作成日 : 2024年11月7日

契約書の文書管理とは？やり方や不十分な場合のリスク、システムの選び方を解説

企業の担当者にとって、契約書の適切な管理は重要な業務の一つです。しかし、多くの企業が契約書管理に課題を抱えており、それがリスクや業務の非効率につながっています。

本記事では、契約書の文書管理の重要性や課題、適切な管理方法、さらには管理システムの選び方まで、総務担当者が知っておくべき情報を詳しく解説します。

契約書の文書管理とは？
- 契約書の文書管理の概要
- 契約書の文書管理の重要性
契約書の文書管理で発生しやすい課題
契約書の文書管理が不十分な場合のリスク
契約書の文書管理の仕方・ルール
契約書の文書管理の運用の流れ
契約書の主な文書管理方法
契約書管理システムの種類
契約書管理システムの選び方、比較ポイント
マネーフォワードクラウド契約なら契約管理台帳の取り込み、一元管理が可能
契約書の文書管理を徹底して、リスクを最小限に抑えよう！

契約書の文書管理とは？

契約書の文書管理は、企業が法的リスクを回避し、業務効率を向上させるために重要です。まず、管理方法やリスク、システム選びの概要について見ていきましょう。

契約書の文書管理の概要

契約書の文書管理とは、企業が取り交わす契約書を適切に作成し、保管・管理するプロセスを指します。これは、契約内容の証明や紛争時の証拠として必要であり、法律に基づいた正確な記録を保持することが求められます。管理には、契約書の作成段階から締結後の保管、更新、廃棄までを含み、文書管理システムを活用することで効率化が図れます。

法的には、会社法第432条で「重要な書類の保存義務」が規定されており、これに従い、契約書も適切に保存されなければなりません。さらに、電磁的記録としての保存も、電子帳簿保存法の基準を満たす必要があります。

契約書の文書管理の重要性

契約書の文書管理が不十分だと、法的なトラブルや訴訟のリスクが増大します。例えば、契約書が紛失・破損した場合、契約内容を証明できずに企業に不利な状況を招くことがあります。これに加え、契約の更新時期を見逃したり、重要な契約条件を把握していなかったりすると、業務上のミスや財務的な損失にもつながる可能性があるのです。

企業が適切な契約書管理を行うことで、法的リスクを回避し、業務の透明性やコンプライアンスを確保できます。特に、近年の改正民法（2020年施行）では、契約の履行責任が明確化されており、文書管理の重要性はさらに高まっています。

契約書の文書管理で発生しやすい課題

契約書の文書管理は、企業のリスク管理や業務効率化に不可欠です。しかし、ビジネスの現場では契約書の文書管理が必ずしも適切でないことがあります。ここでは、特に発生しやすい4つの課題について解説します。

契約書がすぐに見つけられない

契約書が適切に管理されていない場合、特定の契約書を迅速に見つけることが困難になります。物理的に保管されている書面の契約書では、ファイリングのミスや管理ルールの不徹底により、紛失や誤配置が発生することがあります。デジタル管理であっても、適切なフォルダ構成や検索機能を導入していないと、関連する契約書を探すのに時間がかかり、業務に遅れが生じるリスクがあります。

契約内容の比較が大変

契約書の修正や更新が頻繁に行われる企業にとって、過去の契約書と最新の契約書を比較して、どの部分が変更されたのかを把握することは非常に手間がかかります。特に、手作業での比較では見落としが発生しやすく、重大な契約条項が変更された場合にリスクが増大します。

全ての契約書の更新期限を把握するのが困難

契約書には、更新期限や終了日が明記されていることが一般的ですが、これらを全て手動で管理するのは非常に困難です。更新期限を見逃すことで、契約が自動更新されたり、契約が終了していたにも関わらず取引を継続してしまったりと、法的リスクを伴う問題が発生します。特にサブスクリプション契約やサービス契約など、期限が明確なものに対しては、期日を確実に把握することが重要です。

誰がいつ契約を締結したのか分からなくなる

契約書には、契約日、承認日、押印日がそれぞれ異なる場合があり、誰がいつ契約を正式に締結したのかが不明瞭になることがあります。このような不透明な管理は、契約の効力発生日や更新のタイミングに関して誤解を招く原因となり、契約トラブルを引き起こす可能性があります。民法上、契約の効力は原則として当事者が契約内容の合意をした時点で発生しますが、書面契約においては、押印日や契約の承認手続きが完了した日が重要な意味を持ちます。

契約書の文書管理が不十分な場合のリスク

契約書の管理が不十分な場合、企業は重大なリスクに直面します。適切な文書管理体制を整備することは、法令遵守だけでなく、企業の信頼性と業務効率を確保するために重要です。

契約書の共有漏れ

契約書が社内で適切に共有されないと、担当者が契約内容を把握できず、誤解や不履行が生じる可能性があります。特に、契約内容に基づく業務の変更や条件が共有されない場合、重要な対応が遅れたり、条件不履行により違約金が発生したりすることも考えられます。また、関連部署間で情報が共有されていないことで、無駄な手続きや作業が発生し、取引先とのトラブルにつながる可能性も否定できません。

原本の紛失や重複契約

契約書の原本が紛失すると、法的効力を持つ証拠が失われるため、トラブル発生時に正当な主張ができなくなります。重複して同じ内容の契約を締結してしまうと、双方の契約が競合し、どちらが有効かを巡る法的紛争を引き起こすリスクが生じます。

契約書の情報漏洩

契約書には、機密情報や取引条件など、企業の競争力に直結する情報が含まれています。これが漏えいすると、競合他社に有利な情報を与え、取引先からの信用を失う可能性があります。さらに、個人情報保護法や秘密保持契約（NDA）に違反するリスクにも留意しなければなりません。特に、個人情報保護法改正以降、情報管理の厳格化が求められており、契約書の取り扱いに関する内部ルールを明確にし、セキュリティ対策を強化することが求められます。

業務効率の低下

契約書が整理されておらず、適時にアクセスできない場合、契約内容の確認に時間がかかり、業務が滞ります。また、手動での契約管理は、ヒューマンエラーや情報の見落としが発生しやすく、担当者の負担も増大します。契約書管理が効率的に行われないと、契約の更新時期や条件変更に気づかず、不要な契約の延長や損失が発生する可能性もあります。

取引先からの信頼低下

契約書の管理が不十分だと、取引先からの信頼が低下する可能性があります。例えば、契約条件が社内で適切に共有されず、契約内容を反映した対応が遅れたり、不備が生じたりすると、取引先は企業の管理能力に疑問を抱くことでしょう。信頼関係が損なわれると、契約更新や新規取引の機会が減少するため、長期的なビジネスの成長に影響を与える可能性も少なくありません。

法律違反や訴訟のリスク

契約書の管理が不十分な場合、法令違反や訴訟リスクが高まります。特に、契約内容の不履行や条項の解釈を巡るトラブルが生じた際、証拠となる契約書が紛失していると、企業は不利な立場に立たされます。

契約書の文書管理の仕方・ルール

契約書の文書管理は、企業活動の基盤を支える重要な業務です。適切な管理体制を整えることで、トラブルを未然に防ぎ、業務効率を向上させるだけでなく、法令遵守にもつながります。ここでは、契約書の管理手順、ルールについて見ていきます。

電子化する

契約書の電子化は、管理の効率化と法令遵守を実現するために不可欠です。紙ベースの契約書では、物理的なスペースの確保や劣化のリスクがあり、検索やアクセスに時間がかかります。電子化により、クラウド上で安全に保存・管理し、必要な契約書に迅速にアクセスできるようになります。電子契約書にも従来の紙の契約書と同様の法的効力が認められているのです。さらに、電子署名法によって、適切な電子署名やタイムスタンプを利用することで、契約書の真正性や非改ざん性を確保できます。

管理ルールを統一する

契約書の管理ルールを統一することは、混乱やミスを防ぐために重要です。例えば、契約書の命名規則、保管場所、保存期間などを統一することで、誰が見ても同じ基準で契約書を管理・保管できるようになります。また、契約の種類や重要度に応じて、定期的な見直しや更新のタイミングを明確にするルールも導入することで、契約内容が常に最新のものとして管理されるようにしましょう。

閲覧制限・アクセス制御を行う

契約書には、企業の機密情報や取引先のデータなど、厳重に管理する必要がある情報が含まれています。そのため、契約書の閲覧制限やアクセス制御を行うことは不可欠です。個人情報保護法や機密保持契約（NDA）に基づき、関係者以外の第三者に契約情報が漏えいしないよう、アクセス権限を明確に設定する必要があります。システム上では、アクセスログの管理や多要素認証を導入し、不正アクセスや情報流出を防ぐためのセキュリティ対策を強化しましょう。

契約書の文書管理の運用の流れ

契約書の文書管理は、法的トラブルを防ぐために重要です。適切な運用フローを導入することは、企業内での管理体制を整え、業務効率を向上させつつ、法令遵守をすることにもつながります。

①管理責任者を選定する

契約書の適切な管理には、専任の管理責任者を選定することが大切です。管理責任者は、契約書の作成から保管、更新、廃棄までの全プロセスを統括します。特に契約の締結や保管が複数部署にまたがる場合、管理責任者を置くことで一貫性を保ち、管理ミスを防止できます。また、管理責任者は法令の遵守を徹底し、契約書に関わる法改正に対応した社内ルールの見直しや教育も担当します。通常、社内部門としては法務部や総務部がこの役割を担うことになります。

②契約書管理台帳を作成する

契約書管理台帳を作成することで、全ての契約書を一元管理し、必要な情報に迅速にアクセスできる体制を整えられます。管理台帳には、契約書のタイトル、締結日、契約相手、契約の有効期限、更新の有無、保管場所などの情報を記載します。これにより、契約書の管理が属人的にならず、組織全体での情報共有が可能になります。特に、定期的に契約の更新時期や終了期限を確認するために、管理台帳は重要です。

③契約書の棚卸し

契約書の棚卸しは、現状の契約内容や有効期限を把握し、不要な契約や重複した契約がないかを確認するために行います。例えば、古い契約が無効化されている場合や、取引先との重複契約がある場合、これらを整理して適切な管理状態にすることが重要です。棚卸しを定期的に実施することで、契約書の整理や更新が滞ることなく行われ、業務効率の向上やリスク管理の強化につながります。また、棚卸しの際に発見された無効な契約は、適切に破棄するか、更新手続きを取るべきです。

④契約書原本のファイリング

契約書の原本は、法的な紛争や監査において重要な証拠となるため、厳格に管理する必要があります。契約書のファイリングは、物理的な契約書と電子契約書の両方で行うことが推奨されます。例えば、物理的な契約書は耐火金庫に保管し、電子契約書はクラウドストレージに保存し、バックアップを取ることが一般的です。また、電子署名法に基づき、電子契約書の真正性と非改ざん性を証明するために、タイムスタンプの利用を推奨します。これにより、将来的な法的紛争時に契約の有効性を確保できます。

⑤契約書管理ルールを決める

契約書管理ルールの策定は、契約書の作成から保管、更新、廃棄に至るまでの一連のプロセスを明確に定め、社内で統一的に運用するために必要です。例えば、契約書の作成時に必ず法務部の承認を得ることや、契約の更新時期が近づいた際にリマインドを送る仕組みを導入することが考えられます。また、契約書の保存期間やアクセス権限も、社内のセキュリティポリシーに基づいて明確に定める必要があります。法令に従い、契約書の保管期間を定めつつ、契約終了後は一定期間を経て適切に廃棄するルールを設けることも重要です。

契約書の主な文書管理方法

契約書の文書管理方法は多岐にわたりますが、企業の規模や業務内容に応じて最適な方法を選択することが重要です。それぞれの管理方法のメリットとデメリットを把握し、効率的かつ法令遵守の管理体制を構築しましょう。

エクセルによる管理

エクセルを使用した契約書管理は、中小企業や小規模の法務部門において広く用いられている方法です。エクセルは使い慣れたツールであり、テンプレートをカスタマイズできるため、契約書管理の初期導入コストが低いのが特徴です。例えば、契約書名、取引先名、契約開始日や終了日、保管場所などを一覧表として簡単に管理できます。

メリット

低コストで始められ、誰でも簡単に使える。カスタマイズが容易であり、小規模の契約管理には十分対応可能です。

デメリット

データ量が増えると、検索や更新が煩雑になりやすい。また、リアルタイムの共有が難しく、アクセス制限やセキュリティ対策が不十分な場合がある。2022年の個人情報保護法改正により、セキュリティ対策が不十分な場合のリスクが増大しています。

Googleスプレッドシートによる管理

Googleスプレッドシートは、クラウドベースでリアルタイムに契約書管理ができ、複数人が同時に編集や閲覧が可能です。特に、遠隔地にいるチームメンバーや外部の関係者と契約書情報を共有する際に便利です。自動保存機能や履歴管理機能もあり、過去の変更履歴を確認できる点も強みです。

メリット

複数のメンバーがリアルタイムで情報を共有でき、どこからでもアクセス可能。データはクラウド上に保存され、データ消失のリスクが低い。

デメリット

大量のデータや複雑な契約管理には対応が難しく、誤ってデータが変更されるリスクもある。また、無料版のGoogleスプレッドシートでは、アクセス制御やセキュリティの設定が制限されるため、機密情報を扱う際には不十分な場合がある。特に、個人情報や機密契約書の管理には注意が必要です。

契約書管理システムによる管理

契約書管理システムは、契約書の作成、保管、検索、更新、廃棄までを一元管理する専用のソフトウェアです。システム上で契約書のステータスを管理し、自動的にリマインダーを送信する機能や、強力な検索機能が搭載されているため、大規模な企業や多くの契約書を扱う場合に適しています。特に、法改正に対応した最新の契約管理機能を備えたシステムを導入することで、法的リスクを最小限に抑えられます。

メリット

自動化された管理機能により、業務効率が大幅に向上。契約更新のリマインダーや、アクセス権限の細かい設定が可能で、法的要件を遵守しやすい。例えば、会社法に基づく保存義務や、改正民法に基づく契約解除の管理もシステムで行える。

デメリット

導入コストが高く、操作の習得にも時間がかかる場合がある。また、小規模な企業や契約数が少ない場合は、オーバースペックとなる可能性があるため、費用対効果を考慮する必要がある。

契約書管理システムの種類

契約書管理システムには、さまざまな種類があり、企業のニーズに応じて選択することが求められます。それぞれのシステムは、契約書の作成、保管、検索などを効率化し、法令遵守をサポートする機能があります。

契約書の作成・締結・保管まで一括管理する

このタイプの契約書管理システムは、契約書の作成、署名、保管を一つのプラットフォームで実行できる、包括的な管理ツールです。契約書の作成時に法務部門や関係者が共同で編集し、その後の電子署名やタイムスタンプ機能を使って契約を締結することが可能です。また、締結後の契約書は自動的に保存され、期限管理や更新のリマインダーもシステム内で一元管理できます。

契約書管理に特化している

契約書管理に特化したシステムは、契約書の保管と検索に特化した機能を持ちます。契約書のバージョン管理や、締結済みの契約書の自動分類、タグ付け、検索機能が強力であり、必要な契約書に迅速にアクセスできます。このタイプのシステムは、保管と検索の効率化を図る企業に適しています。

AI機能が搭載されている

AI機能を搭載した契約書管理システムは、契約書のレビューやリスク分析を自動化する機能を持っています。AIが契約書内のリスク箇所を自動的に抽出し、適切な修正を提案するため、契約書のチェックにかかる時間と労力を大幅に削減できます。また、過去の契約書と比較して、リスクの高い条項を識別したり、最適な修正案を提示したりすることも可能です。

契約書管理システムの選び方、比較ポイント

契約書管理システムを導入する際には、企業のニーズや法令遵守を踏まえたうえで、最適なシステムを選ぶことが重要です。選定の際には、クラウド型やオンプレミス型、費用や機能面での比較が必要となります。

クラウド型かオンプレミス型か

契約書管理システムを選ぶ際、まず考慮すべきはクラウド型かオンプレミス型かです。クラウド型はインターネット経由で利用でき、場所を問わずアクセスできるのが特徴です。導入が簡単で、サーバーの管理やメンテナンスが不要なため、特に中小企業に向いています。一方、オンプレミス型は自社サーバーにシステムをインストールし、社内の厳重なセキュリティ体制のもとで運用します。特に機密情報を扱う企業や、大規模企業に向いています。

初期費用と基本料金とは別に従量課金が発生するか

契約書管理システムの費用には、初期費用と基本料金が必要ですが、利用状況に応じた従量課金が発生するシステムもあります。例えば、契約書の保存容量が増えるごとに追加料金が発生する場合や、アクセスユーザー数に応じて費用が変動する場合があります。契約書の管理量や、今後の拡大を見据えて、どの程度の費用が追加で発生するかを確認することが重要です。

無料トライアルがあるか

契約書管理システムを選ぶ際、無料トライアルの有無は重要な比較ポイントです。トライアル期間中に実際の操作性や使い勝手を確認し、自社の業務に適しているかを評価できます。契約書の作成、検索、保管、更新の一連の流れがスムーズに行えるか、またカスタマイズ性や拡張性についても確認しておくとよいでしょう。

操作性や必要な機能はどうか

契約書管理システムの選定において、操作性は重要な要素です。システムが使いやすくないと、導入後に社員がスムーズに利用できず、逆に業務の効率を下げるリスクがあります。また、必要な機能がそろっているかを確認することも重要です。例えば、検索機能の精度、契約更新のリマインダー機能、アクセス権限の設定機能などが挙げられます。最新の法改正に対応できるシステムであることも確認しましょう。

紙の契約書の管理にも対応しているか

多くの企業では、まだ紙の契約書を使い続けているため、システムが紙の契約書管理にも対応しているかが重要です。紙の契約書をスキャンし、電子データとして保存できる機能や、物理的な契約書の保管場所をシステム内で管理できる機能があると便利です。また、紙の契約書に対応していないシステムだと、物理書類の管理が煩雑になり、効率が悪化する可能性があります。

外部システムとの連携、拡張性はあるか

契約書管理システムは、他の業務システム（CRM、ERPなど）と連携できるかどうかも重要な比較ポイントです。例えば、顧客管理システムや財務管理システムと連携することで、契約内容を他の業務データと連携させ、業務効率をさらに向上させられます。拡張性の高いシステムであれば、今後の業務拡大にも対応しやすく、将来的なシステムの見直しを避けることが可能です。

マネーフォワードクラウド契約なら契約管理台帳の取り込み、一元管理が可能

「マネーフォワードクラウド契約」は、契約管理を効率化し、契約書の一元管理を実現するクラウド型のサービスです。契約管理台帳の取り込みと一元管理が可能で、企業の契約管理を大幅に効率化します。まず、契約書をPDFなどのデジタルデータとして取り込むことができ、契約内容を自動で台帳に反映させる機能が特徴です。この台帳には、契約書の締結日や有効期限、更新期限などの重要な情報が一元的に管理され、更新時期が近づくと自動でリマインダーを送信する機能も搭載されています。また、クラウド上での契約管理により、場所や端末に依存せず、どこからでもアクセスが可能です。特に法改正や契約内容の変更が頻繁に発生する業界において、最新の契約状況を正確に把握し、リスクを最小限に抑えられます。

さらに、契約管理台帳は他のマネーフォワードのクラウドサービスとも連携しており、例えば、会計システムや経費管理システムとの連携により、財務データと契約データを統合して管理することが可能です。これにより、経理業務や法務業務の連携がスムーズになり、契約に基づく支払いや請求の管理がより効率的に行えます。

契約書の文書管理を徹底して、リスクを最小限に抑えよう！

契約書の適切な管理は、法律上のリスクを削減するとともに業務効率の向上に不可欠です。電子化やシステム導入により、多くの課題を解決できます。マネーフォワードクラウド契約のような管理システムを活用することで、契約管理台帳の一元管理や更新アラート機能など、効率的な契約書管理が可能になります。

自社の状況に合わせて最適な管理方法を選択し実践していくことが、待ったなしの状況になっているといえるでしょう。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：古関俊祐（弁護士）
【所属先】
弁護士法人ＨＡＬ　（肩書：代表弁護士）
【プロフィール】
弁護士　古関俊祐
中央大学法学部卒。地元の東京都葛飾区で新小岩法律事務所を開設後、現在は弁護士法人ＨＡＬの代表弁護士として活動中。
主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。