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  3. 仕入れ・売上の管理をエクセルで行いたい！メリットデメリットや手順を解説
  • 作成日 : 2024年10月1日

仕入れ・売上の管理をエクセルで行いたい！メリットデメリットや手順を解説

売上や仕入の管理をするのにすぐ実行できる手段として、エクセルが挙げられます。それほどデータ件数が多くない場合、PCに入っているエクセルで売上や仕入の管理ができないかと考え、チャレンジした人も多いのではないでしょうか？

この記事では、売上・仕入管理にエクセルを利用する場合において、良い点・悪い点を踏まえた利用方法を解説します。

売上管理とは

損益計算書のトップに表示されるのは「売上高」です。種々の財務指標の中でも、シンプルで、かつ、インパクトの大きいものは「売上高」や「売上高の伸び率」でしょう。改めて、企業にとって売上高を管理する目的は何でしょうか？

目的

売上高は、企業の活動規模を示す基本的な指標となります。また、売上高によってその企業の市場での相対的な位置づけを把握することが可能です。売上高の管理によって、設定された売上目標をどれだけ達成したかを把握でき、これを通じて事業活動の大きさや市場での位置を測定することができます。

また、売上高は企業の利益を生み出す源泉であり、売上高は企業のキャッシュフロー（現金流入）の主な財源でもあります。

売上高管理を継続すると、過去の売上分析から将来の売上予想をすることが可能になります。これを基にさらに、社内のコストや株主への配当など経営資源の効率的な配分を計画することができます。管理をすることによって、予算計画を可能にします。

対象データ

売上管理をするためには、管理目的に沿って売上データを集める必要があります。どのような管理をしたいかによって取得するデータは異なりますが、一般に次のようなデータがよく利用されます。

  • 月別、取引先別、商品・サービス別の売上高
  • 地域別・部門別の売上高
  • 営業担当者別の売上高
  • 売上目標、達成度
  • 前年、前月との比較

仕入れ管理とは

一般に、企業が外部から商品や原材料を調達し、在庫として受け入れる取引を仕入と言います。売上高は、この仕入に支えられているとも言えるため、仕入管理は売上管理とともに企業を知る上で重要な要素となります。

目的

仕入高は多くの企業にとって最大の費用となり、製品やサービスの原価の主要な部分を占めます。仕入は、在庫とともに売上総利益に直接影響を与えるとともに、企業の主要なキャッシュフロー（現金流出）の原因となります。

したがって、仕入管理をするのは、コストの削減や在庫調整によって利益率を向上させるためであり、仕入タイミングなどを調整してキャッシュフローを最適化するためだと言えます。

対象データ

仕入管理のためのデータは、実にさまざまです。売上高同様、管理方法によって取得するデータは異なってきますが、次のようなデータがあります。

  • 月別、取引先別、商品・サービス別の仕入高
  • 仕入先情報、取引条件、仕入価格の推移
  • 商品ごとの仕入数量、発注から納品までのリードタイム
  • 在庫数、品質（返品・不良品の率）
  • 運送コストや倉庫コスト
  • 前年、前月との比較

仕入れ・売上管理をエクセルで行うメリット

中小企業などで取引件数があまり多くない場合には、エクセルで仕入や売上を管理することが可能です。エクセルで管理するメリットは次のとおりです。

低コストでソフトを利用できる

企業のパソコンは、エクセルを使える環境が整っていることが多いでしょう。また、エクセルがインストールされてなくても、「Excel for the web」（エクセルのオンライン版）でインストール版に近いものを利用できます。

参考：無料の Microsoft 365 Online｜Microsoft

操作スキルを持つ従業員が多い

エクセルは汎用的なソフトとしてあらゆるシーンで利用されており、多くの従業員がすでに操作スキルを持っていることが少なくありません。エクセルで作成した管理表であれば、後任者に引き継ぐときも基本的な操作方法の説明を省略できるため安心です。

カスタマイズが可能

エクセルはPCの初心者から上級者まで幅広い層をカバーするソフトウェアです。自社のニーズに合わせて管理表をカスタマイズして、ソフトウェアのように作り上げておくことも可能です。

業務フローに合わせてテンプレートやマクロを使ったり、関数などを駆使して表を簡素化させたりと、柔軟な対応が期待できます。

仕入れ・売上管理をエクセルで行うデメリット

一方では、エクセルで管理をすることのデメリットもあります。

情報の一元化や膨大なデータの処理が難しい

エクセルの行数や列数には制限があるため、あまりにも大量のデータを扱うのは難しいでしょう。また、データ量が多くなると、読み込みや保存などのパフォーマンスが低下することがあります。

情報の一元化ができなくなると、ファイルを分散せざるを得なくなり、全体での把握が難しくなります。

共同編集しづらい

基本的にエクセルでは、同じエクセルブックを何人かで開いて共同作業をすることが可能です。しかし、共同相手が異なるバージョンの場合などには、異なるバージョンのファイルが作成されます。そのような場合は、どれが最新か分からなくなることがあり、共同編集にはあまり向いていません。

ミスを発見しにくい

手動による入力の場合には、入力ミスが発見しにくいと言えます。また、エクセルユーザーには初心者から上級者までいますが、上級者が複雑な計算式を用いてファイルを作成しても、初心者にはその計算式を解読できずミスを見過ごすことも考えられます。

仕入れ・売上管理表をエクセルで作成する手順

エクセルで管理表を作成する際、気をつけたいのは多目的で利用しないことです。売上管理、仕入管理、どちらにおいても管理表に求める情報は何かを見極め、管理表の「目的」を可能な限り絞り込むことをおすすめします。

ここでは、売上や仕入の管理表を作成するときによく使われる手順の概要をご紹介します。

会計ソフトデータを読み込んで作成する

理想の管理表のフォーマットはあっても、手入力では正確なデータを入れるのが困難です。そこで次のような手順で会計データをエクセルに読み込んで、関数などを利用します。

  1. フォーマットを準備する
  2. 会計ソフトからcsvやtxtの形式でデータを取得し、エクセルにインポート（読み込み）します。
    参考：テキスト (.txt または .csv) ファイルのインポートまたはエクスポート｜Microsoft サポート
  3. 同じエクセルブック内などに、フォーマットシートとインポートしたデータシートを配置し、管理表からデータを参照します。また、集計するには関数を利用します。

（イメージ図）

管理表のフォーマット_イメージ図

ピボットテーブルを利用して作成する

フォーマットを先に決めるのではなく、データ集計方法を適宜変更することが可能なピボットテーブルを使って管理表を作成するのも便利です。速報値と確報値が欲しい場合など、スピーディに管理表を作成できます。

注意点としては、先頭行にタイトルがあることや途中に空白がないことなどが挙げられます。新しいデータを取得した場合、「更新」機能によって管理表がデータと連動するのは非常に便利です。使用の概要については次の項目に記載しています。

エクセルで仕入れ・売上管理するなら関数やピボットテーブルを活用する

上の例でみたようにエクセル関数やピボットテーブルは非常に役に立ちます。簡単な関数でも、組み合わせによって欲しい値を求めることが可能です。大量のデータでも素早く集計できるピボットテーブルは、簡単なコツをつかめばすぐに使えます。

関数とピボットテーブルについて簡単な例をご紹介しますので、活用してみてください。

【エクセル関数】

エクセル関数で使いやすいものを一部ご紹介します。

SUM関数最もベーシックな関数。複数のセルの値を合計します。
VLOOKUP関数与えられたコードから価格や在庫数を参照したり、取引先情報（文字列）を取得したりするのによく使われます。
ROUNDUP関数

ROUNDDOWN関数

ROUND関数

数値を指定した位に切り上げたり、切り捨てたり、四捨五入したりします。また、整数部分を求めるためにINT関数もよく利用します。
SUMIF関数特定の条件を満たす売上や仕入の合計を簡単に計算できます。

参考：Excel 関数 （機能別）｜Microsoft サポート

【ピボットテーブル】

ピボットテーブルの機能によって大量のデータから素早く集計や分析ができます。使用手順の概要は以下のとおりです。

1データの準備集計したいデータを表形式で準備し、各列の最初にヘッダーを付けておきます。
2ピボットテーブルの作成データ範囲を選択して、「挿入」タブから「ピボットテーブル」を選びます。
3フィールドの配置右側に示される「ピボットテーブルのフィールド」ウィンドウを使います。

分析したい項目を「フィルター」「行」「列」「値」エリアにドラッグ＆ドロップで配置します。

参考：ピボットテーブルを作成してワークシート データを分析する｜Microsoft サポート

エクセル以外の仕入れ・売上管理方法も検討しよう

エクセルは手軽に利用できますが、担当者が変わるとメンテナンスを続けるのが難しかったり、同じような管理表がいくつもできたりと、継続して利用するには不便な面もあります。

そこで、最初から会計レポート機能が備わった会計ソフトの導入を検討してはいかがでしょうか？

これらのシステムで管理すると、エクセルと異なりファイルが紛失したり、見られなくなったりするリスクが少ないほか、同時に複数の人がリアルタイムで閲覧できるなど便利な点があります。

マネーフォワード クラウド会計

マネーフォワード クラウド会計は主として中小企業を対象としたクラウド型の会計ソフトです。出力できる会計レポートには、次のようなものがあります。

  • キャッシュフローレポート
  • 収益レポート
  • 費用レポート
  • 得意先レポート
  • 仕入先レポート

参考：マネーフォワード クラウド会計

マネーフォワード クラウド会計Plus

中規模以上の法人企業を対象としたマネーフォワード クラウド会計Plusは、より細やかな分析が可能になるクラウド型会計ソフトです。部門別だけでなくプロジェクト別の売上や仕入管理など高度な機能が使えます。

参考：「プロジェクト」画面の使い方｜マネーフォワード クラウド会計Plusサポート

究極の目的は企業の存続！管理表を使い倒す

売上や仕入の管理表を作成する目的を考え進めると、現状把握、目標設定、進捗管理、そして経営判断、戦略立案などと事業の中枢部に迫っていきます。究極的には、企業が存続するために行うさまざまな活動の大動脈が売上や仕入であり、これらの管理が曖昧では企業の将来も非常に曖昧なものになってしまいます。

企業の一番重要な部分を担うデータをあらゆる角度からながめ、次の一手を打ち出すための管理表はなくてはならないものであり、その管理表を使い倒してこそ、次のフェーズに進めるでしょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

  • 監修：岡 和恵　（税理士 / CFP）

    大学卒業後、２年間の教職を経て専業主婦に。システム会社に転職。 システム開発部門と経理部門を経験する中で税理士資格とフィナンシャルプランナー資格を取得。 2019年より税理士事務所を開業し、税務や相続に関するライティング業務も開始。

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