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  • 作成日 : 2024年9月6日

電子帳簿保存法改正後も紙保存の併用は可能？正しい保存方法も解説

電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引により作成・受領してきた書類は紙で保存することはできなくなりました。しかし、改正後も、紙で作成・受領したものや自社内で完結するものは紙の保存と併用が可能です。

本記事では、電子帳簿保存法の改正後も紙保存の併用ができるケースや、電子取引で受領した書類の保存方法について解説します。

電子帳簿保存法の対象となる書類

電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律のことです。

電子帳簿保存法では、電子保存の形式について3つの区分に分けて規定しています。それぞれ、対象となる帳簿や書類ごとの保存方法が異なります。

電子保存の形式保存方法対象書類
電子取引のデータ保存電子的に受領した取引情報をデータで保存する電子データでやりとりを行った取引書類

注文書や契約書、見積書、領収書など

電子帳簿等保存電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存する国税関係帳簿

国税関係書類

自分が作成した取引関係書類

スキャナ保存紙で作成・受領したデータを画像データで保存する取引先から紙で受け取った取引関係書類

電子帳簿等保存の対象となる書類は、国税関係帳簿と国税関係書類、自分が作成した取引関係書類です。自分が作成した取引関係書類とは、国税関係書類に該当します。

このうち国税関係帳簿とは、国税に関する法律で保存が義務付けられた帳簿類のことです。主に、次のような帳簿が挙げられます。

国税関係書類は、決算関係書類と取引関係書類のことです。主な書類は、次のとおりです。

（決算関係書類）

（取引関係書類）

電子取引のデータ保存の主な対象書類は、電子データでやりとりした請求書等の取引関連書類であり、Web請求書やメールデータ、EDI取引、クラウドサービスを利用して授受した書類などが挙げられます。自社が発行した書類、取引先から発行された書類のどちらも該当します。

電子帳簿保存法の改正で電子取引した書類の紙保存が廃止に

電子帳簿保存法は2022年に改正が行われ、宥恕期間を経て、2024年1月からは電子取引のデータ保存が完全義務化されています。

ここでは、改正の内容と、紙保存が廃止された理由を解説します。

電子帳簿保存法改正の内容

2022年、電子取引のデータ保存をより強化することを目的に、電子帳簿保存法が改正されました。これまで紙での保存が認められていた一部の書類については、紙での保存を廃止するという内容です。

改正から2023年12月31日までの2年間は宥恕期間とされ、電子取引にかかる情報の電子保存ができないやむを得ない事情がある場合に、書面での保存を認める経過措置がとられていました。

これを経て、2024年1月1日からは電子取引に関する書類の紙保存が原則禁止され、ほぼすべての事業者・個人事業主が電子取引の書類を電子データとして保存しなければならなくなりました。

紙保存が廃止された理由

電子帳簿保存法で紙保存が廃止されたのには、主に次のような理由があります。

  • 紙に出力した書類と電子データとの同一性が確保されないため
  • 税務手続きの電子化を進めるため

電子データの紙保存ができなくなった理由は、電子データと紙に出力した書類が同一の取引によるものであることの証明が難しいためです。万が一内容に違いがある場合にどちらが正しいのか判断が難しいため、電子保存に限定することで同一性を確保しています。

紙保存の廃止は、企業の経理部門をデジタル化させるという目的もあります。経理部門は押印や手書きの署名などが必要になることが多く、デジタル化が難しいという実情がありました。しかし、電子データの紙保存を廃止することで押印や手書きの署名が不要になるため、デジタル化を促進できます。

電子帳簿保存法改正後も紙保存と併用できる3つのケース

電子帳簿保存法の改正後も、紙保存と併用できるケースがあります。次の3つの場合です。

  • 紙で受領した書類
  • 紙で作成・送付した書類
  • 自社で作成した国税関係書類

内容を詳しくみていきましょう。

紙で受領した書類

取引先から紙で受け取った請求書や契約書などの書類は、そのまま紙で保存できます。紙で保存せずにデータ化したい場合は、任意でスキャナ保存をすることも可能です。

電子帳簿保存法では「スキャナ保存」について一定水準以上の解像度など要件を定めているため、それらを満たすことでスキャンした画像データを保存できます。

スキャナ保存した場合、原則として紙の書類は処分してもかまいません。

紙で作成・送付した書類

自社で作成し、取引先に送付した書類の控えも紙で保存できます。受領した紙の書類と同様に、要件を満たすことでスキャナ保存も可能です。

また、電子で作成した請求書や納品書などを紙に印刷して相手先へ送った場合、その控えは紙、もしくは電子データのどちらの方法で保存しても問題ありません。

データで保存した場合、原則として紙の書類は処分してもよいとされています。

自社で作成した国税関係書類

自社で作成・完結する仕訳帳や現金出納帳などの国税関係帳簿は、紙で保存することが可能です。会計ソフトやエクセルなど電子データとして作成した場合、電子データとして保存しながら、必要に応じて紙に印刷して保存する方法も認められます。

自社で作成した電子データについては、内部で閲覧したり、チェックしたりするため、紙で保存する必要性もあるでしょう。そのような場合の利便性を考え、使用目的に応じて紙による保存が認められています。

電子取引で受領した書類の保存方法

電子取引で受領した書類は、紙保存の併用ができません。電子メールに添付されて受領した請求書や契約書、クラウドサービスを介して締結された契約書、Webサイトからダウンロードした書類などが該当します。

たとえば、電子メールを使って受け取った請求書は、紙で保存することはできず、電子データで保存しなければなりません。ただし、電子データで保存した上で、管理用に紙でも保存することは問題ありません。

さらに、電子データの保存には保存する際の要件が4つ定められています。

まず、電子取引のデータ保存では、次のように「真実性」と「可視性」の確保が求められています。

  • 真実性の確保：電子データが改ざんされていないこと
  • 可視性の確保：保存したデータを必要に応じて容易検索・表示できるようにすること

真実性の確保では1つ、可視性の確保では3つの要件が定められています。

真実性の確保の保存要件は、「タイムスタンプの付与」です。

具体的には、次のいずれかの方法を行います。

  • タイムスタンプが付与された取引情報を受領する
  • 取引情報を受領したあと2ヶ月＋7営業日以内にタイムスタンプを付与する
  • データの改ざん・削除を確認できるシステム、もしくは改ざん・削除ができないシステムで受領および保存を行う
  • 改ざん防止に関する事務処理規程を作成して運用する

可視性の確保の要件は、次の3つです。

  • 関連書類を備え付ける
  • 「見て」「読める」状態にしておく
  • 検索機能を確保する

電子取引を電子データで保存する際は、これらの要件を満たさなければなりません。

紙保存と併存できる場合を確認しておこう

電子帳簿保存法のもと、2024年1月以降は電子取引のデータ保存が完全義務化され、紙で保存することはできなくなりました。しかし、紙で作成・受領した書類や自社内で完結する書類は、紙の保存と併用が可能です。その場合は、スキャナによる画像データとして保存することもできます。

電子データによる保存が義務化されている場合と、紙でも保存できる場合の違いを把握し、法に沿って正しく保存できるようにしてください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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