• 作成日 : 2025年3月18日

経理の電子化とは？システム導入のメリット・手順・注意点を徹底解説

近年、企業の業務効率化が求められる中で、「経理の電子化」が注目を集めています。従来の経理業務は、紙の請求書や領収書を管理し、手作業で帳簿をつけるなど、多くの時間と労力を必要としていました。しかし、デジタル技術の発展により、これらの業務を電子化し、効率的に管理することが可能になっています。

本記事では、経理の電子化の基本から、メリット、導入ステップ、成功のためのポイントまでを詳しく解説します。これから経理の電子化を進めようと考えている企業の担当者や、電子化による業務改善に関心のある方にとって、役立つ情報を提供します。

経理の電子化とは

経理の電子化とは、紙ベースの経理業務をデジタル化し、電子データで管理することです。具体的には、請求書や領収書、経費精算書、契約書などを電子化することで、作成・送付・保管・管理の業務を効率化します。

経理の電子化では、単に紙の書類をスキャンして電子化するだけではなく、システムやクラウドを活用し、業務プロセス全体を最適化することが重要です。これにより、業務の効率化、コスト削減、データの一元管理、さらには法令遵守の強化が可能になります。

経理の電子化が必要とされる背景

近年、多くの企業が経理の電子化に取り組んでいます。その背景には、電子帳簿保存法・インボイス制度などの法改正や、リモートワークの普及など、さまざまな要因が関係しています。

電子帳簿保存法・インボイス制度などの法改正

経理の電子化を推進する大きな要因の一つが、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法改正です。

特に、2022年に改正された電子帳簿保存法では、電子データで受け取った請求書や領収書を紙に印刷して保存することが原則として認められなくなり、電子データのまま保存することが義務化されました。これにより、多くの企業が電子帳簿保存法に対応するために経理の電子化を進める必要に迫られました。

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また、2023年に導入されたインボイス制度では、適格請求書の保存が求められるようになり、請求書の電子化が進むきっかけとなりました。インボイス制度に対応するために、電子請求書システムを導入する企業も増えています。これらの法規制の変更に対応するためにも、経理業務のデジタル化は避けて通れない課題となっています。

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リモートワークの普及

近年ではリモートワークが普及し、場所にとらわれずに業務を行う必要性が高まっています。しかし、紙の書類を用いた経理業務では、オフィスに出社しなければ処理できないケースが多く、リモートワークの導入が難しいという課題がありました。経理の電子化を進めることで、請求書や経費精算の処理をオンラインで完結できるため、従業員はどこからでも業務を行うことができます。

リモートワークの導入により、通勤時間の削減やワークライフバランスの向上が期待できるだけでなく、企業全体の生産性向上にもつながります。また、オフィスに依存しない業務環境を整えることで、災害時やパンデミック時の事業継続性を強化することができます。

経理の電子化の主な対象業務

経理業務の中には、請求書発行や経費精算、会計処理、税務申告など多くの業務が含まれます。ここでは、経理の電子化の主な対象業務について解説します。

請求書発行

請求書の発行は、多くの企業にとって頻繁に行われる経理業務の一つです。従来は請求書を紙で作成し、印刷して郵送するケースが一般的でしたが、電子化することで作業負担を大幅に削減できます。

例えば、請求書発行システムを導入することで、取引先ごとの請求書を自動生成し、メールやオンライン上で送信できるようになります。これにより、紙の印刷や郵送の手間が不要になり、コスト削減につながります。また、送付済み・未送付・入金確認済みなどの請求書のステータスをシステム上で管理すれば、業務の透明性も向上します。

さらに、インボイス制度の適格請求書の要件を満たしたフォーマットで請求書を作成することが容易になります。これにより、法令遵守の負担が軽減され、経理担当者の作業効率が向上します。

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経費精算

経費精算は、従業員が業務に関連する支出を報告し、企業が払い戻しを行う業務です。従来は領収書を紙で提出し、上司の承認を得てから経理担当者が手入力で処理するケースが一般的でしたが、電子化によってこれらのプロセスを大幅に効率化できます。

例えば、経費精算システムを導入することで、従業員はスマートフォンで領収書を撮影し、OCR技術を活用して自動的にデータを読み取ることができます。これにより、紙の領収書を手作業で整理する必要がなくなり、入力ミスのリスクも軽減されます。また、電子承認機能を利用することで、上司の承認フローをオンラインで完結できるため、経費精算の処理時間が短縮されます。

さらに、クレジットカードの利用履歴と連携することで、経費精算の自動入力が可能になります。これにより、従業員が手入力する手間が省け、経理担当者のチェック作業も効率化されます。経費精算の電子化は、従業員と経理部門の双方にとって負担を軽減する大きなメリットがあります。

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会計処理

会計処理は、企業の財務状況を正確に把握し、適切に管理するために不可欠な業務です。従来は会計データを手作業で入力し、紙の帳簿に記録していましたが、経理の電子化によりこれらの作業を自動化できます。

クラウド会計ソフトを導入すると、銀行口座やクレジットカードの取引データを自動的に取り込み、仕訳処理を自動化できます。これにより、経理担当者が手作業で入力する手間が削減され、データの正確性が向上します。また、売上や経費のデータをリアルタイムで確認できるため、財務状況を迅速に把握し、適切な経営判断を下すことができます。

税務申告

企業が税金を正しく納めるには、税務申告の業務が不可欠です。従来は紙の申告書類を作成し、税務署に提出する必要がありましたが、経理の電子化により電子申告が可能になりました。

会計ソフトで作成した申告データを国税庁のe-Taxシステムに直接送信することで、申告書の作成や提出の手間が大幅に削減され、書類の紛失リスクもなくなります。また、税務申告の際に必要な添付書類も電子データで保存・提出できるため、紙の書類を整理する手間が軽減されます。

経理を電子化するメリット

経理の電子化は、業務の効率化やコスト削減だけでなく、企業全体の生産性向上にも大きく貢献します。ここでは、経理の電子化がもたらす具体的なメリットについて詳しく解説します。

経理業務の効率化

経理業務には、請求書の作成や処理、経費精算、帳簿管理など、膨大な作業が含まれます。これらの作業を紙ベースで行う場合、データの転記や手入力の手間がかかり、人的ミスのリスクも高まります。経理の電子化を導入すると、データの入力が自動化され、作業の負担が軽減されます。

また、電子化されたデータはクラウド上で一元管理されるため、必要な情報にすぐにアクセスできます。紙の書類を探す手間がなくなり、データの検索や確認が容易になることで、業務のスピードが向上します。特に、複数の拠点や部門を持つ企業においては、リアルタイムでのデータ共有が可能になり、業務の連携が強化されます。

経理業務のコスト削減

経理業務におけるコストの多くは、紙の書類の印刷・保管・郵送に関連しています。紙ベースの請求書や領収書を管理する場合、印刷代、インク代、封筒代、郵送費などのコストが発生するだけでなく、物理的な保管スペースも必要になります。経理の電子化を進めることで、これらのコストを大幅に削減することが可能です。

さらに、経理の電子化により、経費の管理がより正確に行えるようになります。電子データとして保存された経費情報は、会計システムと自動連携することでリアルタイムに集計され、支出の把握が容易になります。これにより、無駄な経費を可視化し、コスト削減のための具体的な対策を講じることができます。

手作業によるミスの削減

紙の書類を手作業で処理する場合、データの転記ミスや計算ミスが発生しやすくなります。特に、経理業務では数値の誤りが大きな影響を与えるため、正確なデータ管理が求められます。経理の電子化を導入すると、データの入力や計算が自動化されるため、人的ミスを防ぐことができます。

さらに、デジタル化されたデータは、バックアップが容易であり、災害時のリスク対策にもなります。紙の書類は火災や水害などで失われるリスクがありますが、クラウド上に保存されたデータであれば、万が一の事態にも対応できます。

法令遵守の強化

経理業務では、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令を遵守する必要があります。従来の紙ベースの管理では、書類の保管や検索が煩雑になり、監査対応に多くの時間がかかることが課題でした。

経理の電子化を進めることで、法令に準拠した形でデータを保存し、必要な情報を迅速に検索・提出することが可能になります。例えば、電子帳簿保存法に対応したシステムでは、タイムスタンプの付与や改ざん防止機能が備わっており、法的要件を満たした状態で書類を管理できます。

また、インボイス制度の導入により、適格請求書の保存が求められるようになりましたが、電子請求書システムを活用すれば、適格請求書の発行・管理が容易になります。これにより、監査や税務調査の際にも迅速に対応でき、企業のリスク管理を強化することができます。

経理を電子化する場合の注意点

経理の電子化は多くのメリットをもたらしますが、導入や運用の過程でいくつかの課題に直面することがあります。ここでは、経理の電子化を進める際の主要な課題と、それに対する注意点について詳しく解説します。

費用対効果の検討が必要

経理の電子化を進めるためには、会計ソフトや経費精算システムなどのツールを導入する必要があります。これには、ソフトウェアのライセンス費用やサブスクリプション費用が発生するだけでなく、クラウドサービスを利用する場合は継続的な月額料金も必要になります。加えて、既存のシステムとの統合やデータ移行にかかるコスト、従業員への研修費用なども考慮しなければなりません。特に、中小企業では大規模な投資が難しい場合があり、導入に慎重になるケースもあります。

そのため、経理の電子化を進める際には、導入コストとその効果を十分に検討し、自社の業務規模やニーズに合ったシステムを選定することが重要です。長期的な視点で費用対効果を分析し、将来的な業務効率化やコスト削減につながるかどうかを見極める必要があります。

業務プロセス全体の見直しが必要

経理の電子化を導入することで、これまで紙ベースで行っていた業務がデジタル化されます。しかし、単に紙の書類を電子化するだけでは十分ではなく、業務プロセス全体を見直し、最適化することが求められます。例えば、承認フローの変更や、新しいシステムに合わせた業務ルールの設定が必要になるため、従業員の適応が課題となることがあります。

特に、長年紙の書類に慣れてきた経理担当者にとっては、新しいツールの操作に不安を感じることがあります。そのため、導入前に十分な研修を実施し、経理業務に関わるすべてのスタッフがスムーズに移行できるようサポート体制を整えることが重要です。また、電子化によって業務がどのように改善されるのかを明確に伝え、従業員の理解と協力を得ることが成功の鍵となります。

セキュリティ対策が必要

経理の電子化により、請求書や領収書、財務データなどの重要な情報が電子データとして管理されるようになります。そのため、データの適切な管理とセキュリティ対策が不可欠です。紙の書類と異なり、電子データは不正アクセスやサイバー攻撃のリスクにさらされる可能性があり、適切な対策を講じなければ情報漏洩の危険性が高まります。

特に、クラウドサービスを利用する場合は、データの保管場所やバックアップの仕組みを確認し、信頼性の高いセキュリティ対策が施されているかを検討する必要があります。また、アクセス権限の管理を適切に行い、必要な従業員だけが機密情報にアクセスできるようにすることが重要です。さらに、定期的なセキュリティ監査を実施し、データの保護体制を維持することが求められます。

システム障害への備えが必要

経理の電子化が進むと、業務の多くがシステムに依存することになります。そのため、システム障害やサーバーダウンが発生した際に、業務が停止してしまうリスクがある点に注意が必要です。特に、クラウドサービスを利用している場合、インターネット接続のトラブルやプロバイダーのシステム障害によって、一時的にデータにアクセスできなくなる可能性があります。

こうしたリスクに備えるためには、データのバックアップ体制を整えることが不可欠です。定期的にデータを別の場所に保存し、万が一の障害時にも迅速に復旧できるように準備をしておくことが重要です。また、システムのダウンタイムを最小限に抑えるために、代替手段を用意することも検討すべきです。

取引先との調整が必要

経理の電子化を進める際、自社だけでなく取引先との連携にも注意を払う必要があります。すべての取引先が電子請求書や電子契約に対応しているわけではなく、一部の企業では従来の紙ベースの取引を継続している場合があるからです。

例えば、自社が電子請求書の発行を開始しても、取引先が紙の請求書しか受け付けていない場合、デジタルと紙の書類を並行して管理しなければならず、かえって業務が煩雑になる可能性があります。そのため、取引先と事前に協議し、電子化への移行計画を共有しながら進めることが重要です。また、紙ベースの取引が一定数残る場合は、それを管理するための体制も整える必要があります。

法制度への理解と対応が必要

経理業務に関連する法制度は、時代とともに変化しています。特に、電子帳簿保存法やインボイス制度の導入により、電子データの管理に関する要件が強化されました。そのため、経理の電子化を進める際には、これらの法制度を正確に理解し、適切な対応を行うことが求められます。

例えば、電子帳簿保存法では、保存するデータに改ざん防止の措置が必要とされており、適切なシステムを選定することが重要になります。また、インボイス制度では、仕入税額控除の適用を受けるために、適格請求書の保存要件を満たす必要があります。そのため、法改正に応じてシステムをアップデートし、常に最新の要件に適合した運用を行うことが不可欠です。

さらに、監査や税務調査の際にスムーズに対応できるよう、データの整理と管理を徹底することも大切です。法規制の変更に備え、定期的に社内のルールを見直し、必要に応じて従業員向けの研修を実施することで、法令遵守を確実にすることができます。

経理の電子化を成功させるためのステップ

経理の電子化を成功させるためには、明確な計画を立て、段階的に進めることが重要です。ここでは、経理の電子化を進めるための具体的なステップについて詳しく解説します。

目的と範囲を明確にする

経理の電子化を導入する前に、何を目的とするのかを明確にすることが重要です。企業ごとに抱える課題は異なるため、経理の電子化によって解決したい問題を整理しましょう。例えば、経費精算の手間を減らしたいのか、請求書発行の効率を向上させたいのか、あるいは全体的な業務のデジタル化を目指すのかを明確にします。

また、電子化の範囲を決めることも大切です。全社的に一度に電子化を進めるのか、一部の業務や部署から試験的に導入するのかを検討し、スムーズな移行を目指します。これにより、システム導入後の混乱を防ぎ、効率的な運用が可能になります。

現在の業務プロセスを分析する

経理の電子化を効果的に進めるためには、まず現在の業務プロセスを詳細に分析する必要があります。紙の書類をどのように処理しているのか、どの業務に時間がかかっているのか、どこに改善の余地があるのかを明確にします。この分析を通じて、不要な作業や非効率なプロセスを洗い出し、電子化することで業務をどのように改善できるのかを把握します。

また、経理業務の流れをフローチャートにまとめると、問題点を可視化しやすくなります。例えば、請求書の処理に関して、手作業の多い部分がどこにあるのかを特定し、デジタル化によってどのように効率化できるのかを考えます。

自社のニーズに合ったツールを選定する

経理の電子化には、さまざまなツールを活用する必要があります。主な選択肢として、会計ソフト、経費精算システム、電子請求書システムなどが挙げられます。これらのツールを選定する際には、自社の業務に適した機能を持っているかを確認し、コストや導入のしやすさ、他のシステムとの連携性も考慮することが重要です。

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社内の関係者への周知・教育を行う

新しいシステムを導入する際には、経理担当者だけでなく、社内の関係者にも十分な説明を行い、理解を得ることが不可欠です。経理業務の電子化は、経理部門だけでなく、全社的に影響を及ぼすため、従業員がスムーズに新しい仕組みに適応できるようにすることが重要です。

例えば、経費精算システムを導入する場合、従業員がスマートフォンから経費を申請できるようになるため、その手順をしっかりと説明する必要があります。また、電子請求書の運用を開始する場合、営業部門や取引先との連携が必要になるため、事前にしっかりと調整を行います。

システムの導入と試験運用を行う

システムの選定が完了したら、実際に導入を進めます。しかし、一度にすべての業務を電子化すると、想定外のトラブルが発生する可能性があるため、まずは試験運用を行うことが推奨されます。小規模な範囲で導入を開始し、運用の中で課題が発生しないかを確認しながら、少しずつ適用範囲を広げていきましょう。

試験運用の段階では、データの入力方法やシステムの操作性を確認し、必要に応じて設定を調整します。また、実際に運用する中で発生する問題点を洗い出し、本格導入前に修正を行うことで、スムーズな移行を実現します。

運用ルールや業務フローを最適化する

新しいシステムを導入した後は、経理業務の運用ルールを明確にし、全社的に周知することが重要です。電子化された業務フローを定着させるためには、誰がどの作業を担当するのか、データの保存方法はどうするのか、トラブル発生時の対応はどうするのかといったルールを整備する必要があります。

また、紙の書類をデジタルデータとして保管する際には、法規制に準拠した形で管理することが求められます。特に、電子帳簿保存法やインボイス制度の要件を満たすためには、適切なフォーマットでデータを保存し、監査や税務調査にも対応できる状態を維持する必要があります。

導入後も定期的な評価と改善を行う

経理の電子化を導入した後も、継続的に業務の効率化を図るために、システムの運用状況を定期的に評価することが必要です。導入当初は順調に運用できていても、業務の変化や法改正などにより、運用方法を見直す必要が生じることがあります。

経理担当者やシステム利用者からのフィードバックを集め、運用上の問題点や改善点を把握し、必要に応じてシステムの設定を調整することが求められます。また、新しい機能の追加や、より優れたシステムへの移行を検討することで、経理業務のさらなる効率化を図ることができます。

経理の電子化を段階的に進めていきましょう

経理の電子化は、企業の業務効率向上、コスト削減、法令遵守の強化など、多くのメリットをもたらします。従来の紙ベースの管理では、データの入力や保管、検索に多くの手間がかかっていましたが、デジタル化により作業時間が短縮され、正確なデータ管理が可能になります。また、電子帳簿保存法やインボイス制度などの法規制に対応しやすくなり、監査や税務調査の際の負担も軽減されます。

ただし、経理の電子化を成功させるためには、単にシステムを導入するだけではなく、業務フローの見直しや従業員の適応、取引先との調整など、慎重な計画が必要です。特に、導入時には目的を明確にし、試験運用を行いながら、業務に最適な形で電子化を進めることが重要です。また、セキュリティ対策を徹底し、データ管理の安全性を確保することも不可欠です。

経理の電子化は、今後ますます企業にとって必要不可欠な取り組みとなります。適切なシステムを選定し、段階的に導入を進めることで、経理業務の負担を軽減し、企業の成長を支える仕組みを構築することができます。これから経理の電子化に取り組む企業は、本記事を参考に、自社に最適な電子化の進め方を検討してみてください。

• 監修：マネーフォワード クラウド会計

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