• 作成日 : 2022年4月22日

電子契約のメリットとデメリットを解説!導入のポイントなど

電子契約のメリットとデメリットを解説!導入のポイントなど

電子契約には多くのメリットがありますが、導入に際してはデメリットも確認しておく必要があります。デメリットを把握しておかないと、導入の途中で問題が発生した場合に対処できなかったり、既存のフローからの変更に不満を持つ関係者を説得できなかったりして、導入が滞る可能性があります。

そこで今回は、電子契約のメリット・デメリットや注意点について解説します。電子契約の導入を検討している人は、ぜひ参考にしてください。

   

電子契約のメリット

まず、電子契約のメリットを確認しておきましょう。管理やコストにおけるメリットは、以下の5つです。

契約業務を効率化できる

紙の契約書で必要だった業務を省略したり、ステータス管理を強化したりすることによって、契約業務の効率化が図れます。

紙の契約書をやり取りする場合は、印刷→製本→捺印→印紙貼付→宛名記入→封入→郵送という作業が発生するため、かなり手間がかかります。電子契約なら、このような手間はかかりません。

また、システム上でステータス管理ができるようになります。紙の契約書では、どうしても「相手が契約書の到着に気付かない」「担当者や決裁者が不在で対応が遅延」といった問題が発生しやすく、自社ではそれらをコントロールすることができません。電子契約であればステータスが可視化しやすいため、作業の遅延や抜け漏れが発生しにくいといえます。

コストを削減できる

前述のとおり、紙の契約書では印刷・製本・印紙貼付などの作業が発生します。これらは手間がかかるだけでなく、金銭的なコストもかかります。契約書を作成したり、保管したり、過去のものを探すには、人件費もかかります。

電子契約であれば、このようなコストを削減することができます。このように、契約書の作成および管理に関するコストを削減できることも、電子契約のメリットといえるでしょう。

保管が容易になる

企業には、契約書を一定期間保管する義務が課せられています。紙の契約書の場合、原本を書庫などに保管するのが一般的です。

しかし、契約が増えると契約書を保管するためのスペースや部屋が必要になりますし、探しやすい形で保管するのは容易ではありません。管理が行き届かず、雑然と棚に入れてある企業も少なくありません。

電子契約であれば、データを保存するだけで済みます。物理的なスペースは不要ですし、検索できるようにしておけば探すのも簡単です。このように、電子契約を導入すると契約書の管理業務が効率的になります。

管理体制を強化できる

紙の契約書の保管がずさんになると、社外の人や他部署の人に契約書を見られるリスクが高くなります。最悪の場合は書類の改ざんや契約書の破損・紛失が起こり、会社に甚大なダメージを与えるおそれがあります。

電子契約を導入すれば閲覧権限を細かく設定できるため、関係のない人に見られるリスクを抑えられます。また、バックアップをとっておけば、万が一契約書データを削除してしまっても復旧が可能です。

更新等の漏れを防げる

導入する電子契約サービスによっては、ステータス管理機能が備わっているため、契約後の更新・解約を失念するリスクも抑えられます。各種契約をシステム上で管理できるのは、企業のガバナンスにとっても大きなメリットです。

電子契約のデメリット

電子契約には多くのメリットがありますが、デメリットもあります。以下のようなデメリットがあることを念頭に置いて利用し、解決手段を検討するとよいでしょう。

社員のリテラシーを考慮する必要がある

電子契約サービスを導入するためには、既存の業務フローを一部変更する必要があるでしょう。紙の契約書に慣れ親しんできた社員は、電子契約の導入を良く思わないかもしれません。また、電子契約サービスをうまく操作できないことも想定されます。

電子契約を導入して業務効率化を図るためには、このような社員のITリテラシーや感情を考慮することも重要です。現場の状況を踏まえて、慎重に社内調整と啓蒙を進めましょう。

未対応の書類もあるため電子書類と紙の書類が混在する

法整備が進んで契約書の大半が電子化されましたが、2022年5月以降も電子化が認められていない契約もあります。

また、契約相手が紙の契約書しか取り扱っていないケースもあります。自社に合わせて電子契約書を作成・管理してもらうようにするか、あるいは相手に合わせてあえて紙で管理するかを調整しなければなりません。

業務領域や契約相手によっては、すべてを電子契約に切り替えることができません。その場合は、電子契約書と紙の契約書が混在するため、管理が煩雑になります。しかし、今後法改正によって電子契約が認められる契約が増える可能性があるので、紙の契約書の存在だけで電子契約を断念する必要はないでしょう。

電子契約を導入する上での注意点

担当者には、電子契約のメリット・デメリットを踏まえて導入の是非を判断することが求められます。最後に、電子契約の導入にあたって注意したいことを2つ紹介します。

対応書類など、関連する法律を定期的に確認しよう

前述のとおり、中には法律によって紙の契約書を作成しなければならない契約がありますが、今後ペーパーレスがさらに浸透すれば法律が改正され、電子契約が認められるかもしれません。

したがって、業務関連の契約書が電子契約に対応しているか否かを確認するだけでなく、今後の法改正の動きも定期的に確認することをおすすめします。

これまでの業務フローが、電子契約を導入することでどう変わるか明確化しよう

既存の業務フローが、紙の契約書を前提としているケースは多いでしょう。また、社内の関係者だけでなく顧客やパートナー会社など、社外の関係者にも対応の変更を依頼する必要があるかもしれません。

社内外の関係者に既存の業務フローを確認するとともに、電子契約の導入によって本当に業務効率化を図れるのか、業務フローはどのように変更するかなどを検討するとよいでしょう。

電子契約のメリット・デメリットを踏まえて導入の判断を

電子契約の導入によって業務効率化やコスト削減などが期待できますが、業務フローを変更する必要があるため、一部の社員から反対されるかもしれません。

電子契約のデメリットにも配慮しつつ、既存フローの下で業務を行う人に満足してもらえるように導入を進めることが大切です。

よくある質問

電子契約のメリットは何ですか?

業務効率化やコスト削減、契約書管理の容易さ、管理体制の強化、更新・解約漏れの防止などが考えられます。詳しくはこちらをご覧ください。

電子契約のデメリットは何ですか?

電子データならではの社員のリテラシーへの配慮が必要になることと、電子契約未対応書類の存在によって電子契約と紙の契約書が混在することがデメリットといえます。詳しくはこちらをご覧ください。


※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修:福谷陽子(元弁護士、法律ライター)

弁護士時代は契約書作成やレビュー、不動産取引や債権回収、破産倒産、一般民事、家事事件など多種多様な事件を取り扱っていた。今はその経験を活かし、専門的な法律知識を一般ユーザーへわかりやすく解説する法律記事の作成に積極的に取り組んでいる。
各種サイトで法律記事を執筆監修。実績は年間1000件以上。ブログやYou Tubeなどによる情報発信にも熱心に取り組んでおりチャンネルを運営中。
元弁護士・法律ライター福谷陽子のblog
世捨て人mimi
元弁護士の世捨て猫🌟ぴりか(mimi)法律ライター

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