• 更新日 : 2023年12月11日

代表者の住所変更には登記が必要？必要書類や申請方法（テンプレート付）

株式会社や合同会社など、会社の代表者の住所が変わるケースは少なくありません。しかし、会社の代表者は日頃忙しく、住所変更後の手続きをせずそのままにする人もいるでしょう。会社の代表者の住所が変わった場合、何をする必要があるのでしょうか。本記事は、会社の代表者の住所が変わった場合の手続きなどについて解説します。

代表者の住所変更には登記が必要？

会社の代表者の住所が変わったら、変更登記を行います。株式会社の場合、代表者は通常代表取締役なので、代表取締役が転居した際には、代表取締役の住所の変更登記を行います。なお、株式会社の場合でも代表者ではない取締役であれば、住所が変わっても変更登記は不要です。

代表取締役の住所変更に登記が必要な理由

会社法は、会社の登記情報に変更があった場合、会社に変更登記をさせて情報を更新することを求めています。これは、会社の取引先や金融機関などが必要に応じて登記情報を閲覧する際に、最新の情報にアクセスできるようにするためです。例えば、取引先と何らかのトラブルが生じ、相手側から訴訟を起こされた場合などに会社代表者の住所が必要になります。また、金融機関などが会社への融資を検討する際には、会社代表者の住所を参照することがあります。

代表取締役の住所変更登記はいつまでに？

会社法第915条1項には、会社代表者の住所変更を含む登記に変更が生じたときは、2週間以内に変更登記をすることを求めています。引っ越した日から2週間以内という、短期間で変更登記をする必要があるのです。変更登記を怠った場合、罰則として代表者に100万円以下の過料の支払いが命じられる可能性があります。

代表者住所変更登記申請書のテンプレート、雛形

会社の代表者の住所変更登記の手続きは比較的簡単なため、司法書士や行政書士などの専門家に頼まなくても自分で行うことができます。登記の申請方法にはオンライン申請と書面申請がありますが、書面申請をする場合は、法務局のホームページで様式をダウンロードし、必要事項を記入して申請してください。

また、マネーフォワード クラウド会社設立でも代表者住所変更登記申請書のテンプレートを用意しているので、ぜひご活用ください。（無料でダウンロード可能です）

代表者住所変更登記申請書の書き方

会社の代表者の住所変更登記を書面で申請する場合、変更登記申請書はどのように書けばよいのでしょうか。株式会社の場合、「株式会社変更登記申請書」という書式名で以下の記載項目についての情報を記入し、本店所在地を管轄する法務局の窓口へ提出するか、郵送で提出します。

会社法人等番号

会社法人等番号を記載します。会社法人等番号は会社の登記事項証明書を参照するか、法務省のホームページで調べることができます。会社法人等番号は、法人番号の13桁の番号の先頭の数字を除いた12桁の番号です。法人番号は、国税庁の「法人番号公表サイト」で検索できます。

商号

会社名を記載します。株式会社ABCD商会という会社名であれば、「株式会社ABCD商会」と記載します。「ABCD商会」などと略さないでください。

本店

会社の登記事項証明書に記載されている通りに本店住所を記載します。

登記の事由

登記の事由は「代表取締役の住所変更」と記載します。

登記すべき事項

登記すべき事項には「住所移転日」「移転後の住所」「代表取締役の氏名」をそれぞれ記載してください。

といったように記載します。

登録免許税

登録免許税は、

と記載してください。

なお、登録免許税は、会社の資本金が1億円以下の場合が10,000円、1億円を超える場合は30,000円です。

添付書類

変更登記申請を代理人へ委任する場合は、添付書類として委任状を添付してください。添付書類の記載項目には、

と記載します。

日付

申請日を記載します。

申請人

本店住所と会社名、代表取締役の移転後の住所と氏名、代理人が申請する場合は代理人の住所と氏名を記載し、代表取締役のところに会社の実印を、代理人の氏名のところに代理人の印鑑をそれぞれ押印します。

といったように記載します。

代表者の住所変更を登記申請する際の必要書類

代表者の住所変更を登記申請する際の書類は何が必要でしょうか。基本的には、以下の書類を提出するだけで変更登記ができます。

変更登記申請書と収入印紙貼付台紙

会社の代表者が自ら住所変更登記を申請する場合は、上述の変更登記申請書と登録免許税分の収入印紙を貼付する台紙を提出するだけで申請可能です。変更登記申請書には、必ず法務局に届け出ている会社の実印を押印する必要があることに注意してください。

収入印紙貼付台紙には特に決まったフォーマットはなく、変更登記申請書と同じサイズのブランクの用紙などを用いても構いません。

委任状

司法書士や行政書士などの専門家や社員などに変更登記申請を委任する場合は、委任状が必要です。委任状にも特定のフォーマットはありませんが、通常は以下のように記載します。

委任状にも、法務局に届け出ている会社の実印を押印する必要があります。

代表者の住所変更の登記申請をする方法

代表者の住所変更の登記申請方法にはオンライン申請と書面申請がありますが、オンラインで申請する場合は、登記・供託オンラインシステムでの申請者情報の登録、パソコンへの申請用総合ソフトのインストール、ICカードリーダライタ、代表者のマイナンバーカードが必要になります。

会社の代表者が自ら書面で申請する場合は、上述の変更登記申請書を作成し、会社の本店所在地を管轄する法務局へ収入印紙とともに提出するだけです。司法書士などに委任する場合は、司法書士への委任状を添付書類として提出する必要があります。郵送で提出する際は、変更登記申請書2通に加えて返信用封筒に切手を貼り、会社の住所、社名、代表者名を書いて同封します。

代表者（代表取締役）の住所変更に伴うその他の手続き

会社の代表者の住所が変わった場合は、法務局へ2週間以内に変更登記をする必要がありますが、法務局への変更登記申請に加えて、一般的に以下の手続きも併せて行う必要があります。

都道府県税事務所へ異動届出書の届け出

会社の代表者の住所変更登記が完了したら、都道府県税事務所へ異動届書を提出しましょう。異動届書を提出する際には、添付書類として登記完了後の会社の履歴事項全部証明書が必要です。なお、異動届出書は各都道府県によってフォーマットが違うので、必ず本店所在地のある都道府県の異動届出書を使ってください。

税務署へ異動届出書の届け出

また、税務署にも異動届出書の届け出が必要です。税務署への届け出には特に期限がありませんが、届け出忘れを防ぐためにも登記が完了したらできる限り早めに届け出てください。税務署への異動届出書の提出の際、添付書類は不要です。税務署へ直接提出するか、郵送で提出してください。また、e-taxを使ってオンラインで提出することもできます。

市区町村へ異動届出書の届け出

会社の代表者が居住する市区町村へも、異動届出書の届け出が必要です。市区町村によっては、添付書類として登記完了後の会社の履歴事項全部証明書が必要になる場合もあります。市区町村によって必要書類や届出書のフォーマットが違うので、引っ越し先の市区町村に確認してください。なお、東京23区では異動届出書の届け出は不要です。

年金事務所への住所変更の届け出

年金事務所へも住所変更の届け出が必要です。会社の管轄地（代表者の住所の管轄地ではない）の年金事務所に、「健康保険・厚生年金保険被保険者住所変更届」を届け出ます。代表者に扶養する配偶者がいる場合は「国民年金第3号被保険者住所変更届」の届け出も必要です。

金融機関へ住所変更届の届け出

金融機関へも住所変更関連の届け出が必要です。特に代表者が会社の借入の連帯保証人になっている場合は、連帯保証人の住所変更に関する手続きが必要です。また、借入に保証協会を使っている場合は、保証協会でも代表者の住所変更に関する手続きが必要です。

また、役員報酬の受取用の個人の銀行口座に関しても、住所変更に関する手続きが必要です。金融機関によって必要な書類などが違うため、取引している金融機関に相談してください。

保険会社などへ住所変更届の届け出

会社の代表者が生命保険や医療保険などに加入している場合は、保険会社にて住所変更の手続きが必要です。住所変更の手続きをしないと、保険会社からの郵便物などが古い住所へ送られることになり、保険料控除証明書などの重要書類が受け取れなくなるリスクが生じたり、保険金を受け取る際に問題が生じたりするおそれがあります。保険会社によって手続きの方法が違うため、利用している保険会社に相談してください。

その他の契約関連への住所変更手続き

その他、証券会社やリース会社、クレジットカード会社、信販会社など、代表者個人の住所で契約している契約関連については、代表者の住所変更登記が完了したら、速やかに住所変更の手続きをしてください。

代表者の住所を変更したら登記を忘れずに

以上、会社の代表者の住所が変わった場合の手続きなどについて解説しました。会社代表者の住所変更登記は、移転の日から2週間以内に行うことが求められています。登記を怠った場合、100万円以下の過料が課せられるリスクが生じるほか、取引先や金融機関からの信用を失うリスクも生じます。特に会社が金融機関から借入をしていて、代表者が連帯保証人になっている場合は、その可能性が高くなります。代表者が住所を変更したら、変更登記を速やかに行いましょう。

• 監修：萱谷 有香（税理士）

  Trèfle（トレフル）税理士事務所　代表。不動産投資に特化した税理士事務所で働きながら収益物件について税務と投資面で多くの知識を得られたことを活かし、自らも不動産投資を手掛ける。大手管理会社、ハウスメーカーや賃貸フェアなどで講演実績があり、記事執筆も行う。不動産投資の規模を拡大していくために、なくてはならない金融機関からの融資についても積極的に紹介やアドバイスを行う。金融機関から融資を引きやすい、または金利交渉しやすい決算書の作成を得意とする。物件購入前、物件保有中、物件売却時、相続時、どの時点で相談を受けても必ず投資家にプラスになるアドバイスを心掛けている。
  著書に『減価償却節税バイブル』（技術評論社）、『収益不動産売却バイブル』（技術評論社）がある。