- 更新日 : 2023年8月29日
個人事業主はどの電子契約サービスを使うべき？おすすめの選び方を解説
個人事業主やフリーランスが電子契約を導入するメリットは、製本や押印、郵送などの手間を省ける点です。ただし、利用にはコストがかかるため、費用対効果を考えなければなりません。
無料お試しで利用できるサービスを選ぶのが、おすすめの選び方のひとつです。本記事を参考に、どの電子契約サービスを導入するか判断しましょう。
目次
電子契約とは
電子契約とは、従来の紙を用いて取り交わす契約と異なり、電子データのみをやりとりする仕組みで完結する契約のことです。紙への署名や押印作業がない代わりに、電子契約では「誰が」「何を」作成したか証明する電子署名や、「いつ」「何を」作成したか証明するタイムスタンプなどによって、デジタルデータの完全性を強固に確保しています。
電子署名とは、契約書をデータ化した文書に対して本人が署名したことや内容が改ざんされていないことを証明するものです。電子署名には、第三者機関が発行した証明書（電子証明書）が付与されます。
タイムスタンプとは、特定の時刻に電子データが存在していたことや、以降改ざんされていないことを証明するものです。信頼できる第三者とされる時刻認証局が、タイムスタンプを発行します。
電子契約に関する詳しい内容は、以下の記事を参考にしてください。
個人事業主が電子契約を導入するメリット・デメリット
今まで紙で契約を結んでいた個人事業主が電子契約を導入する場合、メリットもデメリットもあります。自分が導入すべきか判断できるように、メリットとデメリットをそれぞれ比較しておきましょう。
メリット
まず、日々の業務の効率化を図れる点が個人事業主が電子契約を導入するメリットです。紙で取り交わす従来型の契約と異なり、書類作成後の印刷・製本や郵送の手間を省けるため、従業員がおらず（少なく）雑務も自分でこなさなければならない個人事業主の負担を軽減できます。
また、費用削減につながる可能性がある点もメリットです。例えば、紙の契約書は種類や金額によって印紙税の納付が必要ですが、電子契約には課税されません。
デメリット
契約は双方が納得した上で締結するもののため、電子契約サービス導入には相手の同意が不可欠な点はデメリットです。とくに個人事業主で弱い立場にあれば、強く導入を促すことは難しいでしょう。
また、電子契約はスマートフォンやパソコンを利用しておこなうもののため、デジタル端末をある程度使いこなせなければなりません。そのため、IT関連に疎ければ電子契約の導入が困難である点もデメリットです。
個人事業主が電子契約サービスを導入するまでの流れ
ここから、個人事業主が電子契約サービスを導入するまでの流れを解説します。
まず、業務効率化に重点を置くのか、コスト削減を図るためなのかなど、電子契約を導入する目的を明確にしておきます。また、自分にふさわしいサービスを見つけるため、何を電子契約にするのか書類の範囲を明確にすることも大切です。
次に、運用企業を比較して導入する電子契約サービスを決めます。決定後は、電子契約に対応できるように、契約書の文面をどのように変更するか決めなければなりません。
続いて、電子契約サービス導入後どのように運用していくかを決めます。印鑑押印や郵送などの作業が不要になり、フローが大きく変わるため、混乱しないように運用ルールをまとめておくとよいでしょう。
導入の準備が整ったら、今後の契約は電子契約で締結したい旨をクライアント（取引先）に説明します。自分の都合で変更することになるため、導入の理由やメリット、運用方法などを相手先に丁寧に説明するようにしましょう。
最後に、サービス提供企業と契約すれば、電子契約サービスを導入できます。
電子契約サービスの選び方・注意点
さまざまな企業が、電子契約に関するサービスを提供しています。数ある中で、自分にあったサービスを選ぶ際のポイントや注意点は以下のとおりです。
- 対応書類の種類を確認する
- セキュリティ対策は万全か
- 費用対効果を考える
- 無料お試しで利用してみる
それぞれ確認していきましょう。
対応書類の種類を確認する
発注書・業務委託契約書・秘密保持契約書・売買契約書・雇用契約書・保証契約書など、契約書にはいくつもの類型があるため、移行したい書類が検討中の電子契約サービスに対応しているか確認しておきましょう。ただし、2022年5月の宅地建物取引業法改正に伴い、長年電子契約ができなかった不動産取引でも対応できるようになったため、今ではほとんどの契約が対応可能です。
なお、契約の種類によって対応する法律が異なる場合はあるため、こまめに関連法案をチェックしておくようにしましょう。
セキュリティ対策は万全か
電子契約には情報漏洩リスクを伴うため、セキュリティ対策が万全のサービスか確認することが大切です。紙の契約書の場合、書類の置き忘れや盗難、関係者による故意の漏洩がリスク要因となるのに対し、電子契約では外部からのサーバー攻撃にも備えておかなければなりません。
また、各社のセキュリティ対策を比較するだけでなく、導入時には自分で対策を講じることも大切です。日頃から、機能性の高いウイルス対策ソフトを導入する、ファイルに個別のアクセス権限やパスワードを設定するなどを心がけましょう。
費用対効果を考える
電子契約により印紙代や郵送費用などを削減できる一方で、導入すると利用料金が発生することが一般的なため、本当に自分にメリットがあるか、費用対効果を考えるようにしましょう。利用頻度やサービス料金次第で、導入前よりも費用がかかることもあります。
費用対効果を検討する際には、目に見える数字だけでなく、電子契約に移行すれば郵便局に行くまでの時間や労力、紙の保管場所なども削減できる点も考慮に入れておきましょう。
無料お試しで利用してみる
コストが気になる方や選んで後悔しないか不安な方は、まず無料お試しが可能なサービスを選択して利用してみる方法があります。ただし、一般的に無料版は月の契約件数などに制限が設けられている点に注意が必要です。
また、有料に移行する際には別途手続きが必要なため、電子契約に前向きな方は最初から有料で利用してもよいでしょう。
電子契約ならマネーフォワード クラウド契約がおすすめ
数ある電子契約サービスの中でも、電子契約ならマネーフォワード クラウド契約がおすすめです。個人事業主や30名以下の法人には無料お試しがあるため、どのサービスを利用するか迷っている方やコストが気になる方も安心して利用できます。
また、マネーフォワードのクラウド契約なら、インターネット環境があればいつでも契約でき、契約送信通数や保管数による従量課金がない点も強みです。ある月に電子契約がいくつも発生したとしても、前月より高く請求される心配はいりません。
さらに、電子契約の流れは以下の3ステップで手軽なため、契約する相手先にも説明しやすいでしょう。
- PDF形式の契約書をアップロードするか、テンプレートから書類を作成
- 署名を設定した上で、相手先に送信
- 契約締結（相手先はマネーフォワード クラウド契約のアカウントがなくても対応可能）
マネーフォワードクラウド契約に関する詳しい内容については、以下で紹介しております。
個人事業主も電子契約サービスで手間を省ける
従来の紙の書類を用いたやり方と異なり、電子契約とは電子データのみのやりとりで完結する契約のことです。電子契約を導入すれば、個人事業主は製本や印刷などの負担を軽減できる上に、印紙代や郵便料金などのコストも削減できます。
いくつもの電子契約サービスが存在するため、セキュリティ対策や費用対効果を考慮した上で、選ぶことが大切です。どれが自分にあっているかわからない方は、まずはマネーフォワードクラウド契約を無料お試しで利用してみてはいかがでしょうか。
よくある質問
個人事業主が電子契約を導入するメリットとは？
従来の紙契約で発生する製本や押印、郵送などの手間を省ける点がメリットです。詳しくはこちらをご覧ください。
電子契約サービスはどうやって選ぶべき？
費用対効果が十分か気になる方は、まず無料お試しで利用できる電子契約サービスを検討しましょう。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
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