レシート1枚に翻弄される日々。
帳簿の数字が合わず、1週間業務ができない状況から脱却を決意。

私はCEOとして全社の総括を行っており、専務取締役はCOOとして店舗の統括を行っています。
経理業務は、店舗の電気代や何を購入したかなどを専務が記帳し、私はそれが適正かどうかをチェックし、直轄部署の費用や全社共通の費用を記帳しています。

最低でも1日2時間は経理業務、給与計算は2日かかりながらカメラチェック

導入以前は、経費のレシートが多すぎて「社長、これって何に使いましたか？」「それは誰かの私物だったんじゃない？」というやりとりが頻出し、チェックが大変でした。記帳ミスがあったり、手作業でレシートを見ながら入力したりと、最低でも1日2時間は経理業務に使っていました。

給与計算は2日かかり、タイムカードがなかったため、本当にシフト表通りに働いたのかをカメラで確認していました。別のシステムで出退勤をつけても連動性がないので、勤怠データがぐちゃぐちゃでかなりの時間がかかりました。

口座のリアルタイム連動の大切さ、人件費も経費も1つのソフトでまかなえるサービスを

ある時帳簿をつけようとしたら、クレジットカードの使用履歴から考えられる理論上の残高と実際の残高がずれていました。
口座情報がリアルタイムで連動していないと毎日のチェックが難しく、その時は結局、1円のずれもない状態にするのに2週間程かかってしまい、1週間は本来の業務ができませんでした。

そこで、人件費や経費も含めて1つのソフトでまかなえるものはないかと探し始めたのが、マネーフォワード クラウドを知ったきっかけです。前職で利用していたマネーフォワード クラウド経費について調べたら、マネーフォワード クラウドの会計ソフトがあると知りました。そして、この値段でこんなにいっぱい使えるんだ！と。
アップデートはどうなるのか、法改正したときに適応できるのか等の懸念もあり、クラウドサービスでなければいけないと決めました。

工数の大幅削減と多拠点別の経費管理が一番の改善。
毎日帳簿と向き合っていた2時間は広報・宣伝活動時間に。

会計や経費・給与など、全部同時にマネーフォワード クラウドに切り替えました。
サービスの移行時は、何日か使っただけで『これはいける！』と確信しました。多くの場合は新しいシステムを入れたらしばらく様子見で並走すると思いますが、これ以上便利なものは見つからないなと思いましたね。

バックオフィス業務の時間が約9割削減、見えてきたメンバーの労働環境

早速利用してみると、どのレシートがどの経費に相当するのかを探す手間がほぼなくなり、工数を削減できたことが一番楽になった点ですね。

あと、会計で部門の設定ができるのはもう本当に楽です！
直接お店に行かなくても帳簿や残高試算表を見ればレジ金がいくらかも自動でわかるため「明日には集金できそうだね」等の確認もできるようになりました。
その数字から店内の状況も想像でき、「最近消耗品の消費が激しいけど、もしかして労働環境が悪い？」など、労働環境の改善にも役立っています。
そして、毎日帳簿付けに使っていた2時間をマーケティング施策の検討に使えるようになったことはとても大きいです。

▼　マネーフォワードを導入したことで削減された業務時間

▼　マネーフォワード クラウド会計の作成できるレポートイメージ

売上のリアルタイム更新は経営判断に役立ち、信頼度もアップ

BtoC業態なので、POSからのデータがリアルタイムで抽出できることは重要です。
マネーフォワード クラウド会計とPOSデータを連携したことによって、売上と今月の利益はいくらになるのかをリアルタイムで見れるようになりました。
ちょっと話が逸れますが、初めて黒字化できるかどうかというタイミングでは、リアルタイムでずっと売上の更新ボタンを連打してて。（笑）
黒字化を達成した時は、みんなで「やったー！」と拍手しました。
連携された正しい情報があるため、「いくら必要なのか」ということが具体的に見えて、経営判断する時にとても助かります。
また、給与明細のメモ欄にはねぎらいの言葉を毎月書いています。「いつもちゃんと接客をしていますね」や「今月はリピーターが増えましたね」というメッセージを添えることで、従業員の皆さんのモチベーションアップに繋がっています。

電子帳簿保存法を念頭に置いたクラウドサービス導入。
請求書や領収書の管理が『とても楽になった』。

クラウドサービス導入検討時から、電子帳簿保存法への対応を念頭に置いていました。
レシートがどこかに飛んでしまう、領収書がどこに格納しているのかわからないという課題があったため、電子帳票として保存できることは大前提でした。それができないと、結局変えた意味がありません。
マネーフォワード クラウド会計・経費の導入後は、請求書や領収書を電子帳票として保存することができ、管理がとても楽になりました。また、取引年月日・取引金額・取引先で書類の検索ができるため、どの取引で発行された書類であるかを照合することも楽になりました。今後は、インボイス制度に関しても税理士と相談して進める予定です。

▼　マネーフォワード クラウドは電子帳簿保存法の要件が適用されます