- 作成日 : 2024年12月3日
電子取引の具体例は？保存対象書類について
電子帳簿保存法の施行により、電子取引上で交わされたデータは、原則データ上で保管することとなりました。しかしながら、具体的にどのような取引が電子保存の対象となるか、把握しきれていない方もいることでしょう。
本記事では、電子帳簿保存法の一分野である「電子取引」に関して、具体例や保存方法を解説します。保管時に守るべき要件や、よくある質問への回答も掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。
目次
【電子帳簿保存法】対象となる電子取引の具体例
電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引（電子帳簿保存法第2条第5号による）」のことです。取引情報は、取引に関して受領・送付を行う注文書や、契約書・送り状・領収書などの書類を指します。
次に挙げる取引は、電子取引に該当する取引の一例です。保存の際に守るべきルール（保存要件）も併記します。
| 内容 | 保存要件 |
|---|---|
| 電子メールによるデータ受領・送信 | データの訂正・削除を防ぐため、タイムスタンプの付与が必要。または、適切なデータの管理が必要。 |
| ホームページからのダウンロード | |
| 電子請求書・領収書に係るクラウドサービス利用 | 改ざん防止のため、訂正・削除の記録が残るシステムの導入が求められる。または、訂正・削除が不可能なシステムを導入する必要がある。 ※タイムスタンプ・事務処理規定の導入による対応も可能 |
| クレジットカード・ICカードによる決済 | |
| EDI取引・システムの利用 | |
| ペーパレス化されたFAX・複合機の利用 | 受領者側でデータの訂正・削除が可能であるため、タイムスタンプの付与が必要。不可能な場合は、事務処理規定に基づき適切にデータを管理する必要がある。 |
| DVD等の記録媒体を通したデータ授受 |
電子取引データを保存すべき書類3分野
電子帳簿保存法において、電子データ形式での保存が必要になる書類は、3種類あります。
1．取引の開始・終点で交わされるもの
取引の開始前に交わされる契約書や、終わった後に作成する領収書は、電子保存の対象です。また、各種書類の写しも保存対象となります。
このような書類は、取引の内容を把握するうえで重要です。取引の中間過程で交わされる書類に対して、取引の真実性を確保する役割もあります。
2．取引の中間過程で作成されるもの
取引の過程で交わされる書類も、電子データ状で保存する必要があります。該当する書類の一例は、次の通りです。
- 請求書
- 納品書
- 送り状
上に挙げた書類は、資金や物の流れを証明する書類となります。取引開始・終点で交わされる書類よりも重要度は低いものの、所得金額の計算と直結・連動するため、適切な管理が必要です。
3．資金・物の流れに関わらないもの
検収書や注文書、見積書などの書類も、電子データ状で保存しましょう。資金や物の流れに直接関与しない「一般書類」も、電子データ上で取引・書類の授受を行った場合は、電子保存の対象になります。
電子取引データ保存に関してよくある質問
電子取引データを保存する際に、よくある質問をまとめました。3つの質問に回答していきます。
保存の際に守るべきルール（要件）は？
電子帳簿保存法には、電子データを保存する際に、守るべきルールを設けています。内容は、次の2つです。
| 要件 | 内容 | 具体例 |
|---|---|---|
| 真実性 |
|
|
| 可視性 |
|
|
上の要件を満たさないデータは、正規の書類として認められません。要件に沿ったシステムを導入するか、社内で事務処理規程を制定して対処しましょう。
今すぐに対応する必要がある？
電子帳簿保存法では、2024年1月に宥恕措置が終了し、すべての企業に対して電子取引データの保存が義務付けられました。電子データ保存要件を満たさない企業は、迅速な対応が必要です。
しかし、次の要件を両方満たした場合は「猶予措置」が適用されます。
- 所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合
- 税務調査等の際に、求めに応じて電子データをダウンロード・プリントアウトできる場合
参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました | 〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜
要件を満たさない状態でも電子データを保存できるため、電子保存の対応が間に合わない場合は、利用を検討しましょう。
データ保存にはシステムの導入が必須？
真実性・可視性要件を目視で確認し、手動でデータを管理することは、理論上可能です。事務処理規程を整備することで、ある程度対応できるでしょう。
しかし、電子帳簿保存法の保存要件は、今後改正される可能性もあります。変化する法律を都度確認し、規程に落とし込む作業には、専門家の協力が必要になるでしょう。また、繁忙期のように忙しくなる時期には、データ管理に割く工数を確保できない恐れもあります。
法改正に対応したり、データ管理の工数を削減したりしたい場合は、システムの導入がおすすめです。
電子帳簿保存法に対応したシステムをお探しの方は、『マネーフォワード クラウド会計』の無料体験を検討してみてください。
データ保存が必要な電子取引の具体例を押さえておこう
2024年1月に、電子帳簿保存法の宥恕措置が終了し、すべての事業者に対して電子取引データの保存が義務付けられました。
電子保存が必要な取引の一例は、次の通りです。
- 電子メールによるデータ受領・送信
- ホームページからのダウンロード
- 電子請求書・領収書に係るクラウドサービス利用
- クレジットカード・ICカードによる決済
- EDI取引・システムの利用
- ペーパレス化されたFAX・複合機の利用
- DVD等の記録媒体を通したデータ授受
電子データ形式で送信・受信した書類は、基本的に電子保存を行う必要があります。放置していると罰則を課される恐れもあるので、まだ対応していない場合は、速やかに対応を進めましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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