• 更新日 : 2024年8月30日

入金催促メールの2回目の内容はどうすればいい？例文と合わせて解説

入金の催促は、債権回収の中でも取引先との信頼関係を保ちながら進めるべき重要な業務です。入金がなされず、未払いの請求金額が増加すると企業の経営に大きな影響を与えます。また、2回目以降の入金催促メールは、特に慎重な対応が求められます。この記事では、入金催促メールを送る際に注意すべきポイントや具体的な例文を中心に紹介します。

入金催促メールを送る前の確認事項

入金の催促メールとは、未払いの請求に対して取引先に送信するメールです。支払いの遅延に対して支払いを促すために送られます。取引先からの入金が遅延している状況で催促をするため、催促メールを送るタイミングなどは非常に重要です。

入金催促メールを送る回数とタイミング

入金催促は取引先との信頼関係などに影響が出る可能性があるため、送る回数やタイミングが重要です。それぞれの段階でのアプローチについて解説します。

1回目：リマインド

入金忘れを防止するためのリマインドは、入金期日の前に送ります。ただし、入金前に取引先に連絡を入れるため、送る内容について細心の注意を払う必要があります。特定の取引先だけではなく、入金予定の取引先全体に対して送っていることが分かるように伝えるのがおすすめです。

2回目：再確認

入金期日の翌日までに入金を確認できなければ、1回目の入金催促のメールを送ります。この時点では、単なる入金忘れや手続き漏れなども考えられるため、取引先の事情も考慮して、やんわりとした内容を記載しまし

3回目：最終確認

2回目の再確認後も入金がない場合には、未入金の事実を丁寧に伝え、いつまでに入金してもらえるのかを確認するメールを送ります。3回目の入金催促メールでは、再確認メールを送ったタイミングなども入れて、最終的な確認として送りましょう。

4回目以降～：法的措置の検討

入金催促の4回目以降になると、入金がさらに遅れ、時間も経過していることが想定されます。そうなると法的措置の検討も必要となってきます。取引先にもその旨を丁寧に説明し、法的措置も含めて検討を進めていることを伝えましょう。

入金催促メール2回目に盛り込む内容

ここでは入金催促メールの2回目に織り込む内容について解説します。

前回の催促メールの内容

まずは前回の催促メールの内容について記載をします。初めてではなく、前回リマインドのメールを送付している事実を伝えましょう。

入金が確認できていない事実

入金が確認できていない状況を伝えるとともに、再度の依頼を行います。

支払期限・支払方法の案内

支払期日が過ぎているため、再度支払期限を設定し、支払方法について伝えます。

担当者の連絡先（相談先）

問い合わせや相談などのために担当者の連絡先も記載します。何かあれば、担当者に連絡してもらえる環境を作ります。

分割払いなどの選択肢（必要に応じて）

支払方法に関して難しい場合があるため、必要に応じて分割払いなどの選択肢を提案します。

行き違いも考慮する

催促したタイミングで先方が入金をしている場合もあります。行き違いを考慮して、万が一入金されている場合にはご容赦いただけるような文面も入れて、先方との関係性を考慮しましょう。

感謝の気持ちと丁寧さ

最後に先方の不手際だとしても、責めすぎる文面は避け、丁寧な言葉遣いで送付しましょう。そして、対応いただくことに対して感謝の気持ちも入れましょう。

【ケース別】入金催促メール2回目の例文

入金催促メールの例文について紹介します。それぞれ状況により、内容などが異なりますのでご留意ください。

1回目のメール後も反応がない場合

1回目のメールへの反応がない場合、先方に届いているかの確認を含め、送信する必要があります。また、入金もないため、請求の内容も記載することで入金にご協力いただけるように促します。いずれにしても丁寧な言葉遣いで伝えて、対応してもらえるように促しましょう。

支払い期限から一定期間が経過した場合

支払期限から一定期間経過している場合、状況によっては法的手続きに進まざるを得ない可能性もあります。そのため、その内容も先方に伝わるように丁寧に促す必要があります。ただし、あまり先方を責めずに事実を丁寧に伝えましょう。

取引先から連絡はあったが入金がない場合

上記の支払期限が一定期間経過している場合と大きくは異なりませんが、入金の確認ができていない以上、次のステップも含めて伝える必要があります。丁寧な言葉遣いを意識して、先方に対応してもらいたいということが伝わるような文面で依頼をしましょう。

複数の請求書がある場合

複数の請求書があったとしても基本的に内容は同じです。支払期限が過ぎて入金の確認ができていないので、その内容を伝える必要があります。これまでと同様、丁寧な言葉遣いで説明を行い、対応してもらえるように進めましょう。

入金催促メール2回目を送信する際のポイント

入金催促メールを送信する際には、内容などに気をつける必要があるとともに、誤送信や送信先、また送信後のフォローなど注意すべきポイントがあります。これまでのとおり、文面は丁寧な言葉遣いを心掛け、相手に伝わるように、配慮して送信しましょう。

また、メールで送信する際は、相手はもちろんのこと社内でccに入れる人なども重要です。重要な人物を入れているか、誤った相手に送信していないかなどに気をつける必要があります。そのほか、メールを送信したのちに連絡がない場合などは電話でフォローを行うなど、適切に対応することが大切です。

取引先と良好な関係を保つポイント

催促メールを送信する際は、その後も取引先と良好な関係を維持することが必要です。問題解決に向けて協力的な姿勢を示し、分割払いなど、取引先に合わせた対応を行いましょう。

また、取引先からの質問などは迅速に対応し、丁寧に解決策を考えていくことが取引先と良好な関係を築くのに役立ちます。取引先の立場もわきまえて入金催促メールを送りつつ、解決策なども検討しながら良好な関係を築きましょう。

取引先の状況等を考え、入金催促メールを送信しましょう

入金催促メールは未入金に対する確認の連絡であるため、会社としても重要な業務の一つです。送信する際は丁寧な言葉遣いを使いながら、内容が相手に伝わるように送りましょう。

また、取引先との関係性も保ちながら催促を進めることも大切です。相手側の状況を気遣いながら、解決策等も提示してあげることで関係を損なわないよう慎重に進めましょう。

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