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  • 作成日 : 2025年5月1日

法人登記の登記事項を更新したい場合の手続きは？変更登記の流れについて解説

法人登記の更新は、登記事項に変更があった際に適宜行う必要があります。申請期限内に変更登記を行わない場合、過料の対象となる可能性もあるため注意が必要です。

本記事では、法人登記簿謄本の変更登記が必要なケースや手続きの流れ、必要書類など申請期限までに手続きを行わなかったケースについても詳しく解説します。

法人の登記簿謄本は更新が必要？

法人登記簿謄本は、法務局が管理する法人の公的な記録であり、そこに記載されている内容は法人の最新の実態を正確に反映していなければなりません。登記簿に記載される「登記事項」は、本店所在地、商号、役員構成、資本金、事業目的など、法人の根幹をなす情報です。

これらの情報は、設立時に一度登記すれば終わりではなく、会社の状況に応じて更新していく必要があります。例えば、役員が変更されたにもかかわらず、登記を放置していると、法務局に保管されている情報が実態と食い違うことになり、取引先や金融機関に誤解を与えるおそれがあります。

つまり、登記簿謄本の「更新」とは、法人に生じた変化を登記という公的記録に反映させる作業であり、単なる手続き上の事務ではなく、企業の信頼性や法的安定性を支える重要な役割を担っています。

登記事項に変更があった場合には変更登記が義務づけられている

法人に関する登記事項に変更が生じた場合には、会社法第915条第1項に基づき、変更登記を行う義務があります。変更登記は、会社の信用維持や法的安定性を確保するために重要であり、これを怠ると過料が科される可能性があります。

会社法第915条第1項は、登記事項に変更があった場合には、その日から2週間以内に変更登記を申請しなければならないと定めています。これは、会社の法的な存在と実態を一致させ、第三者に対して正確な情報を提供するための制度です。

登記変更を怠った場合は、過料を科されるケースもあります。また、登記を適宜変更せず長期間放置していると、管轄法務局によって「みなし解散」の通知が届くケースもあります。

変更登記は単なる手続きではなく、法律上の義務であるという点を、会社経営者としてしっかり認識しておくことが重要です。

参考：e-Gov法令検索 会社法

変更登記が必要なケース

会社を運営していると、さまざまな理由で登記内容を変更しなければならない場面が出てきます。ここでは、変更登記が必要となる典型的なケースを確認してみましょう。

会社法や商業登記規則が定める手続きに沿って進めるためには、事前に必要な書類や申請のタイミングを把握しておくことが欠かせません。

本社の住所変更

本社所在地（本店所在地）を移転した場合は、変更登記を行う必要があります。会社の本店は定款にも記載される重要な情報であり、住所変更は会社の信用や取引関係にも影響を及ぼすため、速やかに手続きすることが求められます。

社名（商号）の変更

社名（商号）を変更した場合も、速やかに変更登記を行う必要があります。社名（商号）は会社の「顔」となる重要な情報であり、対外的にも広く告知されているものであり、変更を決議したら、すぐに法務局への届出手続きを行いましょう。

金融機関や取引先への案内など社外対応もあわせて行うため、社名（商号）の変更のスケジュールはなるべく余裕をもって組むことをおすすめします。

事業目的の変更

新たに事業を拡大する、あるいは事業内容を再編するなどの理由で定款記載の事業目的を変更するケースも少なくありません。この場合にも、株主総会で定款変更の決議を行い、事業目的の改定を正式に決定します。そして、決議日から2週間以内に法務局へ申請を行わなければなりません。

事業目的は取引先や金融機関にとって、会社がどのような事業を行っているかを把握するうえで重要な情報です。事業目的として記載のない行為を行うと「定款の目的外行為」とみなされる可能性もあるため、実際の事業内容を反映した事業目的を適切に設定することが、会社のコンプライアンス強化につながります。

役員の変更

取締役や監査役など、会社の役員に異動があった場合は、必ず変更登記を行わなければなりません。就任、辞任、退任、そして任期満了後の再任（重任）もすべて登記が必要です。会社役員の変更は、会社の組織的な信用や責任の所在に直結する情報であるため、手続きを怠らないようにしましょう。

資本金の変更

増資や減資など、資本金額が変動した場合も変更登記が必要です。増資の場合、株式の発行や払い込みに関する手続きを終えたうえで、株主総会の決議書や払い込みを証する書面などを揃えます。一方、減資の場合は債権者保護手続きがかかわることもあり、公告などの追加手続きが必要となるケースもあります。

資本金の変動は会社の信用力や財務状況を判断するうえで重要な指標となるため、対外的な影響が大きい点に留意しましょう。特に増資や株式発行が複雑なスキームの場合は、専門家へ相談しながら準備を進めると安心です。

株式分割

株式分割により発行済み株式総数が変更される場合も、変更登記の対象です。この手続きも株主総会での決議（または取締役会決議が可能なケースもあり）し、株式分割の効力が生じた日から2週間以内に法務局へ申請します。分割割合や基準日などの情報を株主総会議事録や株主リストへ正確に記載し、提出するのがポイントです。

変更登記の流れ

ここからは、実際に変更登記を行う際の手続きの流れを説明します。ケースによって必要な書類は若干異なることもありますが、一般的な流れは以下のとおりです。

申請期限

変更登記は、登記事項に変更が生じた日から2週間以内に申請する必要があります。例えば株主総会で定款の内容（商号や事業目的など）の変更が決議された場合は、その決議日の翌日から起算して2週間以内が期限です。役員の就任や辞任も同様に、事由が発生した日から2週間以内です。

この期限を超過してしまった場合も変更登記自体は受理されますが、会社法に違反する行為として最大100万円の過料が科される可能性があるため、注意しましょう。

準備

続いて、変更登記に必要な書類を準備します。下記の書類が必要となることが多いですが、変更の内容によって追加書類が発生する場合もあります。

  • 変更登記申請書：法務局の「商業・法人登記の申請書様式」からダウンロード可能
  • 株主総会議事録：定款変更や役員変更などの場合に必要
  • 株主リスト：株主総会議事録と併せて提出
  • 就任承諾書：役員変更の場合に必要
  • 印鑑証明書：代表者の住所変更や商号変更の場合に添付

書類の記載ミスや必要書類の不足があると、法務局から補正を求められ、結果的に審査が長引く可能性が高まります。できるだけ余裕を持って準備を進め、疑問点があれば管轄の法務局に事前相談するのがスムーズです。

申請書の提出方法

法務局へ提出する方法には、主に以下の3種類があります。会社の状況や利便性にあわせて選ぶとよいでしょう。

  1. 窓口申請：法務局へ直接持参し、不備をその場で確認できるため安心
  2. 郵送申請：遠方の場合や時間を節約したい場合に利用
  3. オンライン申請：電子署名や専用ソフトが必要ではあるが、手続きの効率化が図れる

審査期間の目安

法務局での審査期間は、書類が受理されてからおおむね1～2週間といわれています。ただし、管轄の法務局や変更の内容によっては、それよりも審査に時間がかかることもあります。また、書類に不備が見つかれば再提出が必要になるため、余裕をもって申請するとよいでしょう

また、審査が無事に完了すると、登記情報が更新され、登記簿謄本（履歴事項全部証明書など）にも新しい内容が反映されます。会社としてはこのタイミングで、金融機関や取引先へ変更内容を告知し、適宜手続きを進めましょう。

役員の任期満了後、再任されたら変更登記は必要？

役員の任期満了後に同じ人物が再選され、続投する場合でも「重任」として変更登記を行う必要があります。これは会社法上、新たに就任したものとみなされるためです。就任日から2週間以内に変更登記の申請を行わなければ、過料の対象となる可能性があります。

任期満了後の手続きを忘れてしまうケースは、意外と多い傾向です。しかし、後回しにしているうちに小規模企業では、役員全員が同じメンバーで再任されるケースもあります。株主総会議事録の作成や就任承諾書の用意を確実に行い、忘れずに登記変更を行いましょう。

変更登記をしないとどうなる？

変更登記を怠った場合、主に以下のリスクが考えられます。

  • 過料（最大100万円）：会社法違反として裁判所から罰則を科される可能性がある
  • 信用失墜：取引先や金融機関から信頼性を疑われる恐れがある
  • 解散リスク：長期間放置すると官報公告後に解散とみなされるケースもある

過料は法人の代表者個人に科され、会社の経費にはできないため注意しましょう。なお、過料は行政罰であり、刑事罰ではないため前科はつきません。ただしこうしたペナルティは、会社の運営に深刻な影響を及ぼす可能性も否定できません。変更登記の必要が生じた場合には、速やかに申請手続きを行うことが大切です。

法人登記の変更は速やかに実施しよう

法人登記の変更手続きは、会社の状況を正確に外部へ示すための重要な手続きといえます。定款変更や役員異動、資本金の増減など、変更登記の必要が生じた場合は会社法で定められた期限内に登記を済ませなければなりません。

これを怠ると過料や信用低下などのリスクを抱えることになります。会社の信頼を守り、円滑な事業活動を続けるためにも、変更が発生した際には速やかに必要書類を揃え、法務局への手続きを完了させるように心がけましょう。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

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