作成日 : 2024年11月19日

FAXの電子帳簿保存法への対応は？受信・送信のパターン別に解説

FAXで送受信した書類が電子帳簿保存法の対象となるかどうかは、自社のFAXの機能によって異なります。

たとえば、電子データで受信可能なFAXの場合は電子帳簿保存法の対象となりますが、紙に出力されるFAXの場合には対象になりません。そのため、FAXの機能に応じた対応が必要です。

本記事では、FAXの電子帳簿保存法への対応について、受信側・送信側に分けて解説します。最後まで読むことで、自社に必要な対応がわかるでしょう。

【FAX受信側】電子帳簿保存法への対応方法
- 電子データで受信する複合機・FAXの場合
- 紙に出力されるタイプのFAXの場合
【FAX送信側】電子帳簿保存法への対応方法
- ペーパーレスFAXやインターネットFAXの場合
- 紙のスキャンが必要なFAXの場合
FAXの電子帳簿保存法への対応に関してよくある質問
FAXのタイプに応じて正しく電子帳簿保存法に対応しよう

【FAX受信側】電子帳簿保存法への対応方法

まずはFAX受信側の対応について、電子データで受信する場合と紙に出力される場合のケース別に説明します。

電子データで受信する複合機・FAXの場合

電子データで受信可能な複合機やFAXの場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。そのため、受信したFAXデータは一定の要件を満たして保存しなければなりません。

具体的に、電子データの保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。

真実性の確保

真実性の確保は、電子取引においてデータが改ざんされていないことを証明するための要件です。具体的には以下の要件が定められています。

取引相手からタイムスタンプが付与された電子データを受領する
電子データを受領後すぐにタイムスタンプを付与する
データの訂正や削除の記録が残るシステム、もしくはデータの訂正や削除ができないシステムを利用する
訂正・削除防止のための事務処理規定を備えつける

真実性の確保に対応するには、上記のいずれかに対応する必要があります。

可視性の確保

可視性の確保は、電子取引のデータをいつでも確認できる状態にしておくための要件です。具体的に以下の要件が定められており、すべてに対応しなければいけません。

電子計算機処理システムの概要書を備えつける（自社開発のプログラムを使用する場合のみ）
ディスプレイやプリンターなどの見読可能装置を備えつける
検索機能を確保する

参考：電子帳簿保存法一問一答｜国税庁

電子取引の保存要件に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。真実性の確保と可視性の確保のポイントを知りたい方はこちらもご覧ください。

電子取引とは？保存要件や電子帳簿保存法の解説

紙に出力されるタイプのFAXの場合

紙に出力されるFAXの場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」には該当しません。そのため、紙の状態で保存が可能です。

しかし、業務効率化のため、紙で出力されたFAXをスキャンして電子データとして保存したいケースもあるでしょう。その場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。

たとえば、一定水準以上の解像度による読み取りやタイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用といった対応が必要です。スキャナ保存の要件を満たしていれば、スキャン後に紙の書類を破棄できるので、管理スペースの有効活用にもつながります。

スキャナ保存の要件に関しては以下の記事で詳しく解説しています。こちらもあわせてご覧ください。

スキャナ保存制度とは？改正点や要件・業務フローについて解説

【FAX送信側】電子帳簿保存法への対応方法

続いて、FAXの送信側の対応について解説します。

ペーパーレスFAXやインターネットFAXの場合

ペーパーレスFAXやインターネットFAXを使用して書類を送信する場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。

そのため、送信データは「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たしたうえで保存しなければいけません。

紙のスキャンが必要なFAXの場合

紙のスキャンが必要なFAXの場合は「電子取引」には該当しないため、紙の状態で保存しても問題ありません。

ただし、電子データとして保存したい場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。

FAXの電子帳簿保存法への対応に関してよくある質問

最後によくある質問をまとめました。疑問を解消して正しく電子帳簿保存法に対応しましょう。

FAXで受信した注文書や請求書は、電帳法の対象になりますか？

FAXで送受信した注文書や請求書が電子帳簿保存法の対象となるかどうかは、送受信の形式によって異なります。

電子データで送受信する場合は、電子取引とみなされるため、電子帳簿保存法の対象となります。一方、紙を介して送受信する場合は電子帳簿保存法の対象にはなりません。

紙のFAXを電子保存する場合、スキャンする際の注意点は？

紙のFAXを電子データとして保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。さまざまな要件が定められているなかで、とくに注意したいのは入力期間に制限がある点です。

書類の種類や採用している入力方式によって入力期間が変わるため、事前によく確認しておきましょう。詳しくは以下の記事をご覧ください。

スキャナ保存の導入手順を具体的に解説！事前にやるべきことも紹介

紙のFAXを電子保存する場合、原本はどうすればよいですか？

スキャナ保存の要件を満たし、正しく運用していれば、紙の書類はスキャン後すぐに破棄しても問題ありません。

電子データとして適切に保存されていれば、スキャンしたデータが原本とみなされるため、紙の書類は不要になります。

FAXのタイプに応じて正しく電子帳簿保存法に対応しよう

本記事では、FAXの電子帳簿保存法への対応について、受信・送信のケース別に解説しました。

電子データでFAXを送受信する場合、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法の要件にもとづいた保存が必要です。

紙を使って送受信するFAXの場合は「電子取引」に該当しないため、紙のまま保存が可能です。紙をスキャンして電子データで保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たしたうえで保存しましょう。

電子帳簿保存法への対応は難しそうに感じるかもしれませんが、FAXのタイプに応じて適切な方法を選べばスムーズです。本記事を参考に対応を進めていきましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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