振替伝票の役割と書き方

業務で発生した金銭のやりとりは、すべて帳簿に記載しなければなりません。一般的に、こうした取引のすべてを日付の順番に従って記載した帳簿を仕訳帳と言います。

仕訳帳に記載されたすべての金銭取引は、仕訳に従って総勘定元帳に転記されます。しかし、仕訳帳は日付の順番という原則のため、順番が前後した場合、取引の調整や修正、取引ごとに分けて記載することができないなどの不都合が生じます。

これを解消する方法として、仕訳帳の代わりに伝票を起こして総勘定元帳に転記する伝票制があります。この伝票制に用いられる伝票のひとつが、振替伝票です。

伝票制と振替伝票の役割について

伝票制には「1伝票制」「3伝票制」「5伝票制」の3つがあります。それぞれの内容と振替伝票の役割については次のとおりです。

1伝票制

総勘定元帳に転記する前の仕訳として仕訳伝票を使うという方法です。仕訳伝票の形式や記入内容は仕訳帳とまったく同じです。つまり、仕訳帳をバラバラにしたものが仕訳伝票ということです。

また、仕訳伝票の記載内容は振替伝票とまったく同じになりますが、3伝票制や5伝票制で振替伝票が扱わない仕訳も扱うため、振替伝票のことを1伝票制では仕訳伝票と呼んで区別しています。

3伝票制

取引に応じて3種類の伝票を起こしてから総勘定元帳に転記する方法です。入金伝票、出金伝票、振替伝票の3つを使用します。

入金伝票と出金伝票は現金を扱い、それ以外の取引を振替伝票が扱います。つまり、仕訳伝票を現金取引とそれ以外に分けたものが3伝票制です。

5伝票制

取引に応じて5種類の伝票を起こしてから総勘定元帳に転記する方法です。入金伝票、出金伝票、仕入伝票、売上伝票、振替伝票の5種類を使用します。

3伝票制の振替伝票の役割から、仕入れ(買掛金)と売り上げ(売掛金)が発生した取引を別にしたものです。

振替伝票の仕組み

伝票制でも述べたように、振替伝票はすべての伝票の基本となるものです。取引を日付の順番で仕訳していくものが仕訳帳でした。

それに対して、取引単位で別々に仕訳をしたものを、総勘定元帳に転記する仕訳に「振り替える」作業も織り込んだものが、振替伝票というわけです。

一般的な振替伝票では、取引の日付と取引内容を表す摘要欄、摘要欄の左側に借方の勘定科目と金額を記入する欄、右側に貸方の勘定科目と金額を記入する欄があります。借方・貸方にどの勘定科目を記入するかは、貸借対照表と損益計算書に準じています。

では、振替伝票はどのように記載すればいいのか具体的な例をあげてみましょう。

・平成27年4月1日に普通預金口座から5万円を引き出した。

摘要は「現金引き出し」です。増えた資産を示す借方の勘定科目は「現金」で、金額は5万円。減った資産を示す貸方の勘定科目は「普通預金」で、金額は同じく5万円です。手元に「現金」が増えて、引き出した「普通預金」口座の残高は減ったということを示しています。

・平成27年4月10日にA社に20万円、B社に15万円の3月分請求書をそれぞれ発行した。

同日の同じ仕訳の取引は、1枚の振替伝票に記載することができます。摘要は「A社3月分」「B社3月分」です。借方の勘定科目は「売掛金」で、金額は20万円と15万円。貸方の勘定科目は損益計算書の収益に当たる「売上高」で、金額は20万円と15万円。請求書の発行によって「売掛金」が増えて、それを「売上高」という収益の科目へ振り替えたことを示しています。

まとめ

伝票は、帳簿への記帳作業を効率化する経理手段です。その伝票の中で振替伝票は基本となるものです。仕訳帳をそのまま効率的な伝票に置き換えたものが振替伝票だと言ってもいいでしょう。

仕訳帳への記入を省略できる伝票制は、経理業務を軽減します。その便利な伝票制を理解するコツは、振替伝票の記載方法をマスターすることにあります。

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