• 更新日 : 2024年4月15日

消込とは？手順や効率化の方法を解説

消込とは、売掛金や買掛金といった勘定科目に関する残高を消す作業であり、「入金消込」と「支払消込」の2種類があります。
消込には、人的ミスが生じやすい、業務が属人化しやすいなどの課題があります。この課題の解決手段としては、会計システムの導入による消込の自動化が効果的です。

本記事では、消込の手順や注意点を解説します。また、消込業務の効率化を図りたい方に向けて、会計システムの導入メリットも紹介します。

消込とは

はじめに、消込の意味と方法を解説します。

消込の意味

消込とは、債権および債務に関する勘定科目（売掛金や買掛金など）の残高を消す作業です。
取引先や顧客からの入金（売掛金の回収）があった際に行う場合は「入金消込」といいます。
一方で、取引先等に代金を支払った際に行う場合は「支払消込」といいます。

消込を行う方法

消込を行う方法は、主に2つあります。

1つ目はExcelを用いる方法です。手作業で入出金データを入力したり、目視で入金・出金情報と実際の請求金額に違いがないかを確認したりすることが一般的です。コストは抑えられるものの、ヒューマンエラーが生じやすい方法です。

2つ目は、会計システムを利用する方法です。会計システムに表示されている操作画面から、経理業務や消込などの作業を行います。メリットと課題（デメリット）は後ほど詳しく解説します。

消込の手順

簡単な仕訳の例を用いて、消込の手順を解説します。

手順1：売掛金や買掛金の発生

まずは、売掛金や買掛金が発生した時点で仕訳を行います。
例えば、掛取引で10万円の売掛金が生じた場合、仕訳は以下のとおりです。

手順2：消込の仕訳実施

次に、消込作業を実施します。タイミングとしては、売掛金が入金される、もしくは買掛金を支払う時です。
売掛金・買掛金の入出金情報と、実際の請求・支払情報を照らし合わせ、問題がなければ消込の仕訳を行います。

例えば、10万円の売掛金を回収した場合の仕訳は以下のとおりです。

消込業務の課題

消込の業務には、主に以下3つの課題があります。

ミスが発生する

Excelによって計算自体は自動化できるものの、情報を入力するのが人である場合、見間違いや誤操作によってヒューマンエラーが生じるリスクはゼロにはできません。
消込以外にも経理の業務はあるため、別の経理業務が忙しいときなどは、集中力の低下から消込のミスが発生しやすくなります。

事業規模が大きくなるほど作業量も増える

前述のとおり、消込は売掛金や買掛金の発生と回収が生じるたびに行う必要があります。
したがって、事業規模が大きくなって掛取引が増えるほど、消込の作業量も増えてしまいます。

消込業務が増えることで、別の経理業務が疎かになったり、決算の締めに間に合わなくなってしまったりするリスクが高まります。

属人化しやすい

消込の業務には、会計やExcelの操作に関する専門的な知識が求められます。
そのため、正確に消込をできる人材は限られてきます。

特に、膨大な量の消込が必要である会社では迅速さも求められるため、特定の社員が業務のほとんどを担う傾向があります。

上記の理由から、消込の業務は属人化しやすいと言われます。
属人化すると、その社員が退職したり、一時的に業務から離脱したりした場合に、別の社員で対応できなくなる恐れがあるでしょう。

消込業務の注意点

消込のミスが発生すると、企業にはさまざまな損害が及びます。
この章では注意点として、消込のミスから生じるリスクを紹介します。

取引先からの信用を毀損する恐れがある

消込にミスが生じると、取引先への二重請求が生じたり、反対に計上漏れしていた不足分を後になって取引先に請求する必要が出てきたりします。
その結果、取引先からの信用を失う恐れがあります。

場合によっては、取引先から契約を打ち切られたり、会社のイメージが低下したりする可能性もあるため、注意が必要です。

資金繰りが悪化するリスクがある

入金消込のミスを放置すると、売掛金の未回収分が増加する事態となり得ます。
本来回収できるはずのキャッシュが手元にないことで、資金繰りの悪化を招く恐れ
があります。

課題解決には会計システムの導入がおすすめ

消込の課題を解決しミスを防ぐには、会計システムの導入がおすすめです。
会計システムがおすすめである理由は、以下4つのメリットが期待できるためです。

1. 作業の効率化により、経理業務の負担軽減につながる
2. ミスを防止しやすくなる
3. 属人化を回避できる
4. 財務や経営の状況を把握しやすい

以下では、それぞれのメリットを詳しく解説します。

作業の効率化により、経理業務の負担軽減につながる

会計システムでは、入出金情報の仕訳や照合、消込作業などの経理業務を自動化できます。
全ての業務を自動化できるわけではないものの、手作業の場合と比較すると、大幅な作業の効率化を実現できます。

消込作業が効率化できれば、経理業務の負担を軽減できます。負担軽減により、より重要な業務にリソースを集中させたり、経理担当のモチベーション低下の防止につながったりするでしょう。

ミスを防止しやすくなる

システムが売掛金や買掛金などを自動で入力してくれることで、人的ミスが起きるリスクを大幅に軽減できます。
ミスが減れば、信用力の低下や、資金繰りの悪化が生じるリスクの低減にもつながります。

属人化を回避できる

会計システムは誰でも比較的簡単に操作できるように設計されています。
また、社内で同じ管理画面を共有することも可能です。

これにより、複数人で消込を含む経理業務を行えるため、属人化によるさまざまなデメリットを回避できます。

財務や経営の状況を把握しやすくなる

会計システムでは、現時点における各勘定科目の残高や推移をグラフなどで確認できます。財務や経営の状況をリアルタイムに把握することで、迅速かつ的確に経営改善を図ることができるようになります。

なお、財務会計の効率化を図りたい方には、ERPの活用がおすすめです。
財務会計におけるERP活用のメリットは、以下の記事で詳しく解説しています。

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まとめ

消込は経理における重要業務の1つであり、ミスが生じると信用力の低下や資金繰りの悪化を招く恐れがあります。
そのリスクを防ぐには、会計システムやERPを導入し、ヒューマンエラーの防止や作業の効率化を図ることが効果的です。
またこれらのシステムには、財務や経営状況のリアルタイムな把握や、業務の属人化を防ぐ効果も期待できます。

消込業務のミス防止や効率化を図りたい方は、会計システムやERPの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

• 監修：野崎晋平

  2008年 東証一部IT企業に入社しERPの設計や開発業務に従事。2013年 東証一部小売企業に入社し、ERPの運用保守やリプレイスの企画、各種システム導入プロジェクトのマネジメント業務などに従事。2015年 株式会社アイティベルを設立し、IT領域の執筆などを行う。生産管理システムや人事システム、POS、スマホアプリ、ECサイトなど幅広いシステム導入経験を持つ。株式会社アイティベル 野崎晋平