- 作成日 : 2022年7月29日
規約の書き方を徹底解説！書くべき項目は？
ルールを表す言葉はいろいろあります。「規則」や「会則」「定款」そして「規約」などです。
ここでは特に「規約」に着目し、その意味や書き方、記載すべき項目について解説をしていきます。
目次
規約の書き方の基本をおさえよう
規約の書き方の基本をおさえるため、まずは「規約とは何か」「どんなときに必要になるのか」について説明し、「規約の様式」についても言及していきます。
そもそも規約とは
規約とは、広い意味では「ルール」を指しますが、通常は団体・内部組織に関する定めを言います。この場合においては、「会則」と呼ばれることもあります。これらは呼び方の問題であり、一般的には意味の違いはないと考えて良いでしょう。
団体・組織によって規約が最上位のルールとして機能することがありますので、その場合には非常に重要な役割を担います。
規約はどんなときに必要？
規約は、あるルールに従わせたい場面で設けておくものです。たとえばある団体が「銀行で当該団体名義の口座を作るとき」や「公的機関による団体の登録を受けるとき」「助成金や補助金の申請をするとき」などに規約の提出が求められる場合があります。
団体・組織内のルールとしての規約を見ることで、基本理念や組織構成、運営方法などを確認し、その団体の信用性等を判断するためです。
規約の様式
規約に決まった様式はありません。法人格のない任意団体に求められる規約に関しても、独自の様式で作ることが禁じられているわけではありません。そのため構成員で話し合い、好きな形で規約を作り上げることもできます。
ただし、規約を作成する目的に応じて、盛り込む条項には配慮が大切です。
「とりあえず基本的な内部統制ができていれば良い」というレベルなのか、それとも「将来的に法人化も視野に入れていて組織を強化したい」と考えているのか、目的に応じた検討が必要です。
規約に書くべき項目
規約の書き方は自由ですが、以下の項目については盛り込んでおくことが望ましいでしょう。
- 団体の名称や住所
- 団体の目的や活動内容
- 団体会員についての規定
- 役員についての規定
- 組織の運営についての規定
- 団体の財源・会計
団体の名称や住所
規約の総則部分に「団体の名称や住所」を記載するのが一般的です。
「第〇条」と付するなどして、わかりやすい形で名称、住所を記載しましょう。
団体の目的や活動内容
団体の名称・住所といった基本情報に続き、「団体の目的や活動内容」についても記載しましょう。
どのような目的を持っているのか、そのためにどのような事業あるいは活動を行っているのか、一度整理しておくと良いでしょう。無理に一言でまとめる必要はありませんので、複数挙げられる場合にはリスト形式にするなどしてわかりやすく記載しましょう。逆に、抽象的になり過ぎて何をしている団体なのかがわからなくならないように気を付けましょう。
団体会員について
団体会員に関するルールも規約における重要な構成要素です。
そこで必要に応じて「会員の資格」「団体の会員になる方法」「脱退する方法」「会員の権利・義務」などを規定していきましょう。
例えば地域の任意団体であれば会員資格を「○○区域内に住所を有する者」などと規定することが考えられます。
入会に関しては、団体の長に対し届出が必要、とするなど具体的な手続を記載しましょう。
脱退に関する規定としてよくあるのが「本人が死亡したとき」や「本人が申出をしたとき」といった内容です。具体的な内容は、近い性質を持つ団体の規約を参考にしてみると良いです。
役員について
役員に関する規定も、組織的な運営ができていることを示すために重要な項目です。
どのような役員が設けられているのか、「会長1名」「副会長〇名」「監事〇名」「会計〇名」といった形で組織構成を明らかにしておきましょう。
また、役員の選任方法および任期についても定めておくべきです。任期に関しては、再任の可否や後任者がいない場合の措置なども定めておくと将来起こり得るトラブルを予防できるかもしれません。
組織の運営について
会議に関する規定、当該団体における意思決定機関のことも定めておきます。
よくある構成は、会員からなる「総会」と役員からなる「役員会」の2つの意思決定機関の設置です。それぞれの機関の定義を定めるとともに、各機関がすることのできる決議事項を列挙します。
例えば総会の決議事項として以下のような事項が挙げられます。
- 活動計画の承認
- 予算の承認
- 役員の選任
- 会費の改定
- 規約の改定
限定しすぎることのないよう、「その他重要事項に関すること」といった事項を列挙しておいても良いでしょう。
また、議決の要件についても明記すべきです。「出席者の過半数の賛成」などとし、定足数についても併せて明記しましょう。
団体の財源・会計について
財源・会計方法・会計年度なども定めておきます。
財源については、例えば市民活動を行う団体であれば「会費」「事業収入」「寄付」「助成金」「補助金」などが考えられます。会費を会員から徴収する場合には、会費についての金額や納入方法、期日などを明確に記載すべきです。
会計については、どのような決算報告書を作成する必要があるのかということ、そして総会による承認が必要である旨も定めておきましょう。
規約を改定する場合は？
規約を改定する必要が生じた場合、通常、規約に基づき改定されます。
規約に改定の方法について何ら規定がなければ争いが生じるおそれがありますので、あらかじめ「規約の改定」に関するルールも定めておくことが大切です。一般的な議決の要件同様、欠席者は議決権を委任するなど、スムーズに改定を成立させるための条件を明記しましょう。特に重要な決議内容ですので、過半数とするのではなくより厳しい条件を付することも検討すると良いでしょう。
基本事項を押さえて適切な規約を作成しよう
規約は単に「ルールを取りまとめたもの」と捉えられることもありますが、任意団体等の「団体・内部組織の運営・活動の基本となるルール」としての意味合いを持つこともあります。後者の場合は団体にとって最上位のルールとして機能し、欠かすことのできない存在となります。
そこで規約の作成にあたって、最低限記載すべき事項は押さえておく必要があります。組織として成り立っていること、構成員による民主的運営ができることを示せる、適切な規約を作るようにしましょう。
よくある質問
規約の書き方には決まりがありますか？
規約の書き方に決まりはありませんが、規約を作成する目的に応じて、盛り込む条項には配慮が大切です。詳しくはこちらをご覧ください。
規約を改定する場合はどのような手続きが必要ですか？
通常、規約に「規約の改定」についての規定があります。その場合には、規定に則り手続きをすることが必要です。詳しくはこちらをご覧ください。
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