- 更新日 : 2024年4月15日
入金管理をエクセルで行うには？具体的な方法やさらに効率化するためのポイントを解説
入金管理とは、請求した金額が予定日までに入金されたかどうかを確認し、その記録を管理することを指します。
入金管理は、企業の収支を管理する上で必要不可欠な作業です。
本記事では、エクセルで入金管理を行う方法や、よくあるエラーの回避策を具体的に解説します。
目次
入金管理の流れ
まずは、入金管理の流れについて確認しておきましょう。
入金データの記録
入金があった際は、まず入金データを記録します。
| 項目 | 内容 |
| 顧客情報 | 顧客名やID、連絡先など、顧客を特定するための情報 |
| 入金情報 | 入金額、入金日、入金方法（銀行振込、クレジットカードなど）など、入金の詳細 |
| 請求情報 | 請求額、請求日、支払い期限など、請求に関する情報 |
これらの情報は、未入金や遅延入金を特定するためのデータとして管理します。
入金データの確認
記録した入金データが正確か否かを確認します。
間違ったデータが記録されていると、後のステップで問題が生じる可能性があるため、この確認作業はとても重要です。
入金データの整理・分類
入金データを必要に応じて整理・分類します。
例えば、顧客別や月別、入金方法別など、後々分析しやすいように分類することが大切です。
帳簿への記録
整理・分類したデータを帳簿に記録します。
これにより全体の入金状況を一覧で確認でき、必要に応じて分析することが可能になります。
入金データの追跡
入金データを追跡し、未入金や遅延入金がないかを確認します。
この確認をもとに顧客ごとの入金状況を把握し、必要に応じてリマインドをするなどの対応も必要です。
エクセルでの入金管理の方法
次に、Excelで入金管理を行う方法を解説します。
一覧形式のフォーマットを作成する
まずは、先ほど管理項目として挙げた「顧客情報・入金情報・請求情報」を記録するためのテーブルを作成します。
1行に1つの取引（請求や入金）を割り当て、各列にその詳細（顧客名、請求額、入金額、入金日など）を記録しましょう。
数式を利用する
Excelの関数や数式を利用することで、請求額と入金額の差分（不足もしくは超過額）や、期間ごとの入金合計額などの自動計算が可能です。
入金管理においては、以下の関数が有用です。
| 関数 | 概要 |
| SUM関数 | 特定のセル範囲の合計を計算する。 一定期間の入金額の合計を求める際などに利用する。 |
| AVERAGE関数 | 特定のセル範囲の平均を計算する。 顧客ごとの平均入金額を求める際などに利用する。 |
| IF関数 | 条件によって異なる値を表示させる。 未入金の有無を一目で見分けたい場合などに利用する。 |
| VLOOKUP関数 | 特定のセルの値に基づいてテーブル内を検索し、該当する行から特定の列の値を返す。 顧客IDに基づいてその顧客の入金状況を検索する際などに利用する。 |
これらの関数を有効活用することで、エクセルでの入金管理における自動計算や、分析の効率化が実現できます。
ピボットテーブルを活用する
ピボットテーブルを利用することで、顧客別の入金状況など、特定条件でのデータ集計・分析が容易になります。
ドラッグ＆ドロップの操作で対象のデータを指定できるため、難しい関数を使用せずとも分析が可能です。
マクロを活用する
エクセルのマクロを活用すれば、入金管理業務のさらなる自動化が可能です。
例えば、以下のような複雑な作業の自動化ができます。
- 入金データを入力すると、自動的に未入金リストが更新される
- 入金データのシートと顧客情報のシートを連携させ、顧客ごとの入金状況を自動的に更新する
マクロの作成には、エクセル内で行う一連の操作を記録し、それを自動化する方法と、VBA（Visual Basic for Applications）というプログラミング言語を用いて、自分でマクロを作成する方法があります。
いずれも専門的な知識を要するため、作成におけるハードルは高いことに注意が必要です。
テンプレートを活用する
効率よくフォーマットを作成するには、テンプレートの活用がおすすめです。
Googleで「入金管理 エクセル テンプレート」などと検索すると、多くの無料テンプレートがダウンロードできます。
これらのテンプレートは一般的な業務に対応するよう設計されているため、自社での運用に適さないものもあるでしょう。
しかしエクセルは自由度が高いため、必要な列を追加したり不要な列を削除したりしてカスタマイズすることも容易です。
入金管理をエクセルで行う際によくあるエラーとその回避策
続いて、入金管理をエクセルで行う際によくあるエラーとその回避策をご紹介します。
データの入力ミス
エクセルは手動での操作が必要なため、データ入力のミスが起こりやすい点に注意が必要です。
具体的には以下のようなミスが想定されます。
- 値を間違えて入力する
- 列や行を間違えて入力する
- データを二重で入力する
データ入力の際にダブルチェックを行うことや、「ドロップダウンリスト」「入力規則」を設定し、入力可能な値を制限するなどしてミスを防ぐことが大切です。
フォーマットの破損
運用当初は正しいフォーマットでも、操作誤りによって書式設定や数式の参照範囲が変わり、フォーマットが破損してしまうケースがあります。
これを回避するためには、定期的なバックアップが必要不可欠です。
また数式の参照範囲が変わっている場合、参照先が1行ズレている程度では気づけないケースもあります。
計算ミスが許されないデータについては、人の目で再チェックを行うこともおすすめです。
誤操作によるデータ削除
誤ってセルのデータや数式を消してしまったり、複数行をまとめて削除してしまったりするケースもあります。
定期的なデータバックアップは、このようなケースの対策としても有効です。
入金管理を効率化するシステム
最後に、エクセル以外で入金管理を効率化するシステムを2つご紹介します。
会計システム
会計システムとは、企業の財務情報を管理し、会計処理を自動化するシステムです。
企業の「売上・費用・資産・負債」などの情報を一元管理し、日々の仕訳作業や財務諸表の作成、税金計算などの自動化ができます。
入金管理においては、売上と入金の対応関係を管理し、未入金の追跡や入金の予測などが可能です。
近年では銀行口座の取引履歴やクレジットカードの使用履歴と連携し、日々の取引明細データが自動記録されるシステムもあります。
ERP
ERP（Enterprise Resource Planning）とは、企業の全ての業務プロセスを一元管理し、業務全体の最適化を目指すためのシステムです。
「財務、営業、製造、人事、経営戦略」など、各部門の情報を一元管理し、部門間の情報共有や業務連携が効率化できます。
入金管理においては、ERPの中の財務会計モジュールによって未入金の追跡、入金の予測、キャッシュフロー管理などが可能です。
ERPの概要や詳細については、以下の記事で解説していますので、ぜひ併せて参考にしてください。
まとめ
エクセルを有効活用することで、入金管理業務の効率化が可能です。
テンプレートを活用して一覧形式のフォーマットを作成し、自社が管理しやすい形式で管理しましょう。
また関数やピボットテーブル、マクロといった機能を活用することで、入金管理のさらなる効率化や自動化ができます。
ただし、エクセルは手作業での操作が多いため、以下のポイントに注意しましょう。
- データの入力ミス
- フォーマットの破損
- 誤操作によるデータ削除
ミスが許されない入金管理を正確かつ効率よく実施したい場合は、会計システムやERPの導入もおすすめです。
エクセルや専用システムの導入など、自社に最適な方法を選択し、入金管理の正確化・効率化を実現しましょう。
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