更新日 : 2024年10月25日

契約書管理でよくある課題は？解決策とあわせて解説！

適切な契約書管理は、企業が行う重要業務の1つです。しかし昨今の契約書管理において、セキュリティ対策はもちろん、記載内容や有効期限の把握、契約書作成から保管までのフローを管理するなど契約書管理は煩雑になっており、多くの課題があります。

この記事では、企業が行うべき契約書管理の課題や解決策を詳しく解説します。

契約書管理を行う重要性
紙の契約書管理でよくある課題
電子の契約書管理でよくある課題
- 契約書作成と保管・管理を別のサービスで行っている
- 申請や承認機能がなく内部統制が取れていない
エクセルの管理台帳では不十分なことも
契約書の作成〜管理まで対応するシステムを導入して解決しよう
一元管理できるシステムの導入で業務効率化を図ろう

契約書管理を行う重要性

契約書の適切な管理は、企業にとって重要な業務の1つです。契約書には、取り引きに関する機密性の高い内部情報や個人情報についても記載されているため、情報漏洩防止には注意しなければいけません。

また内容をすぐに参照できるように常に整理を行い、契約違反や期限切れを防止する必要があります。これらのリスクを管理するために、すべての契約書が把握できるリストの作成も必要です。

もし適切に契約書管理ができていない場合、主に以下のリスクが考えられます。

紛失・破損などによってステークホルダーからの信頼が低下する
契約書の内容を把握していなかったことで、契約違反に該当する言動があったり、有効期限を過ぎたりしてしまうケースがある
作成から締結までのフローが長く、契約書のステータスがわからなくなる

このように契約書の管理が適切に行われなかったことで、企業が不測の事態に陥ったり、締結までのフローがスムーズに進まなかったりする可能生があります。契約書の適切な管理は、違約や法的トラブルを回避するために欠かせないだけではなく、契約書を確認する際に時間と手間を節約できるので業務の効率化にも有効です。

紙の契約書管理でよくある課題

日々の業務で取引先と交わされる契約書は数が多く、紙で契約書を作成・管理する場合、そのほとんどが手作業で行われます。紙の契約書を管理する場合の課題点を以下に解説します。

契約書の内容がすぐに把握できない

契約書には、取引案件に関する情報や、効力の範囲などが書かれています。そのため、契約締結後の日常業務の中でも、頻繁に内容を確認する場面があります。

契約書を紙で管理している場合、迅速に検索を行うことは容易ではなく、閲覧したい契約書の保管場所を調べるところから作業が始まります。該当の契約書が見つかるまで時間がかかってしまい、他の業務への影響が出ることも考えられます。

契約書の期限が管理できていない

契約書には契約効果の有効期間が定められています。そのため有効期間の終了日や更新の有無の把握が必要です。

紙の契約書の場合、件数が多くなると管理が難しく、契約書の内容を担当者だけが把握しているケースも想定され、管理業務が属人化する可能生も考えられるでしょう。そのため、有効期限の確認作業には多くの困難が伴います。

契約書のバージョン管理ができていない

契約書の改訂や更新がされた際に、きちんと新旧バージョンが管理されていないと、どの箇所が変更されたのか、わからなくなります。そのため変更・更新箇所を把握して最新の契約情報を明確にし、管理しなければいけません。契約を頻繁に行う企業や、契約内容が多岐にわたる企業の場合、管理を行う担当者の負担が大きくなり、業務効率の低下につながります。

取引先と交わした契約書の数が把握できていない

紙の契約書の場合、取り扱う契約書の数が多くなるにつれてすべての契約書を適切に管理することが難しくなります。契約数が多くなると契約書の物理的な枚数が膨大になり、把握できなくなるリスクが想定されます。

電子の契約書管理でよくある課題

令和4年1月1日に電子帳簿保存法が施行され、多くの企業が契約書の電子化を進めています。電子化に対応していく過程でよく発生する課題について解説します。

契約書作成と保管・管理を別のサービスで行っている

契約書は、電子帳簿保存法の対象書類に該当します。電子帳簿保存法に対応できるように契約書を電子化しても、旧来のシステムサービスで作成を行い、保管・管理は別のシステムサービスになっている企業があります。この場合、契約書の作成業務と保管・管理業務が別の作業となり、タイムラグも生じるため、作業上のミスなどが発生しやすくなります。

このようなトラブルを避けるために、契約書は作成から保管・管理を一元化することがおすすめです。

申請や承認機能がなく内部統制が取れていない

契約書は通常、作成したあとに社内での決裁を得るために申請フローを経る必要があります。

その際によくあるのが、いつ、誰が確認して承認したのかがわからなくなるというものです。契約書がどこまで承認され、いつすべての承認がおりるのか、見通しが立たなくなり、確認作業に多くの手間や時間を割くことになります。

また社内で申請フローを整備する必要も出てきます。このフロー整備でもさらに人手が必要となり、大きな課題になってしまうのです。

契約書の申請や承認のステータスがすぐに把握できるシステムを導入することで、工数の大幅な削減と内部統制の整備につながります。

エクセルの管理台帳では不十分なことも

契約書の管理をエクセルで行う方法もあります。

エクセルで管理するメリットは、自社仕様にカスタマイズすることが容易で、Microsoft Officeのライセンス以外に追加費用が発生しないので、低コストで管理ができます。エクセルには検索機能が備わっており、多くの人が操作できるので、契約書の管理に適している管理方法のひとつです。

しかし、エクセルはデータ自体を直接やり取りする必要があり、管理部門と現場との共有が十分にできないケースもあります。また管理項目のフォーマットを自身で作成する必要があるので、記載内容が不十分だと検索機能がうまく発揮できないことも想定されます。

さらに、エクセルは単体で使用されることが多く、他のシステムやサービスとの連携が必要になった場合、エクセルやプログラミングなどに関する専門的な知識が必要になります。IT分野にあまり詳しくない方には対応が容易ではないことがデメリットとして挙げられます。

契約書の作成〜管理まで対応するシステムを導入して解決しよう

これらの課題を解決するため、契約書の電子化に対応した最新システムの導入がおすすめです。マネーフォワードクラウド契約は、契約書の作成、申請・承認、締結、保存・管理まで一括対応でき、契約業務に関わる業務の効率化が図れます。

マネーフォワードクラウド契約には以下のような機能があります。

紙の契約書と電子契約をまとめて管理
申請承認履歴とあわせて契約書を一元管理
契約書の社内申請から締結までがスムーズ

マネーフォワードクラウド契約では、案件管理や契約書作成の段階から管理が行えます。今まで課題となっていた申請・承認のワークフロー機能が標準搭載されており、保存・管理までのデータを一元化し、工数の大幅な削減が期待できます。この他にもさまざまな機能を兼ね備えているため、バックオフィス全体の効率化がマネーフォワードクラウド契約の導入で可能になります。

現在お使いのチャットツールや勤怠システムなどとの連携も可能ですので、スムーズに導入できるでしょう。

一元管理できるシステムの導入で業務効率化を図ろう

適切な契約書管理を行うことは、情報漏洩を防ぐセキュリティの観点からだけではなく、スムーズに日々の業務を行うためにも重要です。契約書の作成から管理まで一元管理できるシステムを導入することで、契約書のやり取りの手間や、今まで契約書業務にかかっていた時間の削減にも効果が期待できます。契約書に関わる課題を解決し、本来注力するべきコア業務へのリソース確保をしましょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：及川善大（弁護士）
及川法律相談事務所代表。１９７９年生まれ、宮城県出身。２０１０年９月司法試験合格。２０１２年１月に山形県弁護士会に弁護士登録し、同年１１月に及川法律事務所を開設。民事、家事、刑事、会社関係を問わず、様々な事件を取り扱っている。また、現在は日弁連の災害復興支援委員会の委員であり、東日本大震災による原発事故避難者への支援や、各種災害からの復興支援も行っている。２０２１年４月からは、山形県弁護士会の副会長も務めている。

及川法律事務所