- 作成日 : 2024年11月19日
FAXの電子帳簿保存法への対応は?受信・送信のパターン別に解説
FAXで送受信した書類が電子帳簿保存法の対象となるかどうかは、自社のFAXの機能によって異なります。
たとえば、電子データで受信可能なFAXの場合は電子帳簿保存法の対象となりますが、紙に出力されるFAXの場合には対象になりません。そのため、FAXの機能に応じた対応が必要です。
本記事では、FAXの電子帳簿保存法への対応について、受信側・送信側に分けて解説します。最後まで読むことで、自社に必要な対応がわかるでしょう。
目次
【FAX受信側】電子帳簿保存法への対応方法
まずはFAX受信側の対応について、電子データで受信する場合と紙に出力される場合のケース別に説明します。
電子データで受信する複合機・FAXの場合
電子データで受信可能な複合機やFAXの場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。そのため、受信したFAXデータは一定の要件を満たして保存しなければなりません。
具体的に、電子データの保存には「真実性の確保」と「可視性の確保」が求められます。
真実性の確保
真実性の確保は、電子取引においてデータが改ざんされていないことを証明するための要件です。具体的には以下の要件が定められています。
|
真実性の確保に対応するには、上記のいずれかに対応する必要があります。
可視性の確保
可視性の確保は、電子取引のデータをいつでも確認できる状態にしておくための要件です。具体的に以下の要件が定められており、すべてに対応しなければいけません。
|
電子取引の保存要件に関しては、以下の記事で詳しく解説しています。真実性の確保と可視性の確保のポイントを知りたい方はこちらもご覧ください。
紙に出力されるタイプのFAXの場合
紙に出力されるFAXの場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」には該当しません。そのため、紙の状態で保存が可能です。
しかし、業務効率化のため、紙で出力されたFAXをスキャンして電子データとして保存したいケースもあるでしょう。その場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。
たとえば、一定水準以上の解像度による読み取りやタイムスタンプの付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用といった対応が必要です。スキャナ保存の要件を満たしていれば、スキャン後に紙の書類を破棄できるので、管理スペースの有効活用にもつながります。
スキャナ保存の要件に関しては以下の記事で詳しく解説しています。こちらもあわせてご覧ください。
【FAX送信側】電子帳簿保存法への対応方法
続いて、FAXの送信側の対応について解説します。
ペーパーレスFAXやインターネットFAXの場合
ペーパーレスFAXやインターネットFAXを使用して書類を送信する場合は、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。
そのため、送信データは「真実性の確保」と「可視性の確保」の要件を満たしたうえで保存しなければいけません。
紙のスキャンが必要なFAXの場合
紙のスキャンが必要なFAXの場合は「電子取引」には該当しないため、紙の状態で保存しても問題ありません。
ただし、電子データとして保存したい場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。
FAXの電子帳簿保存法への対応に関してよくある質問
最後によくある質問をまとめました。疑問を解消して正しく電子帳簿保存法に対応しましょう。
FAXで受信した注文書や請求書は、電帳法の対象になりますか?
FAXで送受信した注文書や請求書が電子帳簿保存法の対象となるかどうかは、送受信の形式によって異なります。
電子データで送受信する場合は、電子取引とみなされるため、電子帳簿保存法の対象となります。一方、紙を介して送受信する場合は電子帳簿保存法の対象にはなりません。
紙のFAXを電子保存する場合、スキャンする際の注意点は?
紙のFAXを電子データとして保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たす必要があります。さまざまな要件が定められているなかで、とくに注意したいのは入力期間に制限がある点です。
書類の種類や採用している入力方式によって入力期間が変わるため、事前によく確認しておきましょう。詳しくは以下の記事をご覧ください。
スキャナ保存の導入手順を具体的に解説!事前にやるべきことも紹介
紙のFAXを電子保存する場合、原本はどうすればよいですか?
スキャナ保存の要件を満たし、正しく運用していれば、紙の書類はスキャン後すぐに破棄しても問題ありません。
電子データとして適切に保存されていれば、スキャンしたデータが原本とみなされるため、紙の書類は不要になります。
FAXのタイプに応じて正しく電子帳簿保存法に対応しよう
本記事では、FAXの電子帳簿保存法への対応について、受信・送信のケース別に解説しました。
電子データでFAXを送受信する場合、電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、電子帳簿保存法の要件にもとづいた保存が必要です。
紙を使って送受信するFAXの場合は「電子取引」に該当しないため、紙のまま保存が可能です。紙をスキャンして電子データで保存する場合は、スキャナ保存の要件を満たしたうえで保存しましょう。
電子帳簿保存法への対応は難しそうに感じるかもしれませんが、FAXのタイプに応じて適切な方法を選べばスムーズです。本記事を参考に対応を進めていきましょう。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
会計の知識をさらに深めるなら
※本サイトは、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容(テンプレートを含む)の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談いただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連記事
電子帳簿保存法の改ざん防止措置を徹底解説!4つの方法とよくある質問
改ざん防止措置とは、電子データが改ざんされていないことを証明するための保存要件のひとつです。電子帳簿保存法を正しく運用するには、この改ざん防止措置について理解しておかなければいけません。 本記事では、電子帳簿保存法で求められる改ざん防止措置…
詳しくみる電子帳簿保存法にエクセルは適用できる!台帳を用いた保存手順を紹介
「どのような使い方ならエクセルで電子帳簿保存法に準拠できるのだろう」と悩んでいませんか?電子帳簿保存法が改正されてからも、エクセルでのデータ保存は可能です。 しかし、感覚で管理すると要件を満たせない可能性もあるので、正しい方法での管理方法を…
詳しくみる電子帳簿保存法改正後も紙保存の併用は可能?正しい保存方法も解説
電子帳簿保存法の改正により、2024年1月から電子取引により作成・受領してきた書類は紙で保存することはできなくなりました。しかし、改正後も、紙で作成・受領したものや自社内で完結するものは紙の保存と併用が可能です。 本記事では、電子帳簿保存法…
詳しくみる電子帳簿保存法でペーパーレスを実現する方法! 制度の概要も紹介
現代のビジネスにおいて、ペーパーレス化は効率的な業務運営のポイントとなっています。 そうした中で注目されているのが、紙の帳簿や書類を電子データで保存できるようにする電子帳簿保存法です。 本記事では、電子帳簿保存法によってペーパーレス化を実現…
詳しくみる電子帳簿保存法で入力期間の2ヶ月を過ぎたらどうする?スキャナ保存の要件も解説
スキャナ保存制度を導入するには定められた要件を満たさなければいけません。要件はいくつかあり、そのなかのひとつである「入力期間の制限」は、定められた期間内に書類を保存する必要があります。 本記事では、入力期間の制限を過ぎた場合どうなるのかや、…
詳しくみる電子取引の具体例は?保存対象書類について
電子帳簿保存法の施行により、電子取引上で交わされたデータは、原則データ上で保管することとなりました。しかしながら、具体的にどのような取引が電子保存の対象となるか、把握しきれていない方もいることでしょう。 本記事では、電子帳簿保存法の一分野で…
詳しくみる