- 更新日 : 2025年2月20日
請求書は領収書の代わりに経費精算に使える？
領収書を受け取っていないときでも、請求書と明細書がそろっていれば経費精算することは可能です。他にもどのようなときに領収書なしで経費精算できるのか、わかりやすく解説します。また、領収書と請求書は一定期間の保管義務があります。Webで領収書などが発行されたときの対応についても説明するので、ぜひ参考にしてください。
請求書は領収書代わりに使える？
請求書は支払い前に発行する書類、領収書は支払い後に発行する書類です。目的も発行時期も異なるため、本来、請求書は領収書の代わりになりません。
しかし、銀行振込みやクレジットカード払いのときは、請求書と明細書がそろっていれば、領収書がなくても経費精算に活用することが可能です。また、請求書の中には、わかりやすい形で「了」や「代済」と記載され、請求と支払いがセットになった書類であることがわかる「請求書兼領収書」があります。この請求書兼領収書も、領収書として活用できます。
参考：国税庁 No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書
請求書を領収書代わりに使う際の注意点
金銭や有価証券を受け取ったことを示す領収書は、5万円以上の取引について記載されているときは収入印紙を貼付して、印紙税を納付しなくてはいけません。そのため、請求書を領収書代わりに使う場合も、5万円以上の取引に関しては収入印紙の貼付が必要です。
ただし、電子請求書として発行し、紙にプリントアウトせずに領収書として使用するときは収入印紙の貼付は不要となります。電子請求書兼領収書として発行しても、印刷した時点で収入印紙の貼付が必要になるので注意しましょう。
また、クレジットカード払いのときは請求書と明細書を領収書代わりに使えますが、店舗で買い物をしたときなどのように領収書が発行されたときは、請求書と明細書の両方があっても領収書としては活用できません。領収書を受け取り、経費精算に用いるようにしましょう。
請求書と領収書の保管
請求書と領収書は、7年間の保管義務があります。起点となるのは事業年度の確定申告の期限の翌日です。
例えば、2021年1月に請求書や領収書を受け取ったとしましょう。2021年の取引に関する確定申告の期限は2022年3月15日なので、その請求書や領収書は2029年3月16日まで保管することになります。つまり、7年間の保管義務といわれていますが、実質は8年ほど保管することになるので注意が必要です。
また、青色申告をした事業年度で青色繰越欠損金が生じた年度、あるいは青色申告をしなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた年度に関しては、請求書や領収書は10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度については9年間）の保管義務があります。欠損金が生じたかどうかは事業年度末にならないとわからないため、とりあえず請求書や領収書などの書類は10年間保管しておくほうが良いでしょう。
個人事業主で青色申告をしている場合、支払い総額が300万円以下の領収書に関しては5年の保管義務となります。また、請求書や白色申告をしている場合の領収書は、支払い総額に関わらず5年の保管義務となるため、注意しましょう。
より詳しく知りたい方は、次の記事をご覧ください。
請求書や領収書は正しく管理しよう
請求書は支払い前に発行する書類、領収書は支払い後に発行する書類のため、請求書が領収書の代わりになることは本来ありません。しかし、請求書と明細書がセットになった請求書兼領収書であれば、領収書の代わりとして活用することができます。
また、銀行振込みやクレジットカード払いで請求された金額を支払った場合であれば、領収書を受け取っていないときに限り、請求書と明細書を領収書代わりに使うことが可能です。
ただし、店舗などでクレジットカードを使って支払いをしたときは、領収書が発行されます。このようなケースでは請求書と明細書をすでに保有していたとしても、請求書と明細書を領収書代わりに使うことができません。領収書が発行されたときは領収書以外の書類を代わりにすることができない点に留意しておきましょう。
請求書や領収書には7年の保管義務があります。しかし、保管義務の起点となるのがその取引の確定申告の期限日の翌日のため、実質は8年ほどの保管義務です。また、欠損金が生じた年度に関しては10年間あるいは9年間の保管義務となるため、万が一に備えて、請求書と明細書は10年間保管しておくほうが良いでしょう。
正しく保管することで正しく経理管理を行えるようになります。帳簿も正確に記録し、正しい経営管理を実現しましょう。
よくある質問
請求書は領収書代わりに使える？
請求書と明細書の両方があり、領収書が発行されていないときは、領収書代わりに使うことができます。請求書兼領収書も領収書として利用できます。詳しくはこちらをご覧ください。
請求書を領収書代わりに使う場合の注意点は？
領収書と同じく5万円以上の取引に関しては収入印紙の貼付が必要です。電子文書で印刷しない場合、収入印紙は必要ありません。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
会計の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
交通費の経費精算（交通費精算）とは？ 定期区間は精算できる？
取引先への訪問、社外での研修、支店間の移動など、あらゆる場面における従業員の移動には交通費が発生します。業務上必要な交通費を従業員が支払った場合、どのような基準で経費精算できるのでしょうか。交通費の経費精算と、旅費交通費や通勤費との違い、領…
詳しくみる立替経費は給与明細のどの項目に記載する？書き方や精算書のテンプレートを紹介
立替経費とは、従業員が業務上必要な費用を一時的に自己負担し、その後会社が精算して払い戻すものを指します。精算を給与振込と同時に行う場合、給与明細への記載方法に迷うことも多いのではないでしょうか。本記事では、精算時の給与明細への記載や処理方法…
詳しくみる経費精算とは？やり方・テンプレ・システムの比較ポイント
経費精算とは、旅費交通費、接待飲食費、消耗品費…など、従業員が事業を進める上で必要となった費用、一時的に立て替えた費用を精算することです。 経費精算を効率よく進めるのであれば、経費精算書のテンプレートを活用するほか、業務効率化を本格的に進め…
詳しくみる経費立替は違法？いくらまでならOK？立替目安や精算書のテンプレートを紹介
経費立替とは、会社が払うべき経費を従業員に一時的に立て替えてもらうことです。そして、経費立替を従業員に指示することは違法ではありません。 本記事では、経費立替を従業員に命じた場合の違法性や経費立替の期間・金額の目安、経費立替による従業員への…
詳しくみる小口現金はいくらまで設定できる？上限設定のポイントや適正額の算出方法を解説
小口現金とは、企業が日常業務における少額な経費の支払いをスムーズに行うために用意する現金のことです。ただし、小口現金をきちんと管理できていない場合には、不正や盗難などのリスクも高まるため注意が必要です。本記事では、小口現金の管理方法や導入の…
詳しくみる値引を受けた場合の仕訳や経費精算はどうすればいい？
商取引において値引の処理はつきものです。同時に経理業務においても、値引された支払いの仕訳や従業員が値引された商品を立て替え購入した際の経費精算といった処理が発生します。通常の仕訳や経費精算とは異なる対応が必要な値引の処理は、どのように行えば…
詳しくみる