作成日 : 2024年9月3日

内容証明郵便とは？効力や書き方・出し方、受け取り拒否された場合の対応を解説

内容証明郵便として文書を送付することで、裁判で適切な対応をしていることを証明でき、受取人へのプレッシャーをかけることも可能となります。書き方や出し方、料金など、一般郵便と大きく違うためよく理解しておく必要があります。

そこで、この記事では具体的な効力や書き方、料金、受け取り拒否をされた場合の対処方法を詳しく解説していきます。

内容証明郵便とは？
e内容証明（電子内容証明）とは？
内容証明郵便が持つ効力
内容証明郵便を利用すべきケース
- 相手にプレッシャーを与えたい
- 裁判の証拠にしたい
内容証明郵便の書き方・書式
内容証明郵便の出し方
- 差出郵便局へ文書、封筒を持参する
- 差出人の印鑑を持っていく
e内容証明（電子内容証明）の出し方
内容証明郵便の加算料金
- 内容証明郵便の加算料金
- e内容証明（電子内容証明）の加算料金
内容証明郵便を受け取り拒否されたときの対応
- 弁護士から再度郵送してもらう
- 特定記録郵便で送る
内容証明郵便という意思表示の手段を知っておこう

内容証明郵便とは？

内容証明郵便とは、一般書留郵便物の内容を郵便局が証明する郵便サービスです。差出人のほかに、受け付けした日や郵便物の内容、宛先などの項目を残すことが可能です。

契約上や法律上で強い意志表示をする場合や、期限内に必要書類を送ったといった証拠を残すことができます。内容証明郵便を1通送る場合は、書式ルールが定められている謄本2通を作成する必要があります。

書留や特定記録であっても配達までの記録を残すことが可能ですが、郵便物の内容に関しては証明できないという点が大きな違いです。

e内容証明（電子内容証明）とは？

e内容証明（電子内容証明）とは、内容証明郵便を電子化した郵便局のサービスです。インターネット上で差し出すことができるため、郵便局で手続きする必要がありません。また、通常の内容証明と比較して少し安めの料金設定となっています。

内容証明郵便が持つ効力

ここからは内容証明郵便の能力について考えていきましょう。

法的な証拠となる

内容証明郵便を使えば文書の内容や受取人、差出人、送った日付などが書かれたコピーを郵便局で保管してくれます。そのため、文書を出したことを郵便局が証明してくれるのです。

一般的な郵便ではこうした記録が残されないため証拠としては不十分で、書留や特定記録郵便では配達したことは証明できても、配達した郵便の内容までは確認できません。そのため、文書の内容まで証明できる内容証明郵便はもっとも証拠としての能力が高いといえます。特に以下のような場面では有効です。

遅延損害金を請求するための証拠となる

遅延損害金を請求する際には内容証明郵便が有効な証拠となります。遅延損害金とは支払いが遅れているときに発生する損害金のことで、契約書に記載されていることが一般的です。仮に支払期限が書かれていない場合でも、内容証明郵便で期限を設定すれば請求できます。

内容証明郵便を送れば「用件を確実に相手に伝えた」ことを証明できます。相手が「受け取っていない」と主張してきても、スムーズな対応をすることが可能です。

契約解除の通知・日時を証拠にできる

内容証明郵便は契約解除の通知をした旨とその日時を記録できます。例えば賃貸契約や雇用契約などにおいて、相手に債務不履行があった場合など、契約解除の通知を相手に送った記録が残せます。

契約解除を行う場合、相手ともめて裁判になるケースも少なくありません。裁判では適切な内容とタイミングで契約解除の通知を送付したという証明が必要になるケースもあります。そこで、内容証明を送付することで、契約解除の通知や日時の記録を残すことができ、裁判をスムーズに進められます。

債権の相殺、債権譲渡の効力が発生する

差出人と相手方の間で未回収の債権がある場合、それぞれの債権を相殺できます。お互いの主張がかみ合わずトラブルになった場合には内容証明郵便を使って債権の相殺の意思表示をしたことを証明できます。

また、差出人が持っている債権を第三者に譲渡する債権譲渡の効力を発生させる場合でも、内容証明郵便が使われます。

債権の時効期間を6か月延長できる

内容証明郵便を使うことで債権の時効期間を6か月延長できます。消滅時効とは、たとえ権利があったとしても決められた期間に権利行使をしないと、その権利を失ってしまうことです。

内容証明郵便を送れば権利を行使したことになり、債権の時効期間を6か月延長できるため、訴訟提起において準備の時間を確保することができるのです。

内容証明郵便を利用すべきケース

内容証明郵便を利用するケースとしては主に以下の2つが挙げられます。

相手にプレッシャーを与えたい

内容証明郵便は証拠能力があり、同じ内容の文書が郵便局で保管されているため、受取人にとってプレッシャーになります。これまで債務逃れをしてきた人でも、内容証明郵便を送ることでとたんに履行するケースも少なくありません。

また、内容証明郵便は受け取りに押印が必要になり、それも後ろめたいことがある人にとってはプレッシャーになり得ます。内容証明郵便は、一般的な郵便と比べて差出人の強い意志を相手に伝えられます。

裁判の証拠にしたい

遅延損害金や契約不履行など、場合によっては相手ともめて裁判にまで進む可能性があります。裁判では適切な方法で債権者が相手方に正しく請求をしている、また通知をしていることを証明しなければなりません。

一般的な郵便では記録が残らないため十分な証明ができず、裁判で勝てない可能性があります。一方、内容証明郵便なら郵便局が内容や日付を記録しているため、証拠として認められやすくなります。

内容証明郵便の書き方・書式

内容証明郵便は書き方や書式が決められています。郵便局の窓口で受け付けをする際にチェックされるので、必ず守るようにしましょう。

内容証明郵便の用紙

内容証明郵便に使う用紙については特に決まりはありません。内容証明郵便用の用紙が販売されている場合がありますが、ほかの用紙を使っても問題ありません。

しかし、差し出した郵便局で5年間保存されることから、しっかりと保存できる材質の紙を選ぶことが大切です。ファックスの感熱紙のような劣化しやすい材質の利用は避けるべきでしょう。

内容証明郵便の用紙には、品質のよい印刷用紙や厚手のコピー用紙などを使うようにしましょう。

内容証明郵便の書式

文字数と行数は縦書きか横書きかによって次のように設定されているので確認が必要です。

縦書きで書くケース	１行20字以内、１枚26行以内
横書きで書くケース	１行20字以内、１枚26行以内１行13字以内、１枚40行以内１行26字以内、１枚20行以内

内容証明では、ひらがな、カタカナ、漢字、数字のほかには一般的な記号しか使えません。英字は地名や企業名などの固有名詞にしか使えないので注意をしましょう。

また、かっこは2つで1文字のカウント、句読点も1文字として数える必要があります。

差出人と受取人の住所・氏名を必ず記載する

内容証明郵便は差出人と受取人の住所、氏名を必ず記載する必要があります。必要事項を記載することで、郵便局で正式に記録されるようになります。

また、差出人と受取人に関する内容は、封筒に記載されている内容と必ず同じものでないといけません。

弁護士や行政書士に内容証明の郵送を依頼する場合は、差出人の住所は不要なります。しかし、このケースにおいても通知人の氏名は記載し忘れないように気を付けてください。

同じ文書を3通用意する

内容証明郵便はまったく同じ内容の書類を3通準備する必要があります。しかし、1通だけ手書きで書けば、あとの2通はコピーすればいいのでそれほど手間はかかりません。また、始めからパソコンで作成する場合は3枚分プリントアウトすれば事足ります。

1通は受取人への送付、1通は郵便局での保管、もう1通は差出人が保管するため、合計で3通必要になります。

郵便局では文書を5年間保管してくれるため、保管しやすい材質の紙を使うとよいでしょう。

封筒に差出人と受取人の住所・氏名を記載する

文書だけでなく封筒にも差出人と受取人の住所や氏名を記載しましょう。また、封筒に記載する差出人と受取人の住所や氏名は、同封している文書に記載されているものと同じ内容にする必要があります。

差出人の横に押印するケースが見られますが、これは義務ではありません。しかし、押印をすることで受取人に差出人の強い意志を伝えられる場合があります。特に、企業の担当者が内容証明郵便を送付する場合は押印するケースが多いようです。

内容証明郵便の出し方

内容証明郵便は文書をはじめ必要なものを持参して郵便局で手続きを行います。何か1つでも忘れてしまうと、もう一度郵便局に行かないといけなくなるので注意をしてください。特に、印鑑を忘れがちです。内容証明郵便のように重要書類には、訂正部分に訂正印が必要となります。

差出郵便局へ文書、封筒を持参する

内容証明郵便を扱えるのは集配郵便局と一部の無集配郵便局（日本郵便株式会社が指定）です。決められた郵便局のみ対応しているので注意しましょう。

郵便局へ持参するものは次の通りです。

封筒
内容証明が書かれている文書3通
訂正印（訂正が必要になる可能性があるため）
必要な料金

上記のものを郵便局の窓口に出すと、担当者が文書の内容について問題ないかどうか確認してくれます。字数や行数などチェックする項目はいくつもあるため、時間がかかる場合もあります。

問題がなければ、1通を受取人に郵送、1通を郵便局で保管、1通を差出人に返却する流れで文書を振り分けます。

差出人の印鑑を持っていく

印鑑証明書を郵便局に持っていく際に、必ず差出人の印鑑も持参してください。問題がなければ不要ですが、訂正する内容があった場合には訂正印として印鑑が必要です。

内容証明郵便は書類の正確性が求められるため、想定以上に訂正が必要になる場合があります。不備があっても印鑑がないと一旦取りに戻って再度郵便局を訪れなければいけないため、手間や時間がかかってしまいます。

内容証明郵便に限らず、重要な書類は訂正をする場合に印鑑が必要です。そのため、手続きをスムーズに進めるためにも、印鑑を忘れないようにしてください。

e内容証明（電子内容証明）の出し方

e内容証明を差し出す方法としては、次の3種類あります。

かんたん差出し
差出し
差込差出し

かんたん差出しとは、一人の差出人が一人の受取人に対して送る方法です。一度に1通のみ送ることができます。もっともシンプルな方法なので、初めてe内容証明を送る場合におすすめです。

差出しとは、複数のe内容証明文書を作成して同じ相手に複数回送ったり、1つの文書を複数の宛先に送ったりできるサービスです。

差込差出しとは、文書ファイルと差込ファイルをあらかじめ準備することで、100通まで内容証明を送付できるサービスです。

e内容証明では次のような流れで内容証明郵便を送ります。

専用サイトで会員登録をしてログイン。
Wordファイルで文書をアップロード
差出人と宛先を設定
支払い
内容証明郵便として発送

内容証明郵便の加算料金

内容証明郵便の料金は一般的な郵便よりやや割高になります。郵便局の窓口で手続きをする場合とe内容証明を利用する場合とでは加算料金が異なるため注意が必要です。e内容証明は窓口での対応と比較してやや割安となっています。

内容証明郵便の加算料金

郵便局の窓口で内容証明郵便を出す場合は480円の加算料金が必要です。さらに、一般書留の料金も加算されます。一般書留の料金は480円で、損害要償額は10万円までかかります。さらに損害賠償額を追加する場合、5万円ごとに23円ずつ追加となります。また、同時に複数枚を依頼する場合は、2枚目以降は290円増となります。

内容証明郵便は法的な証拠としての役割を果たすため、正確な手続きが求められます。簡易書留を利用できず一般書留にする必要があるので注意が必要です。

e内容証明（電子内容証明）の加算料金

e内容証明（電子内容証明）を利用する場合は、郵便局の窓口を利用する場合と比べてやや安く利用できます。電子郵便料金は1枚目が15円、2枚目以降は1枚ごと（5枚まで）に5円ずつ追加となります。

加えて、以下の電子証明関連料金が必要です。

電子内容証明文書1枚目	382円
電子内容証明文書2枚目以降1枚ごとに（5枚まで）	360円
同文内容証明（2通目以降1枚目）	210円
同文内容証明（2通目以降2枚目以降1枚ごとに（100通まで））	210円
一般書留料金	480円

さらに、封筒や用紙が不要であるため、特に内容証明郵便を送る機会が多い方にとってはコスト削減につながります。

内容証明郵便を受け取り拒否されたときの対応

内容証明郵便の受け取りを相手が拒否する場合があります。このようなケースでは、次のような対策を講じましょう。

弁護士から再度郵送してもらう

内容証明郵便の受け取りを拒否された場合は、弁護士から再送してもらう方法があります。弁護士から再送された内容証明郵便を拒否した場合、法的処置をとられるかもしれないというプレッシャーを与えられるため、相手は受け取る可能性が高くなります。

特定記録郵便で送る

特定記録郵便を併用するのも1つの対策です。特定記録郵便であれば差し出した記録が郵便局に残るので、受け取り拒否をした場合であっても差出人が意思を伝えたと判断されやすくなります。

内容証明郵便という意思表示の手段を知っておこう

内容証明郵便は郵便局が指し出し人や日時、内容などを記録してくれる郵便サービスです。相手に送ったものとまったく同じ内容の文書を郵便局が1通保管してくれます。これらの記録は法的証拠となるため、裁判などの手続きにおいて有利に働く可能性があります。

内容証明郵便は書面で郵便局から送るだけでなく、インターネットを経由して送付することも可能です。

非常に強力な証拠になり得る内容証明郵便ですが、書き方や文字数などさまざまな決まりがあり、所定の手続きが必要なので、必ず事前に確認するようにしてください。また、封筒や書類に記載する宛先や住所などを間違えないことも重要です。

特に事業をされている方、企業の法務担当者の方は、意思表示の手段として内容証明郵便という選択肢もあることを念頭に置かれておくことをおすすめします。

※ 掲載している情報は記事更新時点のものです。

監修：古関俊祐（弁護士）
中央大学法学部卒。弁護士登録後大手法律事務所での勤務実績をもとに、弁護士法人新小岩法律事務所の代表弁護士として活動中。
主に中小企業を中心とした法務全般の相談や労働問題、債権回収などのトラブル処理に加え、交通事故や保険請求などの個人の問題、離婚や相続など家庭内の問題などについて手広く対応し多角的視点から問題解決を図るプロフェッショナルとして活躍している。
各種サイトでの記事監修にも多く携わっており分かりやすい情報提供を心掛けている。