会社設立時に押さえておきたい役員報酬の税務手続きのポイント

法人税務上、役員報酬を損金に計上するには、様々な制約があります。その制約を守らなければ、会社にとって追徴課税などのリスクとなりかねません。

この考えは会社設立時の役員報酬決定の際も同様で、綿密に所定手続きを踏んでいくことが重要です。

本記事では、会社設立時に知っておきたい、役員報酬に関する税務手続きのポイントについて解説します。

役員報酬の決定手続き

会社法上、役員報酬の金額などについて定款で定めていない場合には、株主総会の決議により決定することとなっています。この場合、定時株主総会なのか臨時株主総会なのかは問いません。

中小企業や小規模企業では、役員報酬について実務上ほとんどの会社では定款に定めていないものと考えられますので、一般的には株主総会で決議することとなります。

役員報酬の決議の仕方は以下の通りです。

・株主総会において個々人ごとの月額支給額を決定

・株主総会において取締役に対する役員報酬の総額の限度額を定め、取締役会で個々人ごとの月額支給額を決定

また、税務上役員報酬を損金に計上するための根拠資料として株主総会の議事録の作成が必要です。

役員報酬額を損金に算入するためには、会計期間開始の日から3ヶ月以内に役員報酬を決定または変更することが要件です。会社設立時も同様の考えとなるため、会社設立日から3ヶ月以内に株主総会を開催し、役員報酬を決定する必要があります。

役員報酬の支給手続き

役員報酬額を損金に算入するためには、いつでも自由に役員に対し報酬を上限なく支給してよいわけではなく、下記のルールで支給する必要があります。

【定期同額給与】

株主総会で定めた月額を毎月同額支給するというルールです。支給額を変更したくても原則的には自由に変更することはできず、改定事由に制限があります。税務上変更が認められる改定事由は以下の2点です。

(1)臨時改定事由

役員の職制上の地位の変更(平取締役から専務取締役に昇進など)や職務内容の重大な変更(非常勤役員から常勤役員に就任状況の変更など)等

(2)業績悪化改定事由

会社の経営状況が著しく悪化したことによりやむを得ず役員報酬を減額せざるを得ない等

【事前確定届出】

役員に対する賞与は、原則的には税務上損金に算入することはできません。しかし、事前に役員に対する賞与を支給する年月日、支給額を記載した届出書を税務署に提出することにより、役員賞与を損金の額に算入することができます。ただし下記の厳格な要件があります。

(1)株主総会で役員賞与の決議日から1ヶ月経過日と会計期間開始日から4ヶ月経過日のいずれか早い日までに支給年月日や支給額を記載した届出書を税務署に提出すること

※3月決算の会社を例にすると、株主総会が5月25日に行われた場合は、1ヶ月経過後の6月25日(4月1日から4ヶ月経過後の7月31日より早い日付のため)までに税務署へ提出しなければなりません。

(2)上記届出書に記載した支給年月日と支給額通りに役員賞与を支給すること

支給額が多くても少なくても、記載した金額と同額でないと、賞与は全額損金否認されます。

 

なお、使用人兼務役員に対する使用人部分についての給与については、上記の制限を受けません。

役員や報酬額の範囲

税務上における役員の考え方は、取締役や執行役、理事等だけでなく、以下のような人物にも影響が及びます。

・顧問など使用人以外の者でその会社の経営に従事しているもの

・同族会社の中心的な株主グループ(株式所有割合が50%超の株主グループなど)に所属している使用人でその会社の経営に従事しているもの

上記条件に当てはまる人物も税務上の役員とみなされ、その報酬については役員と同様の制限がかかります。

 

税務上の役員報酬の考え方についても、報酬としての支給額だけでなく、以下のような役員に対する経済的利益供与も税務上報酬とみなされます。

・役員に対する物品の贈与や低額譲渡

・役員に対する無利息貸付や債務免除

・役員の個人的費用の負担

これらの利益供与の金額については、役員報酬と同様の制限がかかります。

役員報酬支給額についての注意点

役員報酬の支給額が多くなれば多くなるほど、法人の所得が下がり、法人税額を低額に抑えることができます。しかし、制限なく支給額を損金に計上できるというわけではありません。支給額については、税務上、下記の制限があります。

・株主総会で決議した役員報酬の限度額を超えて支給した場合

・役員の職務内容や類似法人の役員に対する給与の支給状況からみて、その役員の職務に対する報酬として相当と認められる金額を超えて支給した場合

これらの額を超えて支給した場合は、その超えた部分の金額は損金に算入することはできません。

役員報酬の決め方や注意点を理解して慎重に手続きを

役員報酬が税務調査の際に損金否認されてしまうと、法人税だけでなく、源泉所得税もあわせて追徴課税され、損失額が大きくなるケースが多々あります。

また、役員に対し報酬を支給する場合は、通常の従業員と同様に社会保険適用の対象となります。設立時に役員報酬の決議をした場合はあわせて社会保険の新規適用の手続きも忘れずに行わなければなりません。

会社設立時や役員報酬を変更する際は、支給額を含め慎重に手続きをとっていきましょう。

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監修:近藤 洋志 (税理士 / 社会保険労務士)

東京税理士会・東京社会保険労務士会 所属

学生卒業後、神奈川県の税理士事務所にて、法人、個人事業顧問決算申告業務および相続税、譲渡所得税など資産税業務に従事し、その後一大決心の末、東京都港区三田にて税理士事務所を開業。
同時に、社会保険の面からもクライアントのために支援したいと考え社会保険労務士資格を取得し、社会保険労務士事務所もあわせて開業。