• 更新日 : 2024年1月9日

役員変更登記申請書とは？取締役の変更方法などひな形を基に書き方を解説

役員の変更登記とは、株式会社などの役員が就任・辞任・解任した時などに必要となる手続きのことです。この記事では、役員の変更登記が必要なケースや変更登記の流れ・方法、役員変更登記申請書のテンプレート、役員変更登記申請書の書き方などを紹介します。

役員の変更登記とは？

役員の変更登記とは、代表取締役などの会社役員が変更した場合に行う必要がある手続きのことです。その他には、株式会社の役員が任期満了後に再度同じ役職に就く時も変更登記が必要です。

申請先は法務局（会社の管轄の登記所）です。役員の変更登記申請書は法務局で用意でき、ホームページにも書式があるので、必要な分を印刷して使えます。登記手続きは変更登記申請を行ってから約1週間で完了します。

万が一期限内に役員の変更登記を行わなかった場合には、罰金が課される可能性もあるため注意しましょう。

役員の変更登記が必要なケース

役員の変更登記が必要となる「役員変更」は、以下のケースで必要となります。

株式会社の役員の任期は、取締役が2年、監査役が4年などと決まっており、非公開会社の場合は最長で10年まで任期を設定できます。そのため、同じ役員が継続する場合であっても、最長でも10年ごとに必ず役員の変更登記を申請する必要があります。なお、合同会社には役員任期がないため、任期満了に伴う役員の変更登記は不要です。

役員の変更登記の流れ・方法

役員変更時は、承認決議後2週間以内に変更登記の申請が必要です。役員変更登記を申請するためには、株主総会の開催など、いくつかの手順を踏まなければなりません。また、役員変更の内容によって必要書類が異なる点に気をつけましょう。

株主総会を開催し役員変更を決議する

まずはじめに株主総会を開催する必要があります。役員の選任や解任を行うために、株主総会で決議を行いましょう。

なお、任期満了や新たな役員就任の場合は定時株主総会、役員の死亡や解任が任期満了以外のタイミングで生じた場合は臨時株主総会が開催されます。その他には、代表取締役の選任・解任において、取締役会設置会社であれば取締役会決議が必要です。

議事録や登記申請書類を作成する

役員変更登記の申請手続きにはいくつかの書類の作成・取り寄せが必要です。「変更登記申請書」は提出が必須の書類です。法務局で用意しましょう。

変更登記申請書以外に必要な書類については、変更事項によって異なります。例えば取締役・監査役が新たに就任する場合には、株主総会の議事録や株主リスト、就任承諾書と場合によっては印鑑証明書が必要です。その他、本人確認書類として運転免許証やマイナンバーカード、住基ネットカードのコピーを提出します。

法務局へ提出する

作成・手配した書類は最終的に管轄の法務局へ提出するという流れになります。申請には期限があり、役員変更の承認決議から2週間以内に行う必要がある点に注意しましょう。

申請方法には「オンライン申請」「書面申請」の2種類があります。書面申請の場合、通常の書面申請以外にも「ＱＲコード（二次元バーコード）付き書面申請」という方法が選択可能です。なお、ＱＲコード付き書面申請には、「申請用総合ソフト」という専用の無料ソフトが必要です。

役員の変更登記に必要な費用

役員変更登記の手続きをする際、変更登記申請書の取得には費用がかかりません。必ず発生する費用としては「登録免許税」があります。登録免許税は会社の設立や不動産取得の際の登記申請時にも納税する必要がある税金です。

（出典：国税庁「No.7190 登録免許税のあらまし」）

登録免許税は会社の資本金額によって変動します。資本金が1億円までの会社であれば1万円、1億円を超える場合は3万円となり、原則として収入印紙での納付が求められます。

登録免許税の他に発生する費用としては、住民票・印鑑証明書などの発行手数料や各種書類の印刷代などが考えられます。

複数の役員変更があった場合はまとめて登記する

登録免許税は、登記申請1件あたりで計算します。そのため、複数の役員変更があった場合は、まとめて登記すると費用が抑えられるため節約になります。

まとめて登記したい場合は、変更登記申請書1通にすべての役員変更内容を記載しましょう。なお、退任や重任などの都合で役員変更の時期がずれている場合には、変更登記申請書を1件にまとめることが難しいです。まとめて登記が可能なのは、あくまでも役員変更のタイミングが同時期の場合のみであることに留意してください。

役員変更登記申請書のテンプレート

役員変更登記申請書の見本は、法務局のホームページで確認できます。登記すべき事項や登録免許税、添付書類についてなどチェックしましょう。

出典：法務局「商業・法人登記の申請書様式」

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役員変更登記申請書の書き方

役員変更登記申請書の主な記載事項は以下の通りです。

添付書類は、役員変更の内容によって必要なものが変わります。例えば、役員辞任の場合は辞任届、役員死亡の場合は死亡届または法定相続情報一覧図の写しが必要です。また、それぞれの添付数も記載しましょう。

役員の変更登記は役員変更の承認決議から2週間以内に行う

役員変更登記申請書は、代表取締役などの会社役員が変更した場合に記入・申請が必要となる書類です。役員変更登記申請書は役員変更の承認決議から2週間以内に行う必要があり、オンライン申請・書面申請で申請できます。

• 校閲：伊藤紗香（筆名）

  プロライター・校閲者。2019年より地方の新聞社・整理部校閲班にて3年間校閲を担当。政治経済・スポーツ・文化・地域面などさまざまな分野の記事を校閲し、同時期にWeb媒体のライティング・記事校閲にも携わる。現在新聞社での実務経験を生かし、プロのライター・校閲者として業務を担う。