就任承諾書とは、会社の役員に就任することを承諾したと証明するための書面です。役員は、会社から委任を受けて役員となるので、就任する際には承諾が必要となるためです。
今回は就任承諾書の記載内容の詳細と書き方について説明致します。
就任承諾書とは何か？
就任承諾書とは、会社の役員に就任することを承諾したと証明するための書面です。役員は、会社から委任を受けて役員となるので、就任する際には承諾が必要となります。
就任承諾書は、会社設立において法務局に提出する設立登記申請書に添付する書類ですが、定款に設立時取締役及び設立時代表取締役の選任・選定の記載があり、尚且つこれらの者が発起人でもあるときは、就任承諾書作成は不要です。
就任承諾書を作成しない場合には、法務局に提出をする設立登記申請書内の「設立時取締役及び設立時代表取締役の就任承諾書」の項には、「設立時取締役及び設立時代表取締役の就任承諾書は定款の記載を援用する」と記載します。
具体的な承諾書の必要性は以下に記載致します。
①代表取締役の就任承諾書
取締役会を置かない会社の場合には取締役は代表取締役も兼ねている(各自代表)と思ってください。
株主総会で取締役を選任したら、就任承諾書は必要ですし、就任の意思を担保させるため、印鑑証明書の添付を原則要します。
｢設立時代表取締役選定決議書｣において、選ばれた代表取締役が就任を承諾した旨の記載があり、且つ選ばれた代表取締役が発起人として実印を押印している場合は、代表取締役の｢就任承諾書｣の作成は不要になります。
上記以外の場合は、代表取締役の｢就任承諾書｣を作成する必要があります。
(1)取締役の就任承諾書
各取締役の就任承諾を人数分作成します。しかし、取締役の｢就任承諾書｣は、会社設立の登記申請において、必ずしも作成しなければならない書類ではありません。
特に発起人がそのまま取締役になる場合は、取締役の｢就任承諾書｣は作成不要です。なぜならば定款に記名押印があるからです。一方、発起人ではない人が取締役になる場合には取締役の｢就任承諾書｣が必要になります。
取締役の｢就任承諾書｣は、発起人ではない取締役1名につき1枚、最終的には人数分が必要です。
就任承諾書の書き方
就任承諾書に記載すべき内容は、(1)日付、(2)取締役の住所、(3)取締役の氏名、(4)会社名、(5)取締役の押印、(6)取締役の押印(捨印)が必要になります。記載例を参考にこの6項目に漏れがない様に記載しましょう。
(図)就任承諾書記載例
(1)日付
日付の項には取締役に選任された日付を書きます。定款において選任された場合は、定款の作成日を記載します。定款の作成日であって、認証日ではないので注意してください。
｢設立時取締役選任決議書｣において選任された場合は、｢設立時取締役選任決議書｣の日付を記載します。
(2)取締役の住所
選任された取締役住所を、取締役個人の印鑑証明書の記載のとおり省略せずに記載します。例えば、「東京都港区赤坂1丁目1番○号」と記載する方法は正しいですが、略記号を用いた「東京都港区赤坂1－1－○」は認められないので注意が必要です。
(3)取締役の氏名
選任された取締役の氏名を、取締役個人の印鑑証明書の記載のとおり正確に記載します。
(4)会社名
定款に記載している商号を、省略しないで正式名称で記載します。例えば、「株式会社ビジネスアドバイザリー」は正しいですが、株式会社を略し「(株) ビジネスアドバイザリー」と記載することは認められていません。
(5)取締役の押印
取締役個人の印鑑登録してある実印で押印します。
まとめ
就任承諾書とは、会社の役員に就任することを承諾したと証明するための書面です。役員は、会社から委任を受けて役員となるので、就任する際には承諾が必要となるためです。今回の記載例を参考に作成しましょう。
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