• 更新日 : 2023年12月11日

会社設立に必要な払込証明書とは?作り方・テンプレートを紹介

払込証明書とは?会社設立に必要な書類や書き方(テンプレート付)

会社を設立する際にはさまざまな書類が必要になりますが、その一つに「払込証明書」というものがあります。一般の方にはあまり馴染みがないかもしれませんが、どのような書類なのでしょうか。

この記事では、払込証明書の概要や書き方について解説します。テンプレートも用意しましたので、そちらも参考にして作成してみましょう。

払込証明書とは?会社設立登記時に添付が必要

払込証明書は資本金の払込があったことを証明する書類で、設立時発行株式数や払込を受けた金額、日付などが記載されています。会社の発起人名義の口座に出資者から資本金が振り込まれたら、払込証明書を作成します。

払込証明書が必要になるのは「会社設立の登記申請を行う場合」と「資本金を増資して変更登記を行う場合」です。

会社設立の登記申請

会社を設立する際には、法務局で法人登記申請手続きを行わなければなりません。その際に払込証明書が必要になります。法務局のホームページでは、法人登記手続きに必要な書類として「払込があったことを証する書面」と記載されており、今回紹介する払込証明書がそれに該当します。

払込証明書と銀行通帳の写し、取引明細表を添付して他の必要書類とともに会社の本店所在地を管轄する法務局に提出して手続きを行えば、会社を設立することができます。

資本金額の増資の登記申請

会社設立の際はもちろんですが、資本金を増資する際にも法務局での手続きが必要です。同様に、出資者から資本金が振り込まれた後に払込証明書を作成し、法務局に銀行通帳の写しと取引明細表を添付して提出します。

払込証明書のテンプレート、雛形

払込証明書のテンプレート、雛形

また、マネーフォワード クラウド会社設立でも払込証明書のテンプレートを用意しているので、ぜひご活用ください。(無料でダウンロード可能です)

こちらのテンプレートをもとに以下で必要項目を説明しますので、書き方を知りたい方もダウンロードすることをおすすめします。

払込証明書の書き方

ここからは、払込証明書の作成方法について解説します。「払込があったことを証する書面」というタイトルと、払込があったことを証明する旨の文面を記載し、さらに以下のような項目を盛り込みましょう。

設立時発行株式数

払込証明書では、発行した株式に対して全額の払込があったことを証明しなければなりません。そのため、設立時に発行した株式数を明確にする必要があります。100株を発行した場合は「設立時発行株式数 100 株」と記載しましょう。

なお、増資の場合は出資を受けた株式の数量を記載します。この場合は「払込があった株式」といった項目名にしましょう。

払込を受けた金額

払込証明書の中で最も重要な項目です。払込があった金額を正確に記入しましょう。1,000万円の払込を受けた場合は「払込を受けた金額 金 1,000 万円」と記載します。実際に銀行口座に振り込まれた額を通帳で確認しましょう。

日付

資本金の払込があった日付を記載します。複数回に分けて振り込まれている場合は、最後に振り込まれた日の翌日以降の日付を記載しましょう。資本金の払込は定款を作成した後になるので、振込証明書の日付は必然的に定款作成日以降になります。また、日付は払込証明書を提出する日、つまり登記申請日以前の日付でなければなりません。

会社名(商号)

払込証明書では「誰が払込を受けたのか」も証明しなければなりません。払込を受けた会社の名称や商号を正確に記載しましょう。定款どおりの会社名・商号を記載したかどうかを確認することが大切です。

代表取締役氏名

会社の代表取締役の氏名をフルネームで記載します。こちらも定款と齟齬が生じないように注意してください。

印鑑

代表取締役氏名の隣に印鑑を押します。法務局に届け出た会社の代表者印(会社の実印)を押印する必要があることに注意しましょう。角印(会社の認印)や代表取締役個人の実印・認印を押印すると、書類が不備となります。

払込証明書の他に必要な書類

払込証明書だけでは、資本金の払込があったことを証明することができません。前述のとおり、実際に払込があった事実を客観的に証明する必要があります。

銀行の通帳のコピー

払込があったことを証明するために、払込証明書を提出する際には銀行通帳の写しを添付する必要があります。まずは銀行名と口座名義人がわかるように、通帳の表紙をコピーしましょう。銀行名と口座名義人が記載されている1ページ目のコピーでも構いません。

次に、払込による入金が記載されているページをコピーします。コピーした後、マーカーなどで印をつけておくとわかりやすいでしょう。

振込証明書と表紙(1ページ目)のコピー、入金が記載されているページのコピーの3枚をホチキスで留めれば、法務局に提出できる状態になります。

なお、資本金払込の時点ではまだ会社が設立されていないので、銀行口座の名義は発起人や代表取締役のものである必要があります。

会社設立時の「資本金払込」のやり方

まず、会社の発起人個人の銀行口座を用意します。発起人が複数の場合は、発起人総代の口座を使います。口座を準備したら資本金を振り込みますが、会社設立時には各発起人の出資額が決められていますので、発起人ごとに払い込んだ額がわかるよう、振込者には発起人の氏名が記載されている必要があります。なお、発起人が1人の場合は口座への預入でも構いません。

その後、前述のとおり銀行口座の表紙(1ページ目)のコピー、入金が記載されているページをコピーします。払込証明書とそれらを綴じて法務局に提出すれば、手続きは完了です。

資本金払込の方法については、以下の記事でさらに詳しく解説しています。

払込証明書の作成の注意点

払込証明書の記載項目自体は非常にシンプルですが、作成時に注意すべき点がいくつかあります。以下のような点に留意して、払込証明書に記載しましょう。

日付に注意する

前述のとおり、払込証明書に記載する日付は定款認定日以降のものです。定款によって発起人や資本金の額、発行可能株式総数が定められますので、それ以前に資本金の払込が行われることはありえません。定款認定日よりも前の日付が払込証明書に記載されている場合は、法務局で払込証明書を受理してもらえない可能性があります。

印鑑の種類に注意する

こちらも繰り返しになりますが、払込証明書には会社代表印を押印する必要があります。「代表者個人の実印を押印する」と勘違いされている方は少なくないので、注意が必要です。払込証明書を作成する前に、会社代表印を作っておきましょう。

インターネットバンキングの場合はどうする?

インターネットバンキングを利用している方も多いでしょう。資本金の払込にネットバンキングを利用しても問題はありませんが、現物の通帳がない場合はコピーすることができません。

そこで、ネットバンキングの管理画面上で①払込先記入機関名②口座名義人名③振込日④振込金額が明確にわかるページをプリントアウトしましょう。金融機関によってレイアウトが異なるため、上記の項目が記載されているページを探してください。

払込証明書と①~④の順番でプリントアウトした書類を綴じれば、通常の通帳のコピーと同じように法務局で受理してもらえます。

払込証明書はシンプルだけど間違えないように注意

払込証明書自体は非常にシンプルな書類で、概要や項目さえ理解すれば、作成にはそれほど手間がかからないでしょう。ただし、前述のとおり日付や押印、通帳のコピーなどの注意点をしっかり押さえたうえで、手続きを行うことが大切です。

本記事やテンプレートを参考に、払込証明書を作成してみましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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