- 作成日 : 2024年9月6日
2024年1月の電子帳簿保存法改正で電子取引データの紙保存が廃止に！対応方法を解説
2024年1月に、電子帳簿保存法が改正されました。電子帳簿保存法は国税関係の帳簿や書類などの電子保存方法を定めた法律で、法人および個人事業主に適用されます。
本記事では改定の詳細や対応策、保存方法などを解説します。適用対象となる方は改定のポイントをしっかりと押さえ、確定申告に備えましょう。
目次
2024年1月の電子帳簿保存法改正の内容は？
電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿と国税関係書類を電子データで保存する際の要件を定めた法律です。事業を行うにあたっては請求書や見積書、領収書等さまざまな書類のやり取りが行われます。
不備のない確定申告を目指すのであれば、これらの書類を正しく保存することが肝心です。ここでは、電子帳簿保存法の概要と改正内容を解説します。
電子帳簿保存法の対象者
電子帳簿保存法の対象者は、所得税および法人税の納税義務者です。事業の規模や開業からの経過年数にかかわらず、すべての個人事業主および法人が対象とされます。
規模が大きい法人であれば、公認会計士や税理士といった専門家に確定申告の一切を依頼するケースもあるでしょう。しかし個人事業主や小規模の法人の場合、自身で確定申告をしている方も少なくありません。確定申告を行っている方は、電子帳簿保存法の改定のポイントをしっかり押さえておくことが重要です。
電子帳簿保存法の対象となる書類
電子帳簿保存法による保存義務化の対象となるのは、国税に関する書類や帳簿のうち電子取引で発生した電子データです。例として、以下が挙げられます。
- Web請求書
- Web領収書
- 電子メールデータ
- クラウド取引書類
- 見積書
なお、電子保存の対象となる電子取引とは、以下の方法による取引をいいます。
- 電子メール
- クラウドサービス
- 記録媒体（DVDやBlu-rayなど）
- ホームページ
- EDIシステム
- FAX（ペーパーレス）
受信したデータの紙への印刷が不要なペーパーレスFAXによるやり取りは、電子取引に含まれます。
2024年1月から電子取引による書類の紙保存が廃止に
2024年1月の電子帳簿法改正のポイントは、電子取引でやり取りをした取引情報の電子データ保存が義務化されたことです。併せて、紙保存は廃止とされました。
なお、以下の2つの書類におけるデータ保存は任意とされています。
| 項目 | PC等で作成した帳簿書類 | 紙でやり取りをした書類 |
|---|---|---|
| 書類の一例 |
| |
| 電子保存方法 | 電子帳簿等保存 | スキャナ保存 |
このように確定申告に必要な書類は、その種類によって適切な保存方法が異なります。不備のないスムーズな確定申告を目指すには、書類毎の保存方法をしっかりと押さえ、日ごろから正しい対応をとっておくことが重要です。
2024年1月の電子帳簿保存法改正に必要な対応は？
保存が必要な書類は、電子取引データと紙でやり取りをした書類にわけられます。ここでは電子帳簿保存法に則った、それぞれの正しい保存方法を解説します。
電子取引データは電子のまま保存する
法改正により、電子取引データは電子のままの保存が義務付けられました。内容の詳細は、以下のとおりです。
- 2023年12月31日までの電子取引：税務調査等の際に提示・提出できれば、電子データをプリントアウトした紙での保存でもよい
- 2023年1月1日以降の電子取引：電子データ保存が必要。紙による保存は廃止
電子データによる管理をスムーズに行うには、電子取引終了時に速やかにデータの電子化と保存をすることがポイントです。
紙で受け取った書類は紙で保存するかスキャナ保存する
前項で解説したとおり、取引の相手方から紙で受け取った見積書や領収書、契約書、請求書などの書類は、紙で保存もしくはスキャナでスキャンし電子保存しましょう。スキャナ保存の主な改正点は、以下のとおりです。
- 税務署長による事前承認制度の廃止
- タイムスタンプ要件の緩和
- 検索要件の緩和
- 適正事務処理要件の廃止
以前はスキャナ保存をする場合、所轄の税務署長に届出を行い、承認を得る必要がありました。しかし、2022年1月1日に改正電子帳簿保存法が施行されたことで、事前の承認を受けることなく、好きなタイミングでスキャナ保存ができるように変更されています。
その他の改正点については、次項の保存要件で詳しく解説します。
電子取引データの2つの保存要件
電子取引データを保存するには、以下の2つの要件を満たさなければなりません。
- 真実性の確保
- 可視性の確保
ここでは、それぞれの要件を詳しく解説します。
真実性の確保
真実性の確保とは、データの改ざんなどが行われないための要件です。電子取引データにおける主な要件を以下で確認しましょう。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 改ざん防止 （要件のうちいずれかを満たす） |
|
| 保存方法特例 | 申告所得税および法人税における電子取引の取引情報にかかる電磁的記録の保存義務者が行う当該電磁的記録の出力書面等の保存を持って当該電磁的記録に代えることは禁止 |
タイムスタンプとはある時刻にその電子データが存在していたこと、それ以降改ざんされていないことを証明する技術です。タイムスタンプの付与期限は、2ヶ月7営業日以内と定められています。
可視性の確保
可視性の確保とは、誰もが視認・確認できる状態を保つための要件です。要件の詳細を以下で確認しましょう。
| 項目 | 詳細 |
|---|---|
| 検索機能の確保 |
|
| 見読可能装置の備付 | 必要 |
上記のほか関係書類の備付として、システム関係書類の備付が必要です。
電子取引データの保存方法
電子取引データを保存するには、専用システムを導入する方法があります。専用システムを利用すれば電子帳簿保存にかかる業務負担を軽減するため、本業の効率化を図れます。専用システムを導入するにあたっては、社内の現行システムとの互換性やコストをしっかりと確認してください。
個人事業主や小規模の法人の場合は、専用システムを導入しなくても表計算ソフト等で索引簿を作成し、規則的なファイル名を付せば対応可能です。索引簿のサンプルを知りたい方は、国税庁ホームページをご覧ください。
電子取引データの保存期間
電子取引データは、一定期間の保存が義務付けられています。法人と個人事業主では保存期間が異なるため、間違えることがないようしっかりと確認しましょう。
なお、電子帳簿保存法の保存要件を満たしたうえで電子保存されたデータがある場合、原本である紙の書類はすぐに破棄しても構いません。
法人の場合
法人における電子取引データの保存期間は、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算して原則として7年間です。ただし、欠損金の繰越控除を受けるときは、最長10年の保存が必要になります。
繰越控除とは、当期に発生した赤字（損失）を翌期以降の黒字と相殺できる制度です。相殺をした年は課税所得が減るため、法人税の減額につながります。損失を繰り越せる期間は、最長10年です。そのため繰越控除を活用する際は、最長10年の保存が求められます。
個人事業主の場合
個人事業主における電子取引データの保存期間は、帳簿・書類の種類に応じて5年もしくは7年です。また、白色申告者か青色申告者かによっても異なります。詳細を以下で確認しましょう。
| 保存が必要なもの | 保存期間 | ||
|---|---|---|---|
| 白色申告者 | 帳簿 | 収入金額や必要経費を記載した帳簿（法定帳簿） | 7年 |
| 業務に関して作成した上記以外の帳簿（任意帳簿） | 5年 | ||
| 書類 | 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 | ||
| 業務に関して作成または受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 | |||
| 青色申告者 | 帳簿 | 仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、売掛帳、買掛帳、経費帳、固定資産台帳など | 7年 |
| 書類 | 決算関係書類（損益計算書、貸借対照表、棚卸表など） | ||
| 現金預金取引等関係書類（領収証、小切手控、預金通帳、借用証など） | 7年（※） | ||
| 取引に関して作成または受領した上記以外の書類（請求書、見積書、契約書、納品書、送り状など） | 5年 | ||
※前々年分の事業所得および不動産所得の金額が300万円以下の方は5年
個人事業主における帳簿書類の保存期間は、確定申告の提出期限の翌日を起算日とすると定められています。確定申告の提出期限日は毎年3月15日のため、3月16日から保存期間がスタートします。
紙で受け取った書類をスキャナ保存するメリットは？
先述のとおり、紙による取引関係書類をスキャナ保存するかは任意のため、紙のまま保存をしても問題はありません。しかし、スキャナ保存をすれば、以下の3つのメリットを得られます。
- ペーパーレスにより管理の手間やコストを削減
- 本業の業績向上
- テレワークの推進
業務内容や会社の規模にもよりますが、数年分の紙の書類を保管するには、ある程度の広さの保管場所が必要です。スキャナ保存にすることで、これらの手間やコストを削減できるでしょう。また管理の手間が減れば、本業の業績向上も期待できます。
なお、スキャナ保存をするには、要件を満たした設備機器を用意しなければなりません。そのため、導入には初期コストがかかります。スキャナ保存をするかは、費用対効果をしっかりと考えたうえで判断しましょう。
電子帳簿保存法の改定のポイントを押さえ、データを正しく管理しよう
電子帳簿保存法とは、すべての個人事業主や法人を対象とした法律です。国税関係帳簿と国税関係書類を電子データで保存する際の要件を定めており、2024年1月に改定が行われました。
改定のポイントは、電子取引データの紙保存が廃止されデータによる保存が義務付けられた点です。一方、紙で受け取った書類のスキャナ保存は任意であり、紙のままの保存も認められています。
電子保存には、いくつかのルールがあります。確定申告時に慌てなくてすむよう、前もって保存要件を確認し早めに電子化等の対応を進めましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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