- 更新日 : 2024年4月15日
入金消込の自動化とは？課題とその解決策を解説
入金消込の自動化とは、入金消込におけるプロセスを手作業なしで実行する仕組みを指します。主に、入金情報の照合や消込仕訳のプロセスが自動化の対象です。
自動化の手段はさまざまですが、一般的には会計ソフトや自動化に特化したシステムが活用されています。
本記事では、入金消込のミスや負担を軽減したい方に向けて、自動化する流れや注意点を解説します。また、注意点を踏まえた対応策も併せて紹介します。
目次
入金消込の基礎知識
はじめに、入金消込の目的・プロセスと、手作業で行う場合の問題点を解説します。
入金消込の目的・プロセス
入金消込とは、取引先からの入金時に、登録されている売掛金のデータを消去する会計処理です。売掛金を正確に請求・回収することや、ルールに基づいた会計処理を行う目的で実施されます。
入金消込の一般的なプロセスは以下のとおりです。
- 売掛金の発生（商品の販売）
- 売掛金の回収
- 入金消込の実施
3のプロセスでは、売掛金の入金情報と実際の請求情報を照合し、問題がなければ消込仕訳を実施します。具体的には、売掛金の発生時とは反対の仕訳を実施し、売掛金のデータを帳簿上から消す作業を行います。
手作業による入金消込の問題点
手作業で入金消込を行うと、入金情報の入力内容に誤りがあったり、入力自体が漏れたりするリスクがあります。それに伴い、以下の問題が生じる恐れがあります。
- 売掛金の回収漏れによる資金繰りの悪化
- 不要な催促や二重計上の実施による取引先からの信用低下
上記の状況が深刻化すると、事業の続行に支障をきたすリスクもあります。このリスクを軽減するためには、入金消込の自動化が効果的です。
入金消込の自動化とは
次に、入金消込の自動化に関する基本的な考え方と、入金消込のプロセスの中で自動化に適している部分について解説します。
自動化の基本的な考え方
入金消込の自動化とは、入金消込におけるプロセスを手作業なしで実施することを意味します。
しかし、手作業を完全に排除することは現実的ではないため、プロセスの一部を自動化することが一般的です。
入金消込の自動化では、主に以下の方法が活用されています。
| 方法 | メリット | デメリット |
| Excelのマクロ機能や関数の活用 | ・コストを抑えられる | ・専門的なスキルを要する ・データの更新が常に必要 |
| 会計ソフトの活用 | ・既存の会計ソフトを使うことでコストを抑えられる ・データ入力の手間を省ける | ・入金消込機能がついていない会計ソフトもある ・自動化システムと比べると機能が少ない |
| 入金消込に特化した自動化システムの活用 | ・幅広いプロセスを自動化できる | ・会計ソフトと別に導入する場合、追加のコストがかかる |
| 決済代行サービスへの委託 | ・自社の労力を大幅に削減できる | ・ヒューマンエラーの発生リスクが比較的大きい |
自動化という目的を達成する手段としては、専門的なスキルを必要とせず、かつヒューマンエラーも起きにくい会計ソフトや自動化システムの活用がおすすめです。
自動化に適している入金消込のプロセス
下記に挙げる作業は、入金消込のプロセスの中でも、特に自動化に適しています。
- 入金情報の取得
- 入金データと請求情報の照合
- 会計ソフトへの入金消込仕訳の出力
多くの自動化システムや会計ソフト（オプション）には、上記の自動化機能がついています。
基本的には、「入金情報を自動で取得→そのデータを請求情報と自動で照合→問題がなければ入金消込仕訳を出力」という流れを、システムが自動で行います。
ただし前述のとおり、全ての作業を自動化できるわけではありません。
例えば、照合結果が一致しないケース（請求額と入金額が異なるなど）では、目視で原因を探ったり、原因に応じた対策（不足分の催促など）を行ったりする必要が出てきます。
入金消込を自動化する流れ
この章では、会計ソフトや自動化システムの導入を想定し、入金消込を自動化するまでの流れを解説します。
ニーズの明確化
はじめに、「どのプロセスを自動化したいのか」、「予算はいくらか」などのニーズや状況を明確化します。ニーズを明らかにすることで、自動化の方法や導入すべきツールを絞りやすくなります。
システムの選定・導入
ニーズを明確化したら、それに応じたシステムを選定します。
本格的に入金消込を自動化したい場合は、それに特化したシステムの導入がおすすめです。
そうでない場合は、オプションで入金消込の自動化機能が付いた会計ソフトを導入すると良いでしょう。
操作性や機能の使い勝手はシステムによって異なるため、無料トライアルを最大限駆使したり、担当者との打ち合わせを行ったりして確かめましょう。
運用・モニタリング
システムを導入したら、いよいよ運用を開始します。
導入したら放置するのではなく、システムの使用感や問題なく入金消込を自動化できているかなどを定期的にモニタリングすることが重要です。
問題がある場合には、より効果的に自動化できるシステムに切り替えることを検討すると良いでしょう。
入金消込の自動化で直面する課題と解決策
この章では、入金消込の自動化にあたって直面する課題とその解決策をお伝えします。
取引先企業ごとに支払方法・時期が異なる
取引先企業によって支払の方法・時期が異なることで、入金消込の作業を一律で自動化できない可能性があります。
例えば、全額を現金で支払うケースや、一部を手形で支払うケースなど、取引先企業によって支払方法は異なります。また、翌月末や翌月15日など、支払時期も一律ではないでしょう。
入金は基本的に支払う側に合わせるため、自前でシステムを構築したり、Excelでの自動化を図ったりする場合には、十分に対応しきれない可能性があります。
対応策としては、あらゆる支払方法・時期に対して柔軟に対応できる会計システムを導入するしかありません。
複数の会計システムや自動化システムを比較し、可能な限り柔軟性の高いシステムを選定しましょう。
既存システムや他部門との連携が上手く進まない
自動化に特化したシステムを導入した場合、既存の会計ソフトと連携できなかったり、他部門とリアルタイムで入金消込に関するデータを共有できなかったりする可能性があります。
こうした事態になると、自動化の範囲が限定されたり、システムに正しいデータが反映されなかったりする恐れがあります。
対策としては、既存の会計システムや販売システムとの連携可否を、あらかじめ確認しておくことが不可欠です。
また、リアルタイムで他部門とデータを共有・利用できるかどうかについても確認しましょう。
その他の課題
上記以外でも、下記のような課題に直面する可能性があります。
- システムの機能不足（自社独自の商習慣に対応できないなど）
- データ処理の遅延
- セキュリティの不備
対応策としては、複数のシステムの機能面やデータ処理、セキュリティ面を比較することが挙げられます。比較にあたっては、公式HPだけでなく、口コミも参考となります。
まとめ
ヒューマンエラーの防止や業務の負担軽減のために、入金消込の自動化は不可欠です。
自動化により、入金情報の照合や仕訳出力などのプロセスを自動化できます。
ただし、むやみに自動化するシステムを導入すると、自社の既存システムとの連携が上手くいかないなどの事態になり得ます。この事態を回避するには、自社のニーズや状況を明確化した上で、複数のシステム間で機能や価格などを比較検討することが必要です。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容（テンプレートを含む）の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談していただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
