更新日 : 2024年10月8日

電子契約書の作り方は？契約締結のやり方や電子契約サービスを選ぶポイントも解説

電子契約書はどのように作成すればよいのでしょうか。作り方は紙の契約書と異なるのでしょうか。この記事では、電子契約書のメリット・デメリットや作成方法、電子契約サービスを選ぶポイントまで詳しく解説します。

電子契約書とは
電子契約書のメリット
電子契約書のデメリット
電子契約書の作り方
- Wordなどで作成してPDFに変換する方法
- 電子契約サービスを使用して作成する方法
電子契約サービスによる契約締結のやり方
電子契約サービスを選ぶときのポイント
電子契約書の作り方を理解したら、電子契約システムを利用してみましょう

電子契約書とは

電子契約書とは、紙の契約書ではなく、電子データで作成される契約書のことです。WordやPDFなどのファイル形式で、オンライン上でやり取りされます。

電子契約書と書面契約書の違い

電子契約書と紙の契約書、すなわち書面契約書の、契約業務における意味合いは同じです。ただし、書面契約書は署名捺印によって締結されるのに対して、電子契約書は電子署名によって締結されるという違いがあります。

電子契約書にも法的効力がある

電子契約書は、民法や電子署名法などの法律によって法的効力が認められています。

ただし、すべての電子契約書に法的効力が認められているわけではないので、電子契約書を作成する際は適切な手続きを行うことが大切です。

法的効力の詳細は、以下の記事もご参照ください。

契約の基礎知識

電子契約の法的有効性を関連する法律と合わせて解説

電子契約書には電子署名が必要

また、電子契約書の法的効力を担保するには、電子署名が必要です。電子署名は、電子契約書を本人が作成したものであることを証明し、改ざんを防止する技術のことです。

電子署名の詳細は、以下の記事をご参照ください。

契約の基礎知識

電子署名とは？仕組みや具体的なやり方までわかりやすく解説

電子契約書のメリット

電子契約書を活用することで、さまざまなメリットがあります。

契約書の送付コストを削減できる

電子契約書は、紙の契約書に必要な印刷・郵送などのコストを削減できます。また、郵送した契約書の管理にかかるコストも削減できます。

収入印紙が不要になる

紙の契約書では、契約金額に応じて収入印紙を貼付する必要がありますが、電子契約書は収入印紙が不要のため、さらなるコスト削減につながります。これは、電子契約書が課税文書に該当しないためです。特に、毎月多くの契約書を送付している企業にとっては、電子契約書によって大きなコスト削減を実現できるでしょう。

郵送によるタイムラグがなくなる

紙の契約書では、郵送によるタイムラグが発生します。契約書を印刷・郵送し、相手が返送するという一連の流れにどうしても時間がかかってしまうからです。電子契約書なら、これらのタイムラグをなくし、契約締結までの時間を大幅に短縮できます。

電子契約書のデメリット

次に電子契約書のデメリットも見てみましょう。まず、電子契約書は紙の契約書に比べて改ざん・複製しやすい点が挙げられます。しかし、電子署名に対応した電子契約サービスを使えば、非改ざん性を証明することが可能です。

また、電子契約書と紙の契約書を、取引先や契約内容によって使い分けなければならないというデメリットもあります。法律によって電子契約書にできないものは紙の契約書を使用する必要がある上に、相手が紙の契約書を望んだ場合も電子契約書にはできません。電子契約書を使用するには、相手の同意が必要だからです。

電子契約書の作り方

電子契約書の作成方法として、以下2つの方法が挙げられます。

Wordなどで作成してPDFに変換する方法

1つ目は、WordやExcelなどで電子契約書を作成し、PDFに変換する方法です。

実は電子契約書だからといって、特別な方法で作成しなければならないわけではありません。紙の契約書を作成する場合と同じように、Wordなどで作成します。その後、PDFファイルに変換して電子署名をすれば電子契約書が完成です。なお、Wordなどを使わずに、Acrobatなどを使って最初からPDFファイルを作成することも可能です。

電子契約サービスを使用して作成する方法

2つ目は、電子契約サービスを使用して作成する方法です。

電子契約サービスとは、電子契約書の作成から申請・承認・締結・保存・管理までのプロセスをクラウド上で完結できるサービスのことです。Wordなどで作成した電子契約書をアップロードするだけでなく、電子契約サービスが提供しているテンプレートを使用して電子契約書を作成することも可能です。

電子契約サービスによる契約締結のやり方

電子契約サービスによる契約締結のやり方は、以下の通りです。

アカウント登録
まずは、電子契約サービスのアカウント登録を行います。
契約書の作成・アップロード
次に契約書を作成・アップロードします。WordやPDF形式のファイルがアップロードできるサービスが一般的です。また、電子契約サービスが提供しているテンプレートを使用して電子契約書を作成することも可能です。
契約書の送信・電子署名
相手の氏名・住所・メールアドレスなどの情報を入力し、電子契約書を送信します。電子契約書を受領した相手は、URLをクリックすることで内容を確認し、電子署名することができます。
契約締結
電子署名が完了すると、契約が締結されます。
契約書の保管
締結された電子契約書は、電子契約サービス上に保管されます。ダウンロードして自社で保管することも可能です。

電子契約サービスを選ぶときのポイント

電子契約サービスを選ぶときのポイントは、次の通りです。

無料で使える機能があるか

多くの電子契約サービスは無料トライアルやフリープランを提供しています。無料で利用できる機能の範囲を確認し、まずは試してみるのがおすすめです。トライアル期間の長さも重要なポイントです。十分な期間が設けられているか確認しましょう。

電子帳簿保存法に対応しているか

電子契約書を保存する場合、電子帳簿保存法への対応が必須です。電子契約サービスが電子帳簿保存法に対応しているかを必ず確認しましょう。例えば、タイムスタンプの付与や検索機能の有無、データの保存期間などが重要です。また、法改正にも自動で対応できるかどうかも確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

電子契約書では重要な情報を取り扱うため、セキュリティ対策は万全にしておく必要があります。どのようなセキュリティ対策を実施しているか、第三者機関によるセキュリティ認証を取得しているかなどを確認しましょう。

料金プランが自社に合っているか

電子契約サービスの料金プランは、機能や契約件数によって異なるため、自社の利用状況に適したプランを選択することが大切です。定額課金や従量課金など、様々な料金体系があるため、それぞれのメリット・デメリットを比較検討しましょう。また、将来的な利用状況の変化も考慮し、柔軟にプラン変更ができるかも確認しておきましょう。

電子契約書の保管・管理ができるか

契約締結が完了した電子契約書は、適切に保管・管理する必要があります。検索機能やアクセス権限の設定などが可能かを確認しておきましょう。バージョン管理機能や、契約書の有効期限を管理する機能などもあれば便利です。

電子契約書の作り方を理解したら、電子契約システムを利用してみましょう

電子契約書の作り方を理解したら、実際に電子契約システムを利用して、使いやすさを実感してみましょう。電子契約システムは、契約プロセス全体を効率化し、契約締結まで時間とコストを大幅に削減するだけでなく、コンプライアンス強化にも貢献します。多くの電子契約サービスがありますが、それぞれ機能や料金プランが異なるため、自社のニーズに合ったサービスを選択することが重要です。