- 更新日 : 2022年6月10日
電子契約書の作り方 – メリット・デメリットも解説
いざ電子契約書を作ろうとした場合、どのように作成すればよいのでしょうか。作り方は紙の契約書と異なるのでしょうか。今回は電子契約書を作るうえで注意したい点や、電子契約書に変えることのメリットや、デメリットについて解説します。
目次
電子契約書とは
電子契約は、これまで紙の契約書を使って行っていた契約行為を、電子ファイルのやり取りで行うことです。電子契約書は、電子契約で使われる電子ファイルの契約書のことをいいます。
電子契約書は電子署名が必要
電子契約に使う電子契約書の信用性を維持するため、電子署名法の定める「電子署名」を付する必要があります。電子署名は、紙の書類に比べて改ざんや複製がしやすい電子ファイルに対して、非改ざん性や本人が作成したものであることを証明できる技術です。
電子署名に関する詳しい解説は、次の記事「電子署名とは？仕組みやメリットをわかりやすく解説」で行っています。
電子契約書と書面契約書の違い
電子契約書と紙の契約書、すなわち書面契約書には、契約行為の中での意味合いは同じです。一方で、違いもあります。例えば、書面契約書に行う署名捺印は、電子契約書において電子署名がその役割を担います。
電子契約書の作り方（作成方法）
電子契約書は、どんな方法で作ればよいのでしょうか。実は電子契約書だからといって、特別な方法で作るわけではありません。従来の紙の契約書を作る場合と同じように、Wordなどを使って契約書を作ります。その後、PDFファイルに変換して電子署名を付せば完成です。なお、Wordなどを使わずに、Acrobatなどを使って最初からPDFファイルを作成することも可能です。
作成のやり方に関する注意点
契約書そのものの作り方に関する注意点は、電子契約書も書面契約書も変わりません。一方で、電子契約書だからこそ気をつけたいポイントもあります。
例えばファイルの容量です。電子契約書をメールで送付する場合、あまり大きなファイルサイズにしないほうがよいでしょう。特に、WordファイルをPDFファイルに変換する際に、ファイルサイズが大きくなる場合もあります。
また、書面契約書の内容をもとにして作成する場合、文言にも注意が必要です。例えば「甲と乙は本契約成立の証として、本書2通を作成し、両者署名捺印のうえ、各自1通を保有するものとする」などといった文言がある場合です。こうした文言は電子契約書にそぐわないため、「甲と乙は本契約の成立を証として、本電子契約書ファイルを作成し、それぞれ電子署名を行う。」などに変更しましょう。
電子契約書のメリット
書面契約書から電子契約書に変えると、さまざまなメリットがあります。
まず、契約書の送付コストです。書面契約書では、印刷や封筒、郵送費などにコストがかかりますが、電子契約書では必要ありません。もちろんこれらを準備するための作業コストも必要ないのです。
郵送の必要がない点については、もうひとつのメリットもあります。それは郵送によるタイムラグがないことです。書面契約書では、急いで契約したくても、契約書を相手に送り自社に返送されるまでに数日の時間がかかっていました。一方の電子契約書であれば、そうしたタイムラグはありません。
さらに印紙代の削減も可能です。契約書には、内容に応じて収入印紙を貼る必要がありますが、電子契約書には必要ありません。これは電子ファイルにおける契約書、すなわち電子契約書が課税文書に該当しないためです。特に、多くの契約書を交わしている企業にとっては、電子契約書に変えることで、大きなコストダウンを実現できるでしょう。
電子契約書のデメリット
次に電子契約書のデメリットを見てみましょう。まずは電子ファイルが紙の書類に比べ、改ざん・複製しやすいという点です。しかしこのデメリットは、先に紹介した電子署名によって、非改ざん性などを証明できます。きちんと電子署名に対応できるサービスを使えばデメリットとはいえないでしょう。
もうひとつのデメリットは、電子契約書と書面契約書を取引先や契約内容によって、使い分けなければならない場合があることです。まず法律によって電子契約書にできないものがあります。こうした書類は、書面契約書を用いる必要があります。さらに、取引相手が署名契約書を望んだ場合も電子契約書にはできません。契約に電子契約書を使うには、相手の同意が必要だからです。
電子契約書の作り方を理解したら、電子契約システムを利用してみましょう
電子契約書の作り方は、書面契約書の作り方と大きな違いはありません。一方で、文面を書面契約書から流用するといった場合には、文言にも注意が必要です。例えば「本書2通を作成し、両者署名捺印のうえ〜」などといった、書面だからこそ書かれる文言を修正します。
電子契約書の作成を理解したら、実際に電子契約を行う準備に進みましょう。しかし、電子署名を行うためのシステムを、自社内で用意することは現実的ではありません。このため、電子契約のために電子署名を行うには、電子署名機能を搭載した電子契約システムを導入するのが最適といえます。
よくある質問
電子契約書とはなんですか？
電子契約で使う、契約書の電子ファイルのことです。これまで契約行為で交わしていた、書面の契約書と同じ役割を持っています。詳しくはこちらをご覧ください。
電子契約書の作り方は？
書面契約書の作り方と大きな違いはありません。書面契約書から文言を流用する場合は、書面ならではといえる文言の修正を忘れないようにしましょう。また、ファイル形式はPDFがよいでしょう。詳しくはこちらをご覧ください。
※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。
