• 更新日 : 2023年3月23日

請求書の発行や処理業務を効率化するには?自動化サービスを紹介!

請求書の発行や処理業務を効率化するには?自動化サービスを紹介!

インボイス制度の施行やペーパーレス化の推進など、請求書まわりの方針変更は目まぐるしく、経理業務が一変する可能性を秘めています。請求書に関する作業をアナログで行っている場合、効率化できる余地は多いでしょう。まずは自社の業務フローを把握し、課題の原因を特定することが重要です。

この記事では、請求書業務の効率化の方法や導入を検討すべきシステムについて解説します。

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請求書業務の効率化を図る際に意識すること

サービスの対価を確実に回収するために行われる請求書業務は、企業活動にとって非常に重要だといえます。請求書は法的に作成義務がある書類ではないですが、取引の証拠として発行している企業がほとんどです。

社会ではDX(デジタル・トランスフォーメーション)の推進が進められている一方で、請求書に関する業務はアナログに行われているものも多いのが現状です。肯定的に捉えれば、改善の余地が大きい分野ともいえます。

請求書関連の業務を効率化するには、ペーパーレス化やシステムの導入が効果的です。請求書を紙で発行している企業も多いため、電子化の推進によってコスト削減が期待できます。

請求書業務システムを導入し、請求書の発行から送付、保存、消込処理などの業務を自動化することも可能です。いかに経理部署が手作業で行っている作業を置き換えられるかが、業務効率化の核をなします。

請求業務の効率化を図る場合は、まず請求書の受け取りや発行など業務フローに関する課題を洗い出し、自動化できる工程を把握するのが重要です。企業規模や業種にかかわらず、請求業務において時間がかかりやすい工程があります。手間がかかる原因を突き止めて無駄をなくしていくことで、業務の効率化のスピードは一気に上がるでしょう。

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請求書の発行や受け取り業務における課題

特定の業務がボトルネックとなり、非効率を招くことが多いのが請求書業務の特徴です。どの工程で改善の必要があるのかを知るために、請求書の発行・受け取り時の業務フローを紹介します。次に全体像を把握した上で、それぞれの工程でどのような課題が生じやすいかも、具体的に解説します。

一般的な請求書の発行と受け取り業務フロー

請求業務は請求書の発行側に必要な業務と受け取り側の処理に大別されます。発行側の一般的な業務フローは次のとおりです。

  1. 請求金額の計算
  2. 請求書発行
  3. 内部承認
  4. 請求書送付
  5. 入金の確認
  6. 督促
  7. 帳簿の消込処理

請求書には請求元や宛名に関する情報(会社名や部署名など)、取引項目(種類、単価、数量)、請求金額、振込先、支払期限などを記載します。消込処理は入金があったときに帳簿データを削除する行為を指します。何もしないと売掛金が残った状態が継続し、収入に含めることができません。

請求書を受け取る際も、次のとおりいくつかの工程に分かれます。

  1. 請求書の受領
  2. 関係部署への回覧
  3. 請求内容の確認
  4. 帳簿への入力
  5. 支払の実行
  6. 保存管理

請求書を受領し、回覧やチェックを済ませた後は、請求情報をシステムに入力して帳簿を作成します。続いて支払いを実行すると、すべてのフローが完了します。不正防止のためシステム入力と支払い処理は別々の部署で行うのが望ましいですが、人手不足の中小企業では兼務していることも少なくありません。

受け取った請求書は法律に基づき、一定期間保管が求められます。法人の場合、請求書の保存期間は最低でも7年必要です。取引相手や件数が多いと請求書の保管スペースだけでも相当な幅を取ります。

なお、請求書と精算書を混同してしまわぬよう注意が必要です。精算書は従業員が立て替え払いをしたときに、清算を求めて会社に提出する書類です。

請求書の発行・受け取りでボトルネックになりがちな業務

前述したフローのうち、業務の停滞や生産性の低下が生じやすい工程は次の3つです。

  • 請求書の受け取り
  • 承認や決済
  • データ入力や会計システムとの連携

受け取り方法が統一されておらず、複数の方式の請求書に対応しなければいけないことが作業の煩雑化を招いています。また、決裁権者の不在で業務が前に進まなかったり、データのシステムへの反映でミスが生じたりする課題も起こりがちです。

1. 請求書の受取

請求書の受け取り方法に決まりはなく、担当者はメールや郵送、FAXなどさまざまな方式への対応を迫られます。送付方法によって処理フローが異なるため、業務が複雑・煩雑になりやすいのが特徴です。

ペーパーレス化を進める場合、紙で届いた請求書をスキャンして電子化する処理も必要となるため工数がかかります。

支払い漏れや重複の発生を抑制するためには、保管方法の工夫が重要です。支払い済みと未払いの請求書を混同してしまうと致命的なため、紙として保管する場合は両者を別々の場所に保管する配慮が求められます。支払いが完了した請求書の処理では、請求月や取引先ごとにファイルを分けておくのがおすすめです。

2. 承認・決済

受領した請求書は関係部署に回覧し、決裁権者の判子によって支払いの承認を受ける必要があります。購買や財務部など部署をまたいで、決裁を受けることも珍しくありません。

承認者が休暇や出張で不在だと手続きが滞り、システムへの入力や口座振り込みの遅延を招く恐れもあります。たとえば紙に押印する方式を採用している場合、担当者とのタイミングが合わず、大幅なタイムロスが生じる危険もあります。

承認が下りるまでは完全に手続きがストップしてしまうため、何とか時間短縮に励みたいところです。クラウドソフトの導入や電子署名化などが具体的な改善策として挙げられます。

3. データ入力や会計システムとの連携

経理部署では、担当部署から回ってきた支払依頼書と請求書の原本を基に、請求内容をデータ化して記帳する処理が必要です。

支払依頼書と請求書の内容は一致しているか、自身の入力内容に誤りがないかなど確認すべき事柄が多く、計算ミスや後戻りが発生しやすい工程です。数ある業務のなかでも特に集中力が必要な作業といっても過言ではないでしょう。

エクセルで生成した仕訳データを変換したCSVファイルを用いることで、会計システムと連携している企業もあります。ただし、ファイルのフォーマットをシステムに合わせられず、エラーが出てしまう場合があります。

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請求書の発行・受け取り業務を効率化する方法

請求書の発行・受け取り業務のボトルネックに対して、効率化の方法を紹介します。まず重要なのが、自社の業務フローを見直し、非効率や無駄が発生している作業を特定することです。原因を突き止めることで、適切かつ具体的な解決策を見出せます。

請求書管理システムは特定のフローに限定せず、業務全域の自動化・効率化の推進に役立つ便利なツールです。請求書の確認や膨大な枚数の管理に苦慮しているなら、電子請求書の導入(ペーパーレス化)も有効です。

業務フローに非効率な部分がないか見直す

作業工程を洗い出して、請求フローに非効率な部分がないかチェックしましょう。効率的ではない業務を特定し、集中的に改善策を講じます。

たとえば、請求書の発行枚数が多く印刷や封入に時間がかかっているのであれば、メールでの請求に置き換えるのが効果的です。計算ミスが頻発しているのなら、システムを導入して機械に委ねるのがおすすめです。

問題点を正確に把握するためには、業務にかかる時間や時期、人員などの明確化が必要になります。具体的な情報を得ることで、個別的な解決策の立案につながります。実際は後述する自動化やシステム化などの策を講じるのが効果的です。

請求書のペーパーレス化を検討する

請求書発行方法の電子化によって印刷や封入の手間が省け、業務効率化やコスト削減が可能です。時間や場所に捉われず受け取りや確認、保存作業を行えるのもメリットです。請求書を受け取った直後から業務を進められるため、業務効率化に寄与します。

決裁や請求書の確認を他人に依頼するときも、オンライン上で処理が完結できるためスムーズです。

電子請求書は請求書をPDFにスキャンして送付するメール配信型やクラウドへのアップロードする方法のほか、システム上で発行から受け取りまで一元化する方法などがあります。

請求管理システムを導入して自動化を図る

請求管理システムとは、請求金額の計算や発行、送付、消込作業などを自動化できるツールです。工数の削減や人的なミスの減少などの効果を期待できます。使用中の会計ソフトや基幹システムと連携できるツールを選び、効率的に業務を進めていくことが重要です。

請求書業務アウトソーシング(代行)サービスの活用も効果的です。代行業者によっては請求書の発行だけでなく、入金確認や与信審査、代金回収まで行っています。

外注のため突発的な差し替えに対応しづらいのがデメリットですが、業務削減が実現し、営業やサービス開発などのコア業務にリソースを割けるようになるでしょう。

承認プロセスを簡素化する

ワークフロー自動化システムの導入によって、申請と承認作業を効率化する方法です。

購買担当が支払依頼書を作成してから、財務部で承認を受けるまでの一連の手続きを電子作業に切り替えることで、業務効率化を推進できます。

後述する請求書受領サービスでは、多くのツールにワークフロー機能が備わっています。部署や金額に応じて詳細なフローが設けられている場合も対応可能で、使い勝手の良さが魅力です。

外出先でもシステム操作が可能で、リモートワークとの相性も抜群です。承認プロセスは複数人が関与するため、数ある請求書業務のなかでもとくに時間がかかる工程だといえます。紙で請求書を発行しているなら、なおさらです。システムの導入によって承認フローを自動化し、大幅な業務改善につなげましょう。

請求書の処理業務を効率化するサービス

ひと口に請求代行サービスといっても、得意分野や機能はツールによってさまざまです。発行業務の効率化が目的なら請求代行サービスの導入がおすすめです。一方で受け取り業務の効率化が目的なら請求書受領サービスが適しています。

受領サービスには会計システムとの連携が可能なツールもあります。入力業務を削減したいなら、自社で使用している会計システムと互換性があるタイプが適切です。

発行業務を効率化する

請求書の作成や取引先への送付が手間だと感じているなら、請求代行サービスの活用が適しています。未入金の確認や督促、代金回収、与信審査まで対応している業者もあり、請求業務の大部分を削減可能です。

指定期日に未入金がある場合、100%保証するオプションを設けている業者も存在します。売掛金の貸し倒れで資金繰りが厳しくなるリスクを軽減できるため、安心です。

企業内の基幹系システムやECサイトとAPI連携が可能なものも多く、社内で作成したデータを提供するだけで請求書が作れるため手軽です。

請求代行サービスでは、取引先の支払能力を精査する与信審査にも対応するものもあります。業界・業種問わず幅広く審査するサービスや、スピード感を重視し即日審査が可能なサービスなど機能面は多種多様です。

受け取り業務を効率化する

受け取り業務の効率化に寄与するのが請求書受領サービスです。紙で届いた請求書の受け取りからスキャン・データ化まで対応し、仕分けや開封、ファイリングなどの物理的作業の手間を省けます。

送付方式にかかわらず、フォーマットを統一してデータ化できるのも強みです。メールで送られてくる方法でも、システムからダウンロードする形でも、まとめて処理できるため業務の大幅な効率化に役立ちます。

コロナ禍でリモートワークの導入が進みましたが、経理部門が紙の請求書を受け取るために出社を迫られるケースも多く存在しました。請求書受領サービスを使えば、オンラインで受領可能なため経理部門も他の部署と同様、リモートワークが可能です。

請求書受領サービスの詳しい特徴やツールの選び方について知りたい方は、次のページをご覧ください。

システムへの入力業務を効率化する

外部ツールの導入によって、受け取った請求書の内容を会計システムに転記する手間をなくすことが可能です。記録のためのデータ入力のほか、支払い時の作業も必要で、同じデータを何度も転記する無駄が生じています。

会計との連携はAPI経由で直接情報をつなぎ合わせる方法と、出力したCSVファイルをシステムに取り込む方法に分かれます。

API連携なら定期的に自動でデータ送信が行われるため、経理担当者の負担を大きく減らせます。CSVファイルは手動での作業が必要ですが、サービス導入時に会計システムに適合した形にカスタマイズできるタイプを使えば、比較的負担は少ないでしょう。

入力業務の削減が目的のため、最も手間を削減できるのはどのツールかという基準で選ぶと良いでしょう。

請求書業務の効率化では課題の特定がマスト

請求書業務はアナログ化が深刻で、無駄や非効率の温床になっています。業務効率化の推進では、フローにおける課題を洗い出して自動化を検討するのが大切です。とくに請求業務でボトルネックになるのは、請求書の受け取りや決裁権者による承認、会計システムへの入力などです。

自社で問題が生じている部分を特定し、適切なシステムを導入することで迅速に解決へと向かいます。発行で問題があるケースと、受け取りで改善したいケースでは使用すべきツールが異なります。

自社に必要な機能を備えるシステムの導入には、課題の特定がマストです。

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よくある質問

請求書の発行・受取業務を効率化する方法は?

主に業務フローの見直しや請求書のペーパーレス化、請求書管理システムの導入が挙げられます。 詳しくはこちらをご覧ください。

請求書の発行・受け取り業務を効率化するサービスにはどのようなものがある?

請求書の作成・発行を一任できる代行サービスや、紙を自動で電子保存できる請求書受領サービスなどがあります。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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