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  • 作成日 : 2024年12月3日

電子取引の具体例は？保存対象書類について

電子帳簿保存法の施行により、電子取引上で交わされたデータは、原則データ上で保管することとなりました。しかしながら、具体的にどのような取引が電子保存の対象となるか、把握しきれていない方もいることでしょう。

本記事では、電子帳簿保存法の一分野である「電子取引」に関して、具体例や保存方法を解説します。保管時に守るべき要件や、よくある質問への回答も掲載しているので、ぜひ参考にしてみてください。

【電子帳簿保存法】対象となる電子取引の具体例

電子取引とは、「取引情報の授受を電磁的方式により行う取引（電子帳簿保存法第2条第5号による）」のことです。取引情報は、取引に関して受領・送付を行う注文書や、契約書・送り状・領収書などの書類を指します。

次に挙げる取引は、電子取引に該当する取引の一例です。保存の際に守るべきルール（保存要件）も併記します。

内容保存要件
電子メールによるデータ受領・送信データの訂正・削除を防ぐため、タイムスタンプの付与が必要。または、適切なデータの管理が必要。
ホームページからのダウンロード
電子請求書・領収書に係るクラウドサービス利用改ざん防止のため、訂正・削除の記録が残るシステムの導入が求められる。または、訂正・削除が不可能なシステムを導入する必要がある。

※タイムスタンプ・事務処理規定の導入による対応も可能

クレジットカード・ICカードによる決済
EDI取引・システムの利用
ペーパレス化されたFAX・複合機の利用受領者側でデータの訂正・削除が可能であるため、タイムスタンプの付与が必要。不可能な場合は、事務処理規定に基づき適切にデータを管理する必要がある。
DVD等の記録媒体を通したデータ授受

電子取引データを保存すべき書類3分野

電子帳簿保存法において、電子データ形式での保存が必要になる書類は、3種類あります。

1．取引の開始・終点で交わされるもの

取引の開始前に交わされる契約書や、終わった後に作成する領収書は、電子保存の対象です。また、各種書類の写しも保存対象となります。

このような書類は、取引の内容を把握するうえで重要です。取引の中間過程で交わされる書類に対して、取引の真実性を確保する役割もあります。

2．取引の中間過程で作成されるもの

取引の過程で交わされる書類も、電子データ状で保存する必要があります。該当する書類の一例は、次の通りです。

上に挙げた書類は、資金や物の流れを証明する書類となります。取引開始・終点で交わされる書類よりも重要度は低いものの、所得金額の計算と直結・連動するため、適切な管理が必要です。

3．資金・物の流れに関わらないもの

検収書や注文書、見積書などの書類も、電子データ状で保存しましょう。資金や物の流れに直接関与しない「一般書類」も、電子データ上で取引・書類の授受を行った場合は、電子保存の対象になります。

電子取引データ保存に関してよくある質問

電子取引データを保存する際に、よくある質問をまとめました。3つの質問に回答していきます。

保存の際に守るべきルール（要件）は？

電子帳簿保存法には、電子データを保存する際に、守るべきルールを設けています。内容は、次の2つです。

要件内容具体例
真実性
  • 取引情報が改ざんされていない事実・編集された事実を確認できる
  • タイムスタンプの付与
  • 訂正・削除を記録できるシステム、または訂正・削除ができないシステムの導入
可視性
  • 保存した書類の内容をはっきりと閲覧できること
  • 必要な書類を速やかに探せること
  • 保存したデータが閲覧できるディスプレイ・機器を備え付ける
  • システムの使い方がわかる説明書を備え付ける
  • 検索機能を確保する

上の要件を満たさないデータは、正規の書類として認められません。要件に沿ったシステムを導入するか、社内で事務処理規程を制定して対処しましょう。

今すぐに対応する必要がある？

電子帳簿保存法では、2024年1月に宥恕措置が終了し、すべての企業に対して電子取引データの保存が義務付けられました。電子データ保存要件を満たさない企業は、迅速な対応が必要です。

しかし、次の要件を両方満たした場合は「猶予措置」が適用されます。

  • 所轄税務署長が「相当の理由」があると認める場合
  • 税務調査等の際に、求めに応じて電子データをダウンロード・プリントアウトできる場合

参考：電子帳簿保存法の内容が改正されました | 〜 令和５年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しの概要 〜

要件を満たさない状態でも電子データを保存できるため、電子保存の対応が間に合わない場合は、利用を検討しましょう。

データ保存にはシステムの導入が必須？

真実性・可視性要件を目視で確認し、手動でデータを管理することは、理論上可能です。事務処理規程を整備することで、ある程度対応できるでしょう。

しかし、電子帳簿保存法の保存要件は、今後改正される可能性もあります。変化する法律を都度確認し、規程に落とし込む作業には、専門家の協力が必要になるでしょう。また、繁忙期のように忙しくなる時期には、データ管理に割く工数を確保できない恐れもあります。

法改正に対応したり、データ管理の工数を削減したりしたい場合は、システムの導入がおすすめです。

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データ保存が必要な電子取引の具体例を押さえておこう

2024年1月に、電子帳簿保存法の宥恕措置が終了し、すべての事業者に対して電子取引データの保存が義務付けられました。

電子保存が必要な取引の一例は、次の通りです。

  • 電子メールによるデータ受領・送信
  • ホームページからのダウンロード
  • 電子請求書・領収書に係るクラウドサービス利用
  • クレジットカード・ICカードによる決済
  • EDI取引・システムの利用
  • ペーパレス化されたFAX・複合機の利用
  • DVD等の記録媒体を通したデータ授受

電子データ形式で送信・受信した書類は、基本的に電子保存を行う必要があります。放置していると罰則を課される恐れもあるので、まだ対応していない場合は、速やかに対応を進めましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：マネーフォワード クラウド会計

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