。

本記事では、メールで請求書を受け取った際の保存方法を紹介します。また、電子帳簿保存法に定められた満たすべき要件や実務での注意すべきポイントなども紹介するため、ぜひ業務の参考にしてください。

メールで受け取った請求書は電子帳簿保存法の要件に則って保存する

電子帳簿保存法では、電子メールやクラウドサービスといった電子取引で取引書類をやり取りする電子取引に対して、電子データ保存が義務付けられています。メールで請求書を受け取るのも電子取引に該当するため、電子帳簿保存法の要件に則って、保存しなければいけません。

電子帳簿保存法では「真実性の要件」と「可視性の要件」を遵守する必要があります。まずは各要件の概要についてみていきましょう。

1.真実性の要件

電子帳簿保存法における「真実性の要件」とは、保存された電子データが改ざんされていないことを保証するための要件です。真実性を確保するための手段として、以下の中からいずれかの措置をとることが求められます。

メールで受け取った請求書を保存する場合には、実施する方法が上記のどれかを満たして、真実性を確保できているのかを確認しましょう。

2.可視性の要件

電子帳簿保存法における「可視性の要件」とは、保存した電子データを適切に管理し、必要な際に速やかに閲覧・出力できる状態に保つことを求める要件です。

可視性を確保するための手段として、下記の条件をすべて満たすことが求められます。

電子メールや受け取った請求書を保存する際は、保存体制が上記の可視性の要件をすべて満たした状態になっているのか確かめましょう。

電子帳簿保存法に則って電子メールを保存する方法

具体的なケースごとに電子帳簿保存法に沿って電子メールを保存する方法をみていきましょう。メールで請求書を受け取る場合「PDFなどの形で取引情報がメールに添付されているケース」や「メール本文中に取引情報が直接記載されているケース」が想定されます。

それぞれのケースで電子メールを保存する方法は異なるため、自社の体制に沿った方法を把握しましょう。

PDFなどの形で取引情報がメールに添付されているケース

PDFやファイルなどの形で、メールに請求書が添付されているケースにおける保存方法を紹介します。

添付されたファイルにタイムスタンプを付与し別の媒体に保存する

電子メールのファイルに請求書が添付されている場合は、そのファイルを以下のような別の媒体に保存しましょう。

• ハードディスク
• コンパクトディスク
• DVD
• 磁気テープ
• クラウド（ストレージ）サービス

この時、保存したファイルには保存先のシステムでタイムスタンプを付与し、真実性の要件を満たすようにするのが大切です。

自社のメールシステムで請求書が添付されたメールごと保存する

自社で利用しているメールシステムにて、メールそのものの訂正や削除を確認できる機能、もしくは訂正や削除ができない機能が備わっている場合、メールシステム内で「真実性」を満たした保存ができます。

自社で利用しているメールシステムが要件を満たしているのであれば、そのシステムに添付された請求書ごとメールを保存しましょう。すべてのメールシステムが要件を満たしているわけではないため、事前に確認しておくのが大切です。

事務処理規程を作成し規程内容に沿って保存する

あらかじめ事務処理規程を作成し、規程内容に沿ってメールや請求書を保存する方法です。事務処理規程を作成、運用、備え付けすれば、保存するデータへのタイムスタンプ付与やシステムでの訂正、削除制限を必要とせずに、電子帳簿保存法で求められる真実性を確保できます。

また、電子帳簿保存法に沿って請求書を保存する際には、残りの可視性の要件も満たす必要があります。具体的には「取引年月日」「取引先」「取引金額」をファイル名に含めて、メールや請求書をファイル内に保存するといったふうに、可視性を満たす規定を作成しましょう。

事務処理規程を作成した後も、その内容にもとづいて運用していくのが重要となります。

メール本文中に取引情報が直接記載されているケース

続いて、メール本文中に請求書の内容がそのまま記載されているケースでの、保存方法をみていきましょう。

メールにタイムスタンプを付与し別の媒体に保存する

電子メールのファイルに請求書が添付された場合と同じく、取引情報が記載されているメールは、ハードディスクやクラウドサービスなど別の媒体に保存しましょう。

保存する際は、忘れずにタイムスタンプを付与し、真実性の要件を満たすことが重要です。

自社のメールシステムでメール自体を保存する

請求書がメールに添付された場合と同じく、自社でメール管理システムを利用しているのであれば、それを利用してメールごと保存しましょう。注意点についても同様で、メール管理システムが電子帳簿保存法で求められる真実性の要件と可視性の要件を満たしているのか確かめるのが大切です。

たとえ自社で利用しているメーラーがあったとしても、要件を満たしていなければ、請求書情報が記載されたメールを保存するシステムとしては活用できません。

メールの内容をPDFやスクリーンショットなどに変換して保存する

本文中に取引情報が直接記載されている場合は、PDFやスクリーンショットに変換して保存するのもおすすめです。PDF化ツールを利用していなくとも、多くのメールサービスでは「印刷」メニューからPDFに保存する機能があるため、これを活用するとよいでしょう。

PDFやスクリーンショットに変換した後は、他の保存方法同様に、真実性と可視性を満たしたうえで保存します。

電子メールの請求書を保存する際に知っておきたいポイント

電子メールで受け取った請求書を保存する際には、いくつかおさえておくべきポイントが存在します。これから電子帳簿保存法への対応を進めていくという担当者の方は、ぜひこれらのポイントを把握しておきましょう。

電子取引の情報は電子データのまま保存する

電子帳簿保存法では、電子取引によって受領された請求書や領収書などの取引情報は「電子データのまま」保存することが義務付けられています。

具体的には、電子メールに添付された請求書を紙に印刷し、紙の書類を原本にして保存してはいけません。紙で受け取った請求書については、紙の書類を原本にして保存することが認められているため、これらを混同しないよう留意しましょう。

すべての事業者が電子取引データを保存しなければいけない

電子帳簿保存法の対象となるのは、企業や事業の規模にかかわらずほぼすべての事業者です。一般的な法人はもちろん、小規模な個人事業主も対象となります。

そのため、電子メールで請求書を受け取った際には、真実性と可視性の要件に沿ったデータ管理が求められます。

自社がどのように請求書を受領しているのか社員全員が把握する

電子帳簿保存法の要件を適切に満たしたうえで保存するためには、まず自社がどのような形で請求書を受領しているかを社員全員が正確に把握することが重要です。

請求書が電子メールでやり取りされる場合、PDF形式の添付ファイルで受け取るケースや、メール本文に請求書のダウンロードURLを記載しているケースなど、さまざまなケースが考えられます。保存すべき書類やメールを見落とさないよう、取引先ごとに請求書の受け取り方を共有しておくとよいでしょう。

電子メールの請求書を保存する際によくある質問

最後に電子メールに添付された請求書を保存する際、よくあげられる質問について紹介します。

業務に関するメールは全部保存するの？

電子帳簿保存法にもとづき保存が必要なメールは、あくまで取引情報が含まれているものに限られます。

たとえば、見積書や注文書、請求書、領収書などが含まれたメールが保存対象です。そのため、業務連絡や業務進行状況の確認などのメールは、電子帳簿保存法の対象外となります。

取引に関する相談が記載されたメールも保存しないといけないの？

取引に関する相談内容が含まれているメールであっても、具体的な取引情報が伴わない限り、電子帳簿保存法での保存義務はありません。取引情報とは請求書や契約書、領収書といった書類に記載されるような項目を指し、注文内容や金額、宛名、発行日、納期などがあげられます。

つまり、価格交渉や納期に関するやり取りのような相談メールも、取引の内容や契約そのものが含まれていなければ、保存対象には含まれないとされています​。一方で、取引に関する相談メールがその後の取引の証拠として必要になる場合があるため、一定期間保存しておくのもおすすめです。

電子帳簿保存法の要件に沿ってメールで受け取った請求書を保存しよう

電子帳簿保存法は、取引データを電子データで保存することを認めている一方で、電子データで保存する際には要件を満たす必要があります。メールで請求書を受け取った場合は、真実性と可視性の要件を満たしたうえで、メールや請求書を保存しなければいけません。

また、メールに添付されたPDF形式の請求書や、メール本文に直接記載された取引情報など、受け取る形式に応じた保存方法があります。システムを活用した保存や事務処理規程の作成など、自社に合った方法を選び、実践することが重要です。

今回のポイントを参考に、自社の電子データ保存方法を見直し、より確実な管理体制を整えていきましょう。

• 監修：マネーフォワード クラウド会計

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